Facto has published an in depth article on the Dutch central government’s workplace management system pilot, based on an interview with Paul Pegels, program manager Physical Work Environment at the Ministry of the Interior and Kingdom Relations. In this interview he shares how the government uses workplace data to rethink workspaces and real estate. Spacewell is proud to be the technology partner behind this system, turning 14,500 motion sensors into actionable insights about occupancy, behavior, and workplace needs.
Gestione del Workplace guidata dai dati nell’amministrazione pubblica
Il progetto pilota per la gestione della postazione di lavoro è stato avviato in otto uffici governativi. L’obiettivo era quello di ottenere una visione oggettiva dell’utilizzo della postazione di lavoro. In precedenza, i team si affidavano a conteggi manuali e all’istinto. Ora, grazie ai sensori posti sulle postazioni di lavoro e nelle sale riunioni, i team delle strutture possono vedere cosa succede. Grazie ai dati raccolti dai sensori in tempo reale, i team delle strutture possono finalmente vedere quali spazi sono effettivamente utilizzati e quali no. In questo modo si evidenziano anche i motivi dello scarso utilizzo. Alcune sale sono troppo calde o troppo fredde. Altre semplicemente non si adattano al modo in cui le persone lavorano oggi. Invece di basarsi su ipotesi, i team prendono decisioni basate sui fatti.
Informazioni sull’occupazione del Workplace dai dati
Una delle intuizioni principali è che il picco di occupazione percepito è spesso un mito: i dipendenti possono percepire l’ufficio come pieno, mentre i dati mostrano che l’occupazione effettiva raramente supera il 60% circa. Questo sposta la conversazione da “abbiamo bisogno di più scrivanie” a “abbiamo bisogno di un mix migliore di spazi”, come ad esempio più aree di concentrazione, cabine telefoniche e zone di collaborazione informale, e meno grandi sale riunioni che non sono mai completamente occupate.
Privacy e adozione dei sistemi di gestione del Workplace
L’introduzione di un sistema di gestione del workplace riguarda tanto le persone quanto la tecnologia. Le domande sulla privacy e sul monitoraggio emergono rapidamente. Per questo motivo il sistema registra i dati di presenza, non i dati personali. Le prenotazioni vengono rese anonime dopo l’uso e i profili sono visibili solo se i dipendenti lo scelgono.
Ci sono anche sfide pratiche. Le persone spostano i mobili e le planimetrie digitali non corrispondono più alla realtà. Altri cercano di aggirare il sistema coprendo o spostando i sensori. Ognuna di queste situazioni dà il via a nuove discussioni e messe a punto. Paul Pegels ha sottolineato che i dati sul luogo di lavoro sono più preziosi quando vengono utilizzati per avviare conversazioni reali e basate sui fatti con i dipendenti sulle loro esigenze e su come il luogo di lavoro può supportare il modo in cui vogliono lavorare.
“Spesso non servono più posti, ma più varietà di posti”
– Paul Pegels
Program manager | Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties
Scalare lo Spacewell Workplace negli uffici del governo olandese
This pilot is part of a broader collaboration in which the Dutch central government has selected Spacewell to provide its workplace management software at scale. A formal contract is in place to roll out Spacewell Workplace nationally to roughly half of the government’s 159 offices, focusing on locations with more than 1,000 workplaces and equipping them with sensors in phases from 2026 to 2027.
La piattaforma Spacewell supporta sia i dipendenti che i gestori delle strutture in questa trasformazione: i dipendenti possono trovare e prenotare gli spazi di lavoro adatti, mentre i dati aggregati e anonimizzati forniscono ai team delle strutture, degli immobili e delle risorse umane un quadro condiviso e basato sui fatti di come viene realmente utilizzato il Workplace. In questo modo è possibile ottimizzare i layout, adeguare le politiche sul posto di lavoro e ripensare il portafoglio, ad esempio consolidando i metri quadrati strutturalmente sottoutilizzati.
Utilizzo dei dati del Workplace per obiettivi sociali e di sostenibilità
Un punto importante dell’intervista è che i dati relativi al Workplace possono creare un valore che va ben oltre l’FM. Quando i modelli di occupazione e di utilizzo sono costantemente bassi, diventa realistico prendere in considerazione la possibilità di dismettere gli edifici adibiti a uffici e trasformarli in spazi residenziali molto necessari, trasformando i dati sul posto di lavoro in un contributo sociale concreto.
Pegels even compares this combination of workplace insights and other facility information to finding “the goose that laid the golden egg,” capturing his belief that smarter use of data will unlock major value for hybrid working, real estate optimization, and sustainability. Looking ahead, the ambition is to enrich the workplace management system with additional data sources such as CO₂ sensors and people counters, and to link it with systems like access control so that insights on presence, air quality, and usage can further improve employee experience and support more sustainable, future proof government offices, with Spacewell’s technology as an important enabler.
I lettori che desiderano conoscere tutti i dettagli di questo stimolante caso governativo possono cliccare qui per leggere l’intero articolo olandese sul sito web di Facto.
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