Een Connected Portfolio Intelligence Platform (CPIP) biedt unieke voordelen voor de transformatie van de werkplek en het creëren van werkplekken die een positieve invloed hebben op de gezondheid, het welzijn en de prestaties van medewerkers. Het maakt het mogelijk om gegevens op gedetailleerd niveau vast te leggen en al deze gegevenspunten vrijwel in realtime met elkaar te koppelen. Hierdoor kunnen we echt inzicht krijgen in hoe ruimtes worden gebruikt, niet als een gemiddelde over een gebouw of verdieping, maar tot op het niveau van de individuele vergaderruimte of werkplek op elk willekeurig moment van de dag.
Het biedt bovendien waardevolle inzichten in thermisch comfort, de luchtkwaliteit binnenshuis, de kwaliteit van de verlichting en andere omgevingsfactoren. Door deze gegevens beschikbaar te stellen via gebruiksvriendelijke interfaces (smartphones, andere touchscreens, LED-statuslampjes, enz.), worden medewerkers in staat gesteld om zelf keuzes te maken en controle uit te oefenen over hun omgeving.
Gezondheid en vitaliteit
De pandemie heeft het bewustzijn over het binnenmilieu vergroot en de aandacht op de luchtkwaliteit gevestigd. Aangezien we in geïndustrialiseerde landen meer dan 90% van ons leven binnenshuis doorbrengen, verwachten we nu dat de gebouwen die we gebruiken een positieve bijdrage leveren aan onze gezondheid op de lange termijn. Werknemers willen erop kunnen vertrouwen dat de lucht op hun werkplek schoon is. En werkgevers beseffen dat een goede luchtkwaliteit binnenshuis een zakelijk voordeel is. Zoals blijkt uit de barometer van JLL van juni 2022 over de voorkeuren van werknemers, zijn levenskwaliteit, gezondheid en welzijn de topprioriteiten geworden voor kantoormedewerkers. “Werken bij een bedrijf dat mijn gezondheid en welzijn ondersteunt” is in 2022 zelfs gestegen van de vijfde plaats vóór de pandemie naar de tweede plaats.
Bron: JLL Workforce Preferences Barometer, 2022
Bezetting en gebruik opvolgen, en de ruimte in overeenstemming brengen met de doelen en behoeften
De aanwezigheid op kantoor is een onzekere factor geworden. Uit recente enquêtes blijkt dat een meerderheid van de kenniswerkers er de voorkeur aan geeft het grootste deel van de week vanuit huis te werken. Zo verwachten zes op de tien leden van de WORKTECH Academy wereldwijd twee dagen of minder op kantoor door te brengen (enquête ‘World of Work 2022’). Een vijfde van de respondenten (21 procent) kiest voor drie dagen per week. Slechts 18% is van plan vier of vijf dagen op kantoor door te brengen. Onder deze omstandigheden wordt de bezetting van het kantoor minder voorspelbaar en varieert deze doorgaans sterker gedurende de week. In een dergelijke omgeving bieden slimme werkplektechnologieën – en de gegevens die daaruit worden afgeleid – de broodnodige ondersteuning.
Een verbonden intelligentieplatform biedt een diepgaand inzicht in hoe de ruimte door de gebruikers van het gebouw wordt benut. Organisaties kunnen zo inzicht krijgen in de bezettingsgraad, drukke dagen of tijdstippen, bezoekersaantallen en looproutes. Ze kunnen beoordelen welke bezettingsdichtheid en welke verhouding tussen het aantal werkplekken en het aantal medewerkers het beste werken wat betreft ruimte-efficiëntie en gebruikerservaring in een flexibele omgeving. Bovendien stelt het hen in staat om de kantooroppervlakte op de juiste omvang te brengen – en vaak te verkleinen. En om hun ruimtes opnieuw in te richten op basis van wat de gegevens hen vertellen over de behoeften en het gedrag van medewerkers. In plaats van op basis van giswerk. Wanneer organisaties besparen op onderbenutte ruimte, kunnen ze investeren in het verbeteren van de resterende ruimtes. Het doel? Minder, maar betere gebouwen, wat ook bijdraagt aan het realiseren van doelstellingen op het gebied van energietransitie en duurzaamheid.
2. Bewaken van de luchtkwaliteit en de gezondheid
Een slechte luchtkwaliteit is niet alleen schadelijk voor de lichamelijke gezondheid, maar er zijn ook steeds meer aanwijzingen dat deze van invloed is op de geestelijke gezondheid, waaronder depressie, angststoornissen en burn-out. Slecht geventileerde lucht in gebouwen tast ook onze cognitieve functies aan – het vermogen om helder en creatief te denken. Te hoge kooldioxidegehaltes hebben bijvoorbeeld een negatieve invloed op ons concentratievermogen en onze besluitvorming.
Een realtime monitoringsysteem levert betrouwbare gegevens op lokaal niveau. Hierdoor wordt u snel gewaarschuwd bij afwijkingen in de luchtkwaliteit. Bovendien kunt u hiermee een op gegevens gebaseerde, proactieve aanpak hanteren om de luchtkwaliteit binnenshuis te verbeteren.
Een ander aspect dat van invloed is op de gezondheid, is voldoende lichaamsbeweging. Kantoormedewerkers zitten vaak te veel, wat het risico op lage rugpijn, diabetes, hart- en vaatziekten, obesitas en zelfs vroegtijdig overlijden vergroot (daarom wordt zitten ook wel het nieuwe roken genoemd). Te lang zitten maakt mensen bovendien minder productief en minder creatief. Een zit-sta-bureau kan hierbij helpen. Afwisselend zitten en staan voorkomt veel klachten. Ergonomen benadrukken dat het al gezond is als je ongeveer 20% van je werktijd staand doorbrengt in plaats van zittend. Een (ingebouwde) sensor kan dit bijhouden en via een gebruikersinterface kan het systeem suggesties geven aan de gebruiker.
3. Realtime begeleiding op de werkplek
Een ander aspect van de transformatie van de werkplek is het gebruik van realtime gegevens om de werknemerservaring te verbeteren. In een flexibele werkomgeving zijn CPIP-gebruiksgegevens uiterst nuttig om medewerkers in realtime te ondersteunen. Bijvoorbeeld om teamleden te lokaliseren. Of om de weg te vinden. En om op een drukke dag direct die laatste vergader- of huddle-ruimte te reserveren. Dit alles via een smartphone of andere gebruiksvriendelijke touchscreenapparaten, zoals kamerpanelen of kiosken op drukbezochte locaties. Reserveringssystemen die zijn gekoppeld aan aanwezigheidssensoren kunnen reserveringen ook automatisch annuleren wanneer een ruimte is geboekt maar er niemand komt opdagen.
4. Comfort en energie-efficiëntie
Duurzaamheid is een andere pijler van de moderne werkomgeving en staat dan ook centraal bij de transformatie van de werkplek. Met IoT-sensoren kunnen gedetailleerde gegevens over omgevingsfactoren, zoals temperatuur en luchtvochtigheid, worden verzameld. Dit biedt inzicht in de kwaliteit en het comfortniveau van verschillende ruimtes, een factor die van invloed is op het feit dat sommige ruimtes minder populair zijn dan andere.
Door deze informatie op plattegronden en dashboards weer te geven, kunnen we het thermisch comfort verbeteren en tegelijkertijd zorgen voor voldoende ventilatie. Dankzij sensorgegevens kunnen we ook energie besparen, bijvoorbeeld door ruimtes die leeg staan niet te verwarmen wanneer er minder mensen op kantoor zijn. Door continue monitoring met sensoren die onafhankelijk zijn van de HVAC-systemen van het gebouw, kunnen we er bovendien voor zorgen dat apparatuur naar behoren functioneert. Zo blijven gebouwen op de lange termijn comfortabel en energiezuinig.
5. Efficiënte services
Datagestuurde inzichten, gevisualiseerd op plattegronden en dashboards, zijn niet alleen essentieel om de kantooroppervlakte op de juiste omvang te brengen en de indeling ervan te optimaliseren, maar ook om flexibele werkplekdiensten succesvol te plannen in een veranderende kantooromgeving. Workflow-gebaseerde software stroomlijnt het proces met statussen en waarschuwingen, best practices en SLA’s. Door sensorinformatie toe te voegen, kunt u het proces dynamischer maken, waardoor FM-teams direct kunnen reageren op informatie zodra deze zich voordoet.
Opmerking: Deze blogpost over de transformatie van de werkplek is een uittreksel uit de whitepaper van juni 2022 over ‘Transformative Workplace Management’. De tekst is enigszins aangepast voor publicatie op de Spacewell-blog.
In dit rapport noemt Verdantix Spacewell een toonaangevende softwareleverancier voor efficiënte en verbonden werkplekken. Download het volledige CPIP-rapport van Verdantix in pdf-formaat om alle details te lezen:
