Facto has published an in depth article on the Dutch central government’s workplace management system pilot, based on an interview with Paul Pegels, program manager Physical Work Environment at the Ministry of the Interior and Kingdom Relations. In this interview he shares how the government uses workplace data to rethink workspaces and real estate. Spacewell is proud to be the technology partner behind this system, turning 14,500 motion sensors into actionable insights about occupancy, behavior, and workplace needs.
Gegevensgestuurd werkplekbeheer bij de overheid
De pilot voor werkplekbeheer startte in acht overheidskantoren. Het doel was om een objectief beeld te krijgen van het gebruik van de werkplek. Voorheen vertrouwden teams op handmatige tellingen en buikgevoel. Nu, met sensoren op werkplekken en in vergaderruimten, kunnen facilitaire teams echt zien wat er gebeurt. Met sensorgegevens die in realtime worden verzameld, kunnen facilitaire teams eindelijk zien welke ruimtes daadwerkelijk worden gebruikt en welke niet. Dit brengt ook de redenen voor laag gebruik aan het licht. Sommige ruimtes zijn te warm of te koud. Andere passen gewoon niet bij de manier waarop mensen tegenwoordig werken. In plaats van af te gaan op veronderstellingen, nemen teams beslissingen op basis van feiten.
Inzichten in werkplekbezetting uit gegevens
Een van de belangrijkste inzichten is dat de waargenomen piekbezetting vaak een mythe is: medewerkers kunnen het kantoor als vol ervaren, terwijl uit gegevens blijkt dat de werkelijke bezetting zelden boven de 60 procent uitkomt. Hierdoor verschuift het gesprek van “we hebben meer bureaus nodig” naar “we hebben een betere mix van ruimten nodig”, zoals meer focusgebieden, telefooncellen en informele samenwerkingszones, en minder grote vergaderruimten die nooit volledig bezet zijn.
Privacy en adoptie van werkplekbeheersystemen
Bij de introductie van een werkplekbeheersysteem gaat het net zo goed om mensen als om technologie. Vragen over privacy en controle komen snel naar boven. Het systeem registreert daarom aanwezigheidsgegevens, geen persoonsgegevens. Reserveringen worden na gebruik geanonimiseerd en profielen zijn alleen zichtbaar als medewerkers hiervoor kiezen.
Er zijn ook praktische uitdagingen. Mensen verplaatsen meubels, waardoor digitale plattegronden en de werkelijkheid niet meer overeenkomen. Anderen proberen het systeem te misbruiken door sensoren af te dekken of te verplaatsen. Elk van deze situaties leidt tot nieuwe discussies en fijnafstemming. Paul Pegels benadrukte dat werkplekgegevens het meest waardevol zijn als ze worden gebruikt om echte, op feiten gebaseerde gesprekken met werknemers op gang te brengen over hun behoeften en hoe de werkplek de manier waarop zij willen werken kan ondersteunen.
“Je hebt vaak niet meer plekken nodig, maar meer variatie in plekken”
– Paul Pegels
Programmamanager | Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties
Spacewell Workplace opschalen naar Nederlandse overheidskantoren
This pilot is part of a broader collaboration in which the Dutch central government has selected Spacewell to provide its workplace management software at scale. A formal contract is in place to roll out Spacewell Workplace nationally to roughly half of the government’s 159 offices, focusing on locations with more than 1,000 workplaces and equipping them with sensors in phases from 2026 to 2027.
Spacewells platform ondersteunt zowel werknemers als facilitair managers bij deze transformatie: werknemers kunnen geschikte werkplekken vinden en reserveren, terwijl geaggregeerde en geanonimiseerde gegevens facilitaire, vastgoed- en HR-teams een gedeeld, op feiten gebaseerd beeld geven van hoe de werkplek werkelijk wordt gebruikt. Dit maakt het mogelijk om indelingen te optimaliseren, het werkplekbeleid aan te passen en het portfolio te heroverwegen, bijvoorbeeld door vierkante meters die structureel onderbenut zijn te consolideren.
Gegevens over de werkplek gebruiken voor sociale en duurzaamheidsdoelen
Een krachtig punt in het interview is dat gegevens over werkplekken waarde kunnen creëren die veel verder gaat dan FM. Als de bezettings- en gebruikspatronen consistent laag zijn, wordt het realistisch om te overwegen kantoorgebouwen af te stoten en ze te transformeren in broodnodige woonruimte, waardoor werkplekgegevens een concrete maatschappelijke bijdrage leveren.
Pegels even compares this combination of workplace insights and other facility information to finding “the goose that laid the golden egg,” capturing his belief that smarter use of data will unlock major value for hybrid working, real estate optimization, and sustainability. Looking ahead, the ambition is to enrich the workplace management system with additional data sources such as CO₂ sensors and people counters, and to link it with systems like access control so that insights on presence, air quality, and usage can further improve employee experience and support more sustainable, future proof government offices, with Spacewell’s technology as an important enabler.
Lezers die alle details van deze inspirerende overheidszaak willen weten, kunnen hier klikken om het volledige Nederlandse artikel op de website van Facto te lezen.
Vraag een demo aan
Wilt u vergelijkbare gegevensgedreven inzichten in de werkplek en kantooroptimalisatie in uw eigen organisatie bereiken? Vul het onderstaande formulier in en wij helpen u op weg.
hbspt.forms.create({ portalId: “437281”, formId: “24cbb6f7-bce4-4f96-823b-e04a3c41b509”, region: “na1” });
