Facto has published an in depth article on the Dutch central government’s workplace management system pilot, based on an interview with Paul Pegels, program manager Physical Work Environment at the Ministry of the Interior and Kingdom Relations. In this interview he shares how the government uses workplace data to rethink workspaces and real estate. Spacewell is proud to be the technology partner behind this system, turning 14,500 motion sensors into actionable insights about occupancy, behavior, and workplace needs.
Gestión del lugar de trabajo en la administración pública basada en datos
El proyecto piloto de gestión del puesto de trabajo se inició en ocho oficinas gubernamentales. El objetivo era obtener una visión objetiva del uso del puesto de trabajo. Antes, los equipos se basaban en recuentos manuales y presentimientos. Ahora, con sensores en los puestos de trabajo y en las salas de reuniones, los equipos de las instalaciones pueden ver realmente lo que ocurre. Con los datos de los sensores recogidos en tiempo real, los equipos de las instalaciones ven por fin qué espacios se utilizan realmente y cuáles no. Esto también pone de manifiesto las razones del bajo uso. Algunas salas son demasiado cálidas o demasiado frías. Otras simplemente no se ajustan a la forma de trabajar de la gente hoy en día. En lugar de basarse en suposiciones, los equipos toman decisiones basadas en hechos.
Información sobre la ocupación del lugar de trabajo a partir de datos
Una de las ideas clave es que la percepción del pico de ocupación suele ser un mito: los empleados pueden sentir que la oficina está llena, mientras que los datos muestran que la ocupación real rara vez supera el 60%. Esto desplaza la conversación de «necesitamos más mesas» a «necesitamos una mejor combinación de espacios», como más zonas de concentración, cabinas telefónicas y zonas de colaboración informal, y menos salas de reuniones grandes que nunca están totalmente ocupadas.
Privacidad y adopción del sistema de gestión del lugar de trabajo
Introducir un sistema de gestión del puesto de trabajo tiene que ver tanto con las personas como con la tecnología. Las cuestiones sobre la privacidad y la supervisión surgen rápidamente. Por ello, el sistema registra datos de presencia, no datos personales. Las reservas se anonimizan después de su uso, y los perfiles sólo son visibles si los empleados así lo eligen.
También hay retos prácticos. La gente mueve los muebles, por lo que los planos digitales y la realidad ya no coinciden. Otros intentan engañar al sistema cubriendo o moviendo los sensores. Cada una de estas situaciones desencadena nuevos debates y ajustes. Paul Pegels insistió en que los datos del lugar de trabajo son más valiosos cuando se utilizan para suscitar conversaciones reales, basadas en hechos, con los empleados sobre sus necesidades y sobre cómo el lugar de trabajo puede apoyar la forma en que quieren trabajar.
«A menudo no se necesitan más plazas, sino más variedad de plazas»
– Paul Pegels
Director de programa | Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties
Ampliación de Spacewell Workplace en las oficinas gubernamentales holandesas
This pilot is part of a broader collaboration in which the Dutch central government has selected Spacewell to provide its workplace management software at scale. A formal contract is in place to roll out Spacewell Workplace nationally to roughly half of the government’s 159 offices, focusing on locations with more than 1,000 workplaces and equipping them with sensors in phases from 2026 to 2027.
La plataforma de Spacewell ayuda tanto a los empleados como a los gestores de las instalaciones en esta transformación: los empleados pueden encontrar y reservar espacios de trabajo adecuados, mientras que los datos agregados y anónimos proporcionan a los equipos de instalaciones, inmobiliarios y de RRHH una imagen compartida y basada en hechos de cómo se utiliza realmente el lugar de trabajo. Esto permite optimizar las distribuciones, ajustar las políticas del lugar de trabajo y replantear la cartera, por ejemplo consolidando metros cuadrados estructuralmente infrautilizados.
Utilizar los datos del lugar de trabajo para objetivos sociales y de sostenibilidad
Un punto importante de la entrevista es que los datos del lugar de trabajo pueden crear valor mucho más allá del FM. Cuando los patrones de ocupación y uso son sistemáticamente bajos, resulta realista plantearse desprenderse de edificios de oficinas y transformarlos en espacios residenciales muy necesarios, convirtiendo los datos sobre el lugar de trabajo en una contribución social concreta.
Pegels even compares this combination of workplace insights and other facility information to finding “the goose that laid the golden egg,” capturing his belief that smarter use of data will unlock major value for hybrid working, real estate optimization, and sustainability. Looking ahead, the ambition is to enrich the workplace management system with additional data sources such as CO₂ sensors and people counters, and to link it with systems like access control so that insights on presence, air quality, and usage can further improve employee experience and support more sustainable, future proof government offices, with Spacewell’s technology as an important enabler.
Los lectores que deseen conocer todos los detalles de este inspirador caso gubernamental pueden hacer clic aquí para leer el artículo completo en neerlandés en el sitio web de Facto.
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