Facility managers kennen de uitdaging al jaren: budgetten die gelijk blijven of krimpen, terwijl de eisen aan comfort, veiligheid en gebruikservaring alleen maar toenemen. Toch is iets fundamenteel veranderd. Er is recent veel nieuws geweest over grote technologiebedrijven als Salesforce en Google die in korte tijd duizenden medewerkers hebben ontslagen, waarbij AI werd genoemd als aanleiding. Die golf werkt door in bijna elke organisatie, en raakt ook de facilitaire afdelingen.
Spacewell, internationaal softwarebedrijf en onderdeel van Nemetschek Group, ziet die verschuiving dagelijks bij klanten. CEO John Van Tessel en Chief Product Officer Gilles Ghyssaert werken aan een platform dat facility teams helpt die druk op te vangen zonder dat de dienstverlening eronder lijdt.
“Naast personeelskosten zijn de kosten van gebouwen de op een na duurste kostenpost op de verlies- en winstrekening van een organisatie”, zegt Van Tessel. “Dit onderwerp komt steeds meer in de boardroom terecht.”
– John Van Tessel, CEO, Spacewell
Ghyssaert vult aan dat de druk niet nieuw is, maar wel een andere dimensie heeft gekregen. Facilitaire afdelingen moeten aantonen dat ze efficiënter werken, terwijl de SLA’s (service level agreements) strenger worden. Kantoren moeten foutloos functioneren, aannemers naadloos samenwerken en medewerkers een ervaring krijgen die hen naar kantoor trekt.
Nog te vroeg voor harde percentages
De verwachtingen rond AI zijn hoog, soms te hoog. Over efficiëntiewinsten van vijftig tot zestig procent wordt gemakkelijk gesproken, maar de werkelijkheid is genuanceerder. “In het ene domein zie je die winst wel, in het andere niet”, erkent Van Tessel. “Ambitie is er zeker, maar we zitten nog in een vroeg stadium om overal harde percentages aan vast te koppelen.”
Ghyssaert is concreet over waar AI het verschil zal maken. Facility management draait in de kern om inventaris, documenten, contracten en meldingen die snel moeten worden opgelost. Dat proces is zelfs met goede software nog grotendeels handmatig. “Een AI-assistent die naast een medewerker in het systeem zit, vragen beantwoordt, advies en ondersteuning biedt, kan zes uur zoekwerk terugbrengen tot enkele minuten.”
Een praktijkvoorbeeld: een organisatie met honderden locaties, waarbij de facilitaire dienst bij de helft van de storingen eerst contracten, historische data en assetinformatie moet raadplegen zodra een melding binnenkomt. Een AI-assistent kan vervolgens de urgentie beoordelen en adviseren welke aannemer en aanpak het beste passen. Daarbij gebruikt het systeem contractinformatie, SLA’s, historische assetdata en eerdere werkbonnen. Tickets die eerder zes dagen open stonden, worden nu binnen zes uur afgehandeld. Ghyssaert licht toe: “Als je daar een kennisbank aan koppelt, kan de oplossing soms volledig self-service zijn. Geen monteur nodig, probleem opgelost in zes minuten.”
Energie, werkplek en het einde van datasilo’s
Spacewell werkt binnen drie productdomeinen, Workplace, Asset en Energy, elk met eigen toepassingen en apps, maar op eenzelfde AI-platform. In energiebeheer gaat het om miljoenen datapunten van verbruik en productie. AI filtert anomalieën, genereert rapportages en maakt inzichten direct beschikbaar. Zonder die ondersteuning zou een medewerker fulltime data moeten monitoren.
In werkplekbeheer helpt Spacewell organisaties hun vierkante meters beter te benutten. Op dure kantoorlocaties als Londen of Amsterdam telt elke ongebruikte werkplek. Met AI kunnen medewerkers makkelijker een ruimte vinden door tegen hun smartphone te spreken, en hebben vastgoed- en werkplekprofessionals een virtuele assistent bij de hand om inzichten te interpreteren en simulaties uit te proberen. “In plaats van een adviseur in te huren, heb je de analyse direct bij de hand”, zegt Ghyssaert.
De belangrijkste ontwikkeling is wellicht het doorbreken van datasilo’s. Spacewell kan sensordata over bezetting en luchtkwaliteit ook inzetten voor de planning van catering, schoonmaak en beveiliging. Eén dataset wordt relevant voor meerdere facilitaire domeinen tegelijk. “AI kan dwars door verschillende databronnen relaties leggen die een mens pas na weken zou ontdekken”, aldus Ghyssaert. “Dat wordt straks realtime beschikbaar.”
Facility management verdient een stoel aan tafel
Spacewell positioneert zich als enterprise-partner die AI niet als losstaande feature aanbiedt, maar integreert in elke workflow. Bij elke nieuwe functionaliteit wordt gevraagd welke rol AI kan spelen. Daarbij ligt de nadruk op Europese compliance en betrouwbaarheid, een bewuste differentiatie ten opzichte van startups die wel technologie maar geen klantdata en sectorkennis hebben.
Voor facility directors die nog twijfelen, is de boodschap van Van Tessel helder: slimmere besluitvorming vereist betere tools, en gebouwen worden alleen maar complexer. “De toekomst van facility management draait niet om meer mensen of meer systemen, maar om slimmere ondersteuning bij elke beslissing.”
Ghyssaert kijkt verder vooruit: “Facility professionals verlaten de kelder. Ze worden onderdeel van de kritische processen van elk bedrijf en verdienen een plek in de boardroom. De sector die decennialang traag evolueerde, staat nu aan het begin van een versnelling die de sector blijvend verandert.”
Het hele artikel lezen? Dat kan hier.
Vraag een demo aan
Benieuwd hoe u met data en technologie meer uit uw werkplekken en gebouwen haalt? Vul het formulier hieronder in en wij helpen u graag op weg.
