Quels avantages à utiliser un logiciel de flex office pour faciliter la gestion des espaces partagés et la gestion du télétravail ?

Avez-vous récemment opté pour un flex office avec des bureaux et des espaces de travail partagés ? Ou envisagez-vous de le faire ? Dans ce cas, vous pourriez bénéficier d’un logiciel conçu pour gérer un tel environnement.

Le lieu de travail après la pandémie

Les évolutions des modes de travail en cours avant la crise du Covid ont connu une brusque accélération à l’occasion de celle-ci. Les entreprises ont donc dû s’adapter rapidement, sans forcément avoir le temps d’adopter un logiciel de flex office.

Cependant, à long terme, l’utilisation d’un outil de ce type s’avère indispensable pour répondre efficacement aux différents enjeux qu’impliquent ces évolutions.

Flex office et nouveaux modes de travail

Le concept et les principes du flex office sont le fruit de différents changements dans la façon de travailler, qui ont connu une brusque accélération à la suite de la crise sanitaire mais reflètent des évolutions profondes.

Flex office : définition

Le flex office, aussi appelé bureau hybride, est un concept d’organisation du travail qui permet aux collaborateurs de travailler soit à distance, soit en présentiel, et d’occuper les espaces de différentes façons.

Ce concept s’est forgé sur le constat que les salariés d’une entreprise sont de plus en plus rarement tous présents en même temps dans ses locaux, en raison du développement du télétravail, du temps partiel et de la multiplication des déplacements.

Par ailleurs, le flex office intègre les évolutions de la société en général, et du monde du travail en particulier, qui entraînent la nécessité d’offrir différentes modalités de travail aux collaborateurs : espaces de convivialité, lieux de détente, salles de réunion, boxs fermés…

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Les enjeux du bureau hybride

L’enjeu principal du flex office est le suivant : répondre aux besoins et aux attentes des salariés tout en procurant des avantages à l’entreprise. En d’autres termes, l’objectif est de fournir des espaces de travail agréables et favorisant la productivité tout en réduisant les coûts liés à ceux-ci (loyers, charges, maintenance…).

Image publiée avec le consentement d’Accenture Brussels

De plus, avec le développement du télétravail, les collaborateurs recherchent avant tout des espaces de convivialité et propices au travail collaboratif lorsqu’ils se rendent au bureau.

Répondre à ces enjeux n’est pas simple, car il est compliqué de déterminer la quantité nécessaire et suffisante et la fréquence d’utilisation de chaque type d’espace. La meilleure manière, voire la seule, d’y parvenir, est de se tourner vers une technologie de gestion des espaces.

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Logiciel de flex office : un outil au service du bureau hybride

Pourquoi investir dans un logiciel de flex office ?

Investir dans des outils technologiques dédiés à la gestion de bureaux de moins en moins occupés peut paraître contradictoire, mais c’est une fausse impression. Que l’objectif soit de savoir quelle proportion d’espaces peut être libérée pour faire des économies, de configurer au mieux l’espace ou d’offrir les meilleures conditions de travail aux collaborateurs qui les occupent, le meilleur moyen est de se doter d’un logiciel ou d’une application de flex office.

Celui-ci permet notamment de recueillir les données essentielles à l’atteinte de ces objectifs, par exemple en déterminant le taux d’occupation de chaque espace ou en rationalisant les réservations de salle.

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Une tendance lourde

De plus en plus d’entreprises ont recours à des outils numériques, logiciels ou applications, dédiés au flex office. C’est par exemple le cas de Stellantis qui utilise une application de flex office pour permettre à ses salariés en travail hybride d’indiquer quand ils sont présents sur leur lieu de travail et dans quel espace.

Pour les collaborateurs, cela permet de voir où ils peuvent s’installer et à côté de quels collègues ils se trouveront. Pour les managers, l’outil permet de savoir où en sont leurs équipes et de savoir qui vient au bureau ou non. Enfin, pour les RH, il s’agit d’un moyen de piloter la vie de l’entreprise en fonction du lieu où chacun se trouve. L’application de flex office sert aussi à réserver une salle de réunion ou à privatiser un espace collaboratif.

Des entreprises comme la Caisse de Dépôts, Orange ou Zeiss ont également adopté un outil de flex office. Ce type de solution leur sert à optimiser, voire réduire, leur parc immobilier. Certaines, comme le groupe BPCE, utilisent également des capteurs de présence dans les bureaux. Connectés à une application de flex office, ils permettent aux salariés de localiser leur espace de travail, et aux facility managers de connaître en temps réel les taux d’occupation des espaces ou l’affluence au restaurant d’entreprise.

Les avantages d’un logiciel de flex office pour l’entreprise

L’utilisation d’un logiciel spécifiquement dédié au flex office et à la gestion d’espaces de travail présente de nombreux avantages pour une entreprise.

Gérer l’espace au plus près des besoins

Premièrement, ce type d’outil permet d’identifier facilement les zones de travail préférées des salariés et d’identifier des modèles d’occupation. Grâce aux données collectées directement par l’application de flex office ou au moyen de capteurs, l’espace de travail peut être optimisé et adapté aux besoins et aux habitudes de ses occupants, ce qui favorise leur bien-être et leur engagement.

Améliorer la productivité et l’engagement des collaborateurs

Ce logiciel est donc un outil puissant au service de la création d’un environnement de travail agréable et favorable à la productivité des collaborateurs, en leur fournissant des espaces adaptés à leurs tâches et à leurs besoins. Leurs performances et leur motivation, et donc leur engagement, s’en trouvent nettement améliorés.

Réduire les coûts liés à l’immobilier

Grâce à l’analyse des données récoltées (Regarder une vidéo explicative), un logiciel de flex office permet aux entreprises d’optimiser les espaces de travail et d’en réduire la superficie et les charges associées. Les coûts liés aux actifs immobiliers peuvent alors être limités au strict nécessaire, en se débarrassant des espaces superflus.

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Gérer les équipements plus facilement et plus efficacement

Au-delà des espaces eux-mêmes, une application dédiée au bureau hydride offre aux gestionnaires la possibilité de suivre l’ensemble des équipements (aération, chauffage, sécurité, etc.). Ils disposent d’une visibilité en temps réel de leur état de fonctionnement et un inventaire complet, et peuvent cartographier l’ensemble du mobilier sur des plans d’étage. Il est également possible d’assigner des équipements à certains espaces ou certains utilisateurs en particulier.

Activer des services intelligents

Enfin, un logiciel tel que Spacewell Workplace Management permet de mettre en place des services intelligents, tant dans la maintenance et l’entretien des équipements que dans les services aux occupants. Ainsi, une salle qui n’a pas été utilisée tout au long d’une journée ne sera pas nettoyée par le personnel d’entretien, ce qui aide à réduire les coûts d’exploitation.

Avec l’apparition et le développement rapide de nouvelles façons de travailler, les entreprises ne peuvent pas continuer à gérer leurs espaces comme si rien n’avait changé. Pour s’adapter au nouveau contexte et aux nouvelles habitudes de leurs salariés et proposer des bureaux agréables et efficaces, il leur est indispensable d’adopter les nouveaux outils créés pour répondre aux nouveaux besoins, et donc de choisir un logiciel de flex office performant.