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Réservation de bureau, bureau partagé, bureau flexible et le bureau hybride [Le bureau hybride, article N° 2]

Une série d’articles de blog par Nicole Weygandt, Ph.D.
16 mars 2021

L’une des principales prévisions concernant le bureau hybride est que ce nouveau modèle va adopter la flexibilité sous toutes ses formes, y compris pour l’attribution des postes de travail. Lorsqu’il n’y a qu’une partie des salariés qui se rend au bureau chaque jour, l’attribution de bureaux fixes s’avère rapidement être une pratique hautement inefficace. L’augmentation prévue du nombre de bureaux non attribués ou flexibles, reflétant les nouvelles façons de travailler, va marquer un tournant important : alors qu’aux États-Unis, la majorité des lieux de travail utilisaient des places fixes avant la pandémie1, les enquêtes suggèrent que les bureaux flexibles vont probablement devenir la nouvelle norme2.

Des employés avec l’aménagement flexible des bureaux

Le défi de la flexibilité

Le bureau flexible peut bien sûr signifier beaucoup de choses différentes. Dans certains cas, cela peut impliquer la réservation, un ou plusieurs jours à l’avance, d’un bureau pour une période prolongée (comme la journée complète), tandis que dans d’autres cas, les employés peuvent changer de bureau plusieurs fois au cours de la journée en utilisant un système ad hoc d’enregistrement/de départ. Que flexibilité signifie réservation de bureau, bureau partagé, ou quelque chose entre les deux, un système de réservation robuste est requis pour que cela fonctionne sans heurt.

Pourquoi un système de réservation est-il indispensable ? Imaginez un employé qui revient au bureau après un voyage d’affaires. Il arrive tard dans la journée, lorsque de nombreux bureaux sont déjà occupés. Il a peut-être une vague idée des personnes présentes au bureau en fonction des réunions qui sont planifiées, mais il ne sait pas vraiment où ces personnes sont installées, voire si elles participent uniquement de manière virtuelle. S’il souhaite contacter ses collègues en dehors de la réunion, il va devoir effectuer pas mal de recherches. Cerise sur le gâteau, notre employé ne sait pas encore à quel bureau il peut s’installer, ni les équipements disponibles en fonction des postes de travail. En conséquence, il va passer les 20 premières minutes au bureau à rechercher un espace où s’installer et n’aura peut-être même pas tout l’équipement nécessaire pour être pleinement productif au bureau. Non seulement il ne pourra pas donner le meilleur de lui-même, mais il repartira avec une vision complètement négative des bureaux flexibles, présumant qu’il s’agit juste d’une mesure de réduction des coûts.

Au lieu de cela, imaginez que l’employé a accès à une simple application de l’espace de travail lui permettant de choisir son poste en fonction des équipements du bureau, par exemple une station d’accueil pour ordinateur portable et une configuration avec deux écrans, et qu’il peut localiser ses collègues sur le plan d’étage. Il pourra utiliser l’application pour anticiper facilement et réserver un espace avant même d’arriver au bureau, s’épargnant ainsi du temps et de la frustration, ou il pourra simplement enregistrer son poste de travail préféré sur son téléphone portable et le réserver où qu’il soit. Cette flexibilité lui permet tout d’un coup de trouver l’espace qui correspond à ses besoins pour la journée et de passer facilement d’une tâche à une autre et d’une équipe à une autre.

En quoi la flexibilité hybride est-elle différente ?

De nombreux aspects de ce cas de figure ne sont pas nouveaux : des frictions quotidiennes liées aux bureaux flexibles existaient déjà bien avant la pandémie et bon nombre des défis décrits ci-dessus étaient déjà bien compris. Le bureau hybride ajoute toutefois un niveau supplémentaire de complexité à l’espace de travail flexible.

Tout d’abord, dans un environnement de travail hybride, les bénéfices d’un aménagement flexible des bureaux augmentent considérablement. Lorsqu’une place fixe est attribuée à un employé, ce poste de travail est libre chaque jour (ou partie de journée) où l’employé est en télétravail. Dans les zones à loyer élevé, le coût des postes non utilisés peut s’avérer considérable, constituant de l’espace non utilisé qui pourrait être mis à la disposition de quelqu’un d’autre, être supprimé ou être repensé pour une collaboration. Alors que ce gaspillage pourrait être réduit en attribuant un seul poste à plusieurs personnes qui l’utilisent à tour de rôle, cet aménagement va à l’encontre de l’une des principales raisons pour lesquelles les employés ont tendance à apprécier les postes attribués : la personnalisation. De plus, les affectations basées sur des roulements ne tiennent toujours pas compte du fait que de nombreux salariés passent d’un type d’espace à un autre et d’une activité professionnelle à une autre, et qu’il n’est peut-être pas avantageux d’être lié à un seul poste de travail. Une approche basée sur les bureaux flexibles génère donc des économies sur les coûts immobiliers ainsi que des gains de productivité pour les employés qui souhaitent trouver des espaces correspondant à leurs besoins changeants.

D’autre part, le besoin de prendre en compte et d’impliquer les employés qui ne sont pas au bureau accroît l’importance des réservations en tant qu’outil pour relier les gens. Les données de réservation peuvent servir de base à une fonctionnalité de recherche de personnes dans des applications d’environnement de travail, permettant ainsi de savoir facilement qui est au bureau et où ces personnes se trouvent, le tout sans suivre les déplacements des employés. Le fait d’autoriser le personnel à ne pas participer et de partager les informations de manière transparente peut aider les employés à communiquer entre eux lorsqu’ils sont au bureau sans se montrer trop envahissants.

Enfin, il est probable que certains employés restent sensibles à la sécurité au bureau pendant un certain temps. Du point de vue historique, les solutions de bureaux flexibles ont été déployées afin d’accroître la densité, un objectif qui peut sembler en contradiction avec les préoccupations de certains employés en matière de santé. Le fait de mesurer et de partager des informations sur la fréquentation du bureau à l’aide des données des capteurs en temps réel peut constituer un complément précieux aux systèmes de réservation, en aidant les employés à choisir des espaces dans des zones plus ou moins fréquentées en fonction de leur niveau de confort. Le déploiement en tandem de ces systèmes peut garantir à la fois un sentiment de sécurité chez les employés et d’utilisation efficace de l’espace.

Kiosque Distanciation sociale

Anticiper

En définitive, la pandémie a révélé combien il est important que les lieux de travail soient capables de s’adapter rapidement au changement. Des systèmes de réservation flexibles combinés aux données des capteurs en temps réel pour suivre rapidement et précisément l’utilisation peuvent aider les gestionnaires à prendre des décisions éclairées sur la façon de gérer les nouveaux risques sur le lieu de travail. Des systèmes de réservation robustes pouvant s’adapter rapidement afin de prendre en compte les besoins de distanciation sociale, les préoccupations liées à la fréquentation et le travail flexible peuvent constituer un outil puissant pour générer un bénéfice ainsi que pour gérer le risque, ce qui en fait un élément important de tout bureau pérenne.

Cet article fait partie d’une série d’articles expliquant comment les technologies de l’espace de travail flexible peuvent faciliter un bureau hybride.

Nicole Weygandt, Ph.D.

Nous vous invitons à nous faire part de vos questions et idées, ainsi qu’à soumettre tout commentaire en cliquant sur le bouton de contact ci-dessous.

  1. Voir Gensler (2020). “US Workplace Survey 2020” https://www.gensler.com/research-insight/workplace-surveys and CBRE (2020). “The Future of the Office Survey” https://www.cbre.com/-/media/files/future%20of%20work/future-of-the-office-v2.pdf pour les estimations de prévalence des bureaux dédiés.
  2. Les résultats de l’enquête du CBRE suggèrent que 70 % des lieux de travail auront un nombre important ou une majorité de bureaux non attribués à l’avenir. https://www.gensler.com/research-insight/workplace-surveys

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