Har du nyligen övergått till ett flexibelt kontor med delade arbetsplatser och arbetsutrymmen? Eller planerar du att göra det? Då kanske du vill dra nytta av mjukvara som är utformad för att hantera en sådan miljö.
Arbetsplatsen efter pandemin
De förändringar i arbetsmönstren som redan pågick före pandemin har accelererat kraftigt under krisen. Företagen var tvungna att anpassa sig snabbt, utan att egentligen ha tid att införa mjukvara för flexibla kontor.
På lång sikt kommer dock användningen av ett verktyg av denna typ att visa sig vara nödvändig. Detta för att det gör det möjligt för dig att reagera effektivt på de olika utmaningar som följer av den nya distribuerade arbetsstrukturen.
Det flexibla kontoret och nya sätt att arbeta
Begreppet flexibelt kontor är inte nytt. Men pandemin har ökat dess popularitet.
Det flexibla kontoret: definition
Det flexibla kontoret, även kallat hybridarbetsplats, gör det möjligt för anställda att arbeta antingen på distans eller tillsammans på plats. Det gör det också möjligt för dem att använda arbetsstationer och utrymmen på ett flexibelt sätt, baserat på deras aktiviteter och personliga preferenser.
Flexibel användning av arbetsplatsen är en mycket bra idé. Särskilt nu när alla anställda sällan är närvarande på kontoret samtidigt. Detta beror på en ökning av distansarbete, deltidsarbete och ökad rörlighet efter covid. Trenden ser dessutom ut att fortsätta.
Det flexibla kontoret avspeglar följaktligen utvecklingen av samhället i stort och av arbetslivet i synnerhet. Detta innebär också att organisationer nu måste erbjuda en rad olika utrymmen för de anställda. Dessa inkluderar vanligtvis mötes- och samlingsrum, tysta zoner, avkopplings- eller loungeområden, ljudisolerade telefonrum, pod-platser och privata utrymmen.
Läs också: Dynamiska reservationer, icke-fasta arbetsplatser, flexibel platsanvändning och hybridkontoret
Utmaningarna med hybridkontoret
Den största utmaningen med det flexibla kontoret är att tillgodose de anställdas behov och förväntningar och samtidigt skapa fördelar för företaget. Målet är med andra ord att tillhandahålla trevliga arbetslokaler som främjar produktiviteten samtidigt som man minskar de kostnader som är förknippade med dem (hyra, avgifter, underhåll o.s.v.).
Bild med tillstånd av Accenture Brussels
I takt med att distansarbetet ökar förändras kontorets syfte. Även om det fortfarande behövs utrymmen för koncentrerat arbete vill de anställda särskilt ha trevliga utrymmen för interaktion och samarbete när de går till kontoret.
Det är en utmaning att uppfylla dessa krav, eftersom det inte är lätt att avgöra hur mycket av varje typ av utrymme som behövs. Och om utnyttjandet förändras med tiden. Det bästa sättet att göra detta – även om det inte är det enda sättet – är att använda teknik för övervakning och hantering av utrymmen.
Läs också: Fokus på flexibilitet: Teknik för hybridarbetsplatser
Mjukvara för flexibla kontor: det perfekta verktyget för hybridarbete
Varför investera i mjukvara för flexibla kontor?
Att investera i tekniska verktyg för att hantera kontor som används allt mindre kan tyckas motsägelsefullt. Ändå är det mycket logiskt ur affärssynpunkt. Det gör det möjligt för dig att:
- Veta hur mycket utrymme som kan frigöras för att spara pengar (hyra, energi, tjänster).
- Konfigurera utrymmet på bästa möjliga sätt.
- Erbjuda optimala hybridarbetsförhållanden för de anställda som använder utrymmena.
Det bästa sättet att uppnå detta är att börja använda mjukvara för flexibla kontor.
Med sådan mjukvara kan du samla in de viktigaste uppgifterna för att nå dessa mål. Centraliserade data från till exempel rumsbokningar eller detaljerade sensordata om beläggningsgraden för varje utrymme och arbetsplats.
Läs också: Flexibelt kontor eller flexkontor: Vilka lösningar finns tillgängliga?
En viktig trend
Allt fler företag använder digitala verktyg som är utformade för flexibla kontor. På så sätt kan de anställda se var de kan sitta och vilka kollegor de kommer att sitta bredvid. Det gör det möjligt för cheferna att veta var deras team befinner sig och vem som kommer till kontoret eller inte. Slutligen är det ett sätt för personalavdelningen att hantera företagets verksamhet i enlighet med var alla befinner sig. Mjukvaran för flexibla kontor används också för att boka ett mötesrum eller för att skapa ett privat samarbetsutrymme.
Många professionella tjänsteföretag, finansinstitut, logistikföretag och organisationer inom den offentliga sektorn har redan infört en IoT-ansluten arbetsplatslösning. Accenture använder det för att optimera den flexibla arbetsplatsen, AXA för att möjliggöra nya sätt att arbeta och PostNord för att förbättra effektiviteten i lokalerna och beläggningen i byggnaderna.
Fördelarna med mjukvara för flexibla kontor för företag
Hantera arbetsutrymmet enligt dina behov
Till att börja med gör mjukvaran för flexibla kontor det enkelt att se beläggningsmönster och identifiera de arbetsområden som de anställda föredrar. Den här typen av mjukvara ansluts vanligtvis till IoT så att du kan dra nytta av information som samlas in av arbetsplatsens sensorer. Tack vare användningsdata som samlas in direkt av en arbetsplatsapp eller via sensorer kan du se till att arbetsplatsen är lämplig för ändamålet. Du får insikt i hur arbetsplatsen används och kan anpassa utrymmena till användarnas behov och preferenser, vilket främjar deras välbefinnande och engagemang.
Förbättra de anställdas produktivitet och engagemang
Den här mjukvaran är ett kraftfullt verktyg för att skapa en trevlig och produktiv arbetsmiljö för de anställda genom att ge dem utrymmen som är anpassade till deras arbetsuppgifter och behov. Människors prestationer och motivation kan på så sätt förbättras avsevärt.
Minska fastighetskostnaderna
Genom att analysera och visualisera data på instrumentpaneler (titta på en förklaringsvideo) kan företag med hjälp av mjukvara för flexibla kontor bättre förstå hur arbetsplatsen används. Med hjälp av dessa insikter kan de optimera arbetsutrymmena och minska deras yta och tillhörande kostnader. Fastighetskostnaderna kan då begränsas till vad som är absolut nödvändigt genom att man gör sig av med överflödigt utrymme.
Läs också: Vilka är de viktigaste fördelarna med mjukvara för arbetsplatshantering?
Hantera utrustningen enklare och effektivare
Utöver själva utrymmena kan en arbetsplatsplattform övervaka all utrustning (ventilation, uppvärmning, tillgångar, säkerhet o.s.v.). Detta ger information i realtid om alla enheter och deras driftsstatus. Det är också möjligt att tilldela utrustning till specifika utrymmen eller användare.
Aktivera smarta tjänster
Slutligen gör mjukvara som Spacewells Workplace Management det möjligt att införa smarta tjänster, både när det gäller underhåll och skötsel av utrustning och tjänster till användarna. Ett rum som inte har använts under dagen behöver till exempel inte städas av underhållspersonal, vilket bidrar till att minska driftskostnaderna.
With the emergence and rapid development of new ways of working, companies cannot continue to manage their spaces as if nothing had changed. They need to adapt to the new context and new habits of their employees. This is not going to work with yesterday’s tools and mindsets. To be able to offer pleasant and efficient offices, it is essential to adopt the new tools created to meet new needs, and therefore to choose a connected Workplace software platform.
