Facto ha pubblicato un articolo approfondito sul sistema pilota di gestione del posto di lavoro del governo centrale olandese, basato su un’intervista con Paul Pegels, responsabile del programma Physical Workplace presso il Ministero degli Interni e delle Relazioni con il Regno. In questa intervista Paul Pegels condivide il modo in cui il governo utilizza i dati sul luogo di lavoro per ripensare gli spazi di lavoro e gli immobili. Spacewell è orgoglioso di essere il partner tecnologico di questo sistema, che trasforma 14.500 sensori di movimento in informazioni utili sull’occupazione, il comportamento e le esigenze del luogo di lavoro.
Gestione del Workplace guidata dai dati nell’amministrazione pubblica
Il progetto pilota per la gestione della postazione di lavoro è stato avviato in otto uffici governativi. L’obiettivo era quello di ottenere una visione oggettiva dell’utilizzo della postazione di lavoro. In precedenza, i team si affidavano a conteggi manuali e all’istinto. Ora, grazie ai sensori posti sulle postazioni di lavoro e nelle sale riunioni, i team delle strutture possono vedere cosa succede. Grazie ai dati raccolti dai sensori in tempo reale, i team delle strutture possono finalmente vedere quali spazi sono effettivamente utilizzati e quali no. In questo modo si evidenziano anche i motivi dello scarso utilizzo. Alcune sale sono troppo calde o troppo fredde. Altre semplicemente non si adattano al modo in cui le persone lavorano oggi. Invece di basarsi su ipotesi, i team prendono decisioni basate sui fatti.
Informazioni sull’occupazione del Workplace dai dati
Una delle intuizioni principali è che il picco di occupazione percepito è spesso un mito: i dipendenti possono percepire l’ufficio come pieno, mentre i dati mostrano che l’occupazione effettiva raramente supera il 60% circa. Questo sposta la conversazione da “abbiamo bisogno di più scrivanie” a “abbiamo bisogno di un mix migliore di spazi”, come ad esempio più aree di concentrazione, cabine telefoniche e zone di collaborazione informale, e meno grandi sale riunioni che non sono mai completamente occupate.
Privacy e adozione dei sistemi di gestione del Workplace
L’introduzione di un sistema di gestione del workplace riguarda tanto le persone quanto la tecnologia. Le domande sulla privacy e sul monitoraggio emergono rapidamente. Per questo motivo il sistema registra i dati di presenza, non i dati personali. Le prenotazioni vengono rese anonime dopo l’uso e i profili sono visibili solo se i dipendenti lo scelgono.
Ci sono anche sfide pratiche. Le persone spostano i mobili e le planimetrie digitali non corrispondono più alla realtà. Altri cercano di aggirare il sistema coprendo o spostando i sensori. Ognuna di queste situazioni dà il via a nuove discussioni e messe a punto. Paul Pegels ha sottolineato che i dati sul luogo di lavoro sono più preziosi quando vengono utilizzati per avviare conversazioni reali e basate sui fatti con i dipendenti sulle loro esigenze e su come il luogo di lavoro può supportare il modo in cui vogliono lavorare.
“Spesso non servono più posti, ma più varietà di posti”
– Paul Pegels
Program manager | Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties
Scalare lo Spacewell Workplace negli uffici del governo olandese
Questo pilota fa parte di una collaborazione più ampia in cui il governo centrale olandese ha scelto Spacewell per fornire il suo software per la gestione degli ambienti di lavoro su scala. È stato stipulato un contratto formale per l’introduzione di Spacewell Workplace a livello nazionale in circa la metà dei 159 uffici del governo, concentrandosi sulle sedi con più di 1.000 postazioni di lavoro e dotandole di sensori in fasi successive dal 2026 al 2027.
La piattaforma Spacewell supporta sia i dipendenti che i gestori delle strutture in questa trasformazione: i dipendenti possono trovare e prenotare gli spazi di lavoro adatti, mentre i dati aggregati e anonimizzati forniscono ai team delle strutture, degli immobili e delle risorse umane un quadro condiviso e basato sui fatti di come viene realmente utilizzato il Workplace. In questo modo è possibile ottimizzare i layout, adeguare le politiche sul posto di lavoro e ripensare il portafoglio, ad esempio consolidando i metri quadrati strutturalmente sottoutilizzati.
Utilizzo dei dati del Workplace per obiettivi sociali e di sostenibilità
Un punto importante dell’intervista è che i dati relativi al Workplace possono creare un valore che va ben oltre l’FM. Quando i modelli di occupazione e di utilizzo sono costantemente bassi, diventa realistico prendere in considerazione la possibilità di dismettere gli edifici adibiti a uffici e trasformarli in spazi residenziali molto necessari, trasformando i dati sul posto di lavoro in un contributo sociale concreto.
Pegels paragona questa combinazione di informazioni sul luogo di lavoro e di altre informazioni sulla struttura alla ricerca della “gallina dalle uova d’oro”, esprimendo la convinzione che un uso più intelligente dei dati sbloccherà un valore importante per il lavoro ibrido, l’ottimizzazione degli immobili e la sostenibilità. In prospettiva, l’ambizione è quella di arricchire il sistema di gestione del Workplace con ulteriori fonti di dati, come i sensori di CO₂ e i contatori di persone, e di collegarlo a sistemi come il controllo degli accessi, in modo che le informazioni sulla presenza, la qualità dell’aria e l’utilizzo possano migliorare ulteriormente l’esperienza dei dipendenti e supportare uffici governativi più sostenibili e a prova di futuro, con la tecnologia di Spacewell come importante fattore abilitante.
I lettori che desiderano conoscere tutti i dettagli di questo stimolante caso governativo possono cliccare qui per leggere l’intero articolo olandese sul sito web di Facto.
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