Energipriserna har blivit en volatil strategisk risk för organisationer under flera år nu. Geopolitiska beslut, spänningar och krig påverkar dem enormt och har gjort energieffektivitet till ett strategiskt beslut för företagen.
De stigande olje- och gaspriserna leder till högre elräkningar, vilket gör driftbudgetarna svårare att planera och väcker frågor om hur effektivt kontorsbyggnader drivs. Samtidigt förändras kontorens användningsmönster fortfarande sedan hybridarbetsplatser infördes, ofta på ett sätt som inte återspeglas i den traditionella fastighetsdriften.
Kontor kan vara energikrävande miljöer där värme, kyla, ventilation, belysning och IT-utrustning är igång under långa perioder. Men dessa system är fortfarande ofta schemalagda för förmodad full beläggning i stället för verklig efterfrågan. Resultatet är att många företag betalar för att värma, kyla och belysa utrymmen som bara delvis används. Med tanke på de volatila priserna och de stramare budgetarna är detta inte längre acceptabelt.
Hur påverkar energipriserna kontorsmiljöerna?
Stigande och oförutsägbara energipriser påverkar kontoren på flera plan. Den mest synliga är den ekonomiska: högre driftskostnader, budgetöverskridanden och press på fastighetsförvaltare att ”göra mer med mindre”. För portföljer med flera kontor blir det allt svårare att korssubventionera högkostnadslägen, vilket leder till tuffare beslut om konsolidering och investeringar.
Organisationer kan reagera med snabba lösningar: sänka temperaturbörvärdena, begränsa åtkomsten efter arbetstid eller stänga av systemen manuellt tidigare.
Dessa åtgärder kan ge kortsiktiga besparingar, men de innebär ofta kompromisser när det gäller komfort och produktivitet. Medarbetarna kan börja tycka att kontoret är mindre attraktivt än att arbeta hemifrån, särskilt på vintern eller under värmeböljor.
Det finns också en strategisk dimension. Pressade energipriser påskyndar diskussionerna om kontorsportföljens storlek och utformning. Företagen ser över om alla platser fortfarande behövs, om våningsplan kan stängas eller hyras ut i andra hand och hur lokalutnyttjandet ska påverka framtida hyresbeslut. Dessa beslut fattas dock ofta med ofullständiga uppgifter om hur lokalerna används i vardagen.
Koppling mellan utrymme och energianvändning
Beslut om workplaces och energi fattas ofta på separata avdelningar. Fastighets- och workplace-team kan ha viss information om beläggning eller mötesrumsbokningar. Energi- och hållbarhetsavdelningarna har information om mätning och förbrukning. Utan att koppla samman dessa två perspektiv är det svårt att förstå var energin slösas bort och var riktade insatser skulle få störst effekt.
Hybridarbete förstärker denna utmaning. Vissa dagar är hela zoner nästan tomma. Andra dagar används vissa områden flitigt medan andra är underutnyttjade. Ändå följer byggnadssystemen ofta fasta scheman och statiska antaganden och levererar samma nivå av värme, kyla och belysning oavsett faktisk närvaro. För att komma bortom reaktiva kostnadsbesparingar måste organisationer se hur utrymmen används och när de förbrukar energi, i en sammanhängande bild.
Hur data om workplaces och energi stöder proaktiv planering
Om du funderar på hur du kan koppla samman data mellan din workplace och energianvändningen är du på rätt väg. Genom att korsa data om utrymmesanvändning och beläggning med energiförbrukning får du en tydlig bild av hur ditt kontorsutrymme presterar.
På workplacesidan kan data omfatta sensorbaserad beläggning, skrivbords- och rumsbokningar samt närvaromönster per zon, våning och byggnad. Detta gör det möjligt för organisationer att identifiera konsekvent underutnyttjade områden, dagar med hög och låg belastning och det verkliga fotavtryck som behövs för att stödja deras nuvarande arbetssätt.
På energisidan ger förbrukningsdata profiler över platser, system och tid. Historiska data och data i nära realtid gör det möjligt att upptäcka avvikelser, se hur användningen reagerar på temperatur- eller tariffförändringar och jämföra byggnader med varandra.
När dessa två dataströmmar förs samman förändras samtalet. Istället för att fråga ”Var kan vi skära ner kostnaderna snabbt?” kan organisationer ställa mer riktade frågor, som t.ex:
- Vilka zoner är regelbundet underbelagda men fortfarande fullt konditionerade?
- Vilka konsekvenser skulle det få att stänga en våning tre dagar i veckan och koncentrera verksamheten till en annan våning?
- Hur kan vi justera HVAC- och belysningsscheman så att de stämmer överens med verklig närvaro, inte bara kontorstider?
- Var ger investeringar i automation, isolering eller uppgraderingar av utrustning högst avkastning, med tanke på den faktiska användningen?
Genom att kombinera data om workplaces och energi kan organisationer simulera olika scenarier, jämföra komfort- och kostnadseffekter och förbereda åtgärder innan nästa energipristopp slår till.
Från kortsiktig reaktion till långsiktig planering
Det är osannolikt att volatiliteten i energipriserna kommer att försvinna på kort sikt, och dessutom kommer trycket på att minska utsläppen bara att öka. Organisationer som enbart förlitar sig på kortsiktiga, manuella åtgärder riskerar ständig problemlösning och missnöjda medarbetare. Genom att bygga upp en mer integrerad bild av workplaces och energianvändning kan du gå mot proaktiv optimering.
I praktiken innebär det att man använder insikter från kombinerade arbetsplats- och energidata för att vägleda långsiktig lokalplanering, stödja investeringsfall för eftermontering eller smarta kontroller och kommunicera transparent med intressenter inom ekonomi, HR och hållbarhet. Spacewells lösningar kan hjälpa dig att sammanföra dessa perspektiv och stödja organisationer som går från reaktiva kostnadsbesparingar till planerade, motståndskraftiga kontorsstrategier.
Upptäck alla möjligheter med Spacewell
Är du nyfiken på hur datadriven energihantering på workplaces kan hjälpa dig att sänka energikostnaderna och optimera dina kontorsutrymmen? Fyll i formuläret nedan så visar vi dig vad som är möjligt med dina byggnader och workplaces.
