I prezzi dell’energia sono diventati un rischio strategico volatile per le aziende da diversi anni. Le decisioni geopolitiche, le tensioni e le guerre li influenzano enormemente e hanno trasformato l’efficienza energetica in una decisione strategica per le aziende.
L‘aumento dei prezzi del petrolio e del gas si traduce in bollette più salate, rendendo più difficile la pianificazione dei budget operativi e sollevando dubbi sull’efficienza degli edifici adibiti a ufficio. Allo stesso tempo, i modelli di utilizzo degli uffici si stanno ancora evolvendo dopo l’introduzione del lavoro ibrido, spesso in modi che le operazioni tradizionali degli edifici non riflettono.
Gli uffici possono essere ambienti ad alto consumo energetico, con riscaldamento, raffreddamento, ventilazione, illuminazione e apparecchiature informatiche in funzione per molte ore. Tuttavia, questi sistemi sono ancora comunemente programmati per una presunta piena occupazione invece che per una reale domanda. Il risultato è che molte aziende pagano per riscaldare, raffreddare e illuminare spazi utilizzati solo parzialmente. In un contesto di prezzi volatili e budget ridotti, questo divario non è più accettabile.
In che modo i prezzi dell’energia influenzano gli uffici?
L’aumento e l’imprevedibilità dei prezzi dell’energia influisce sugli uffici a diversi livelli. Il più visibile è quello finanziario: aumento delle spese operative, sforamento dei budget e pressione sui gestori delle strutture e degli immobili per “fare di più con meno”. Per i portafogli multi-sito, la sovvenzione incrociata delle sedi ad alto costo diventa sempre più difficile, e ciò spinge a prendere decisioni più difficili in merito al consolidamento e agli investimenti.
Dal punto di vista operativo, le aziende possono rispondere con soluzioni rapide: abbassare i setpoint di temperatura, limitare l’accesso dopo l’orario di lavoro o spegnere manualmente i sistemi prima.
Queste misure possono tradursi in risparmi a breve termine, ma spesso comportano dei compromessi in termini di comfort e produttività. I dipendenti potrebbero iniziare a pensare che l’ufficio sia meno attraente del lavoro da casa, soprattutto in inverno o durante le ondate di calore.
C’è anche una dimensione strategica. La pressione sui prezzi dell’energia accelera le conversazioni sulle dimensioni e sulla configurazione del portafoglio uffici. Le aziende valutano se tutte le sedi sono ancora necessarie, se i piani possono essere chiusi o subaffittati e come l’utilizzo degli spazi debba informare le future decisioni di locazione. Tuttavia, queste decisioni vengono spesso prese con dati incompleti sull’utilizzo quotidiano degli spazi.
Collegare lo spazio e l’uso dell’energia
Le decisioni sui luoghi di lavoro e sull’energia vengono spesso prese in dipartimenti separati. I team che si occupano di immobili e luoghi di lavoro possono avere alcuni dati sull’occupazione o sulle prenotazioni delle sale riunioni. I team che si occupano di energia e sostenibilità hanno informazioni sui contatori e sui consumi. Senza collegare queste due prospettive, è difficile capire dove si spreca l’energia e dove gli interventi mirati avrebbero il maggiore impatto.
Il lavoro ibrido amplifica questa sfida. In alcuni giorni, intere zone sono quasi vuote. In altri, alcune aree sono molto utilizzate mentre altre rimangono sottoutilizzate. Tuttavia, i sistemi degli edifici seguono spesso orari fissi e ipotesi statiche, fornendo lo stesso livello di riscaldamento, raffreddamento e illuminazione indipendentemente dalla presenza effettiva. Per andare oltre la riduzione reattiva dei costi, le organizzazioni devono vedere come vengono utilizzati gli spazi e quando consumano energia, in un quadro coerente.
Come i dati sul luogo di lavoro e sull’energia supportano una pianificazione proattiva
Se ti stai chiedendo come collegare i dati tra il tuo luogo di lavoro e il consumo energetico, allora stai guardando nella direzione giusta. Incrociare i dati relativi all’utilizzo e all’occupazione degli spazi con i consumi energetici ti aiuterà ad avere un quadro chiaro dell’andamento dei tuoi uffici.
Per quanto riguarda il Workplace, i dati possono includere l’occupazione basata su sensori, le prenotazioni di scrivanie e stanze e i modelli di presenza per zona, piano ed edificio. In questo modo le aziende possono identificare le aree costantemente sottoutilizzate, i giorni di picco e quelli non di picco e l’ingombro reale necessario per supportare il loro attuale modo di lavorare.
Per quanto riguarda l’Energy, i dati di consumo forniscono profili di siti, sistemi e tempi. I dati storici e quasi in tempo reale permettono di individuare le anomalie, di vedere come l’utilizzo risponde alle variazioni di temperatura o di tariffa e di confrontare gli edifici tra loro.
Quando questi due flussi di dati vengono riuniti, la conversazione cambia. Invece di chiedersi “Dove possiamo tagliare i costi velocemente?”, le organizzazioni possono porre domande più mirate, come ad esempio:
- Quali sono le zone regolarmente sottooccupate ma ancora completamente condizionate?
- Quale sarebbe l’impatto della chiusura di un piano per tre giorni alla settimana e della concentrazione delle attività altrove?
- Come possiamo regolare gli orari di HVAC e illuminazione in modo che siano in linea con la presenza reale, non solo con gli orari di ufficio?
- Dove gli investimenti in automazione, isolamento o aggiornamento delle apparecchiature hanno il massimo ritorno, considerando l’utilizzo effettivo?
Combinando i dati relativi al luogo di lavoro e all’energia, le aziende possono simulare diversi scenari, confrontare le implicazioni in termini di comfort e di costi e preparare misure prima che si verifichi il prossimo picco dei prezzi dell’energia.
Dalla reazione a breve termine alla pianificazione a lungo termine
È improbabile che la volatilità dei prezzi dell’energia scompaia nel breve periodo e, come se non bastasse, la pressione per la riduzione delle emissioni non potrà che aumentare. Le organizzazioni che si affidano esclusivamente a interventi manuali e a breve termine rischiano di risolvere continuamente i problemi e di scontentare i dipendenti. Costruendo una visione più integrata dei luoghi di lavoro e dell’uso dell’energia, puoi passare a un’ottimizzazione proattiva.
In pratica, questo significa utilizzare i dati combinati relativi al luogo di lavoro e all’energia per guidare la pianificazione degli spazi a lungo termine, supportare i casi di investimento per le ristrutturazioni o i controlli intelligenti e comunicare in modo trasparente con gli stakeholder del settore finanziario, delle risorse umane e della sostenibilità. Le soluzioni Spacewell possono aiutarti a mettere insieme queste prospettive e a supportare le organizzazioni nel passaggio da una riduzione reattiva dei costi a strategie d’ufficio pianificate e resilienti.
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