Facto ha publicado un artículo en profundidad sobre el sistema piloto de gestión de puestos de trabajo del gobierno central holandés, basado en una entrevista con Paul Pegels, director del programa Entorno Físico de Trabajo del Ministerio del Interior y Relaciones del Reino. En esta entrevista comparte cómo el gobierno utiliza los datos del lugar de trabajo para replantearse los espacios de trabajo y los bienes inmuebles. Spacewell se enorgullece de ser el socio tecnológico de este sistema, que convierte 14.500 sensores de movimiento en información procesable sobre ocupación, comportamiento y necesidades del lugar de trabajo.
Gestión del lugar de trabajo en la administración pública basada en datos
El proyecto piloto de gestión del puesto de trabajo se inició en ocho oficinas gubernamentales. El objetivo era obtener una visión objetiva del uso del puesto de trabajo. Antes, los equipos se basaban en recuentos manuales y presentimientos. Ahora, con sensores en los puestos de trabajo y en las salas de reuniones, los equipos de las instalaciones pueden ver realmente lo que ocurre. Con los datos de los sensores recogidos en tiempo real, los equipos de las instalaciones ven por fin qué espacios se utilizan realmente y cuáles no. Esto también pone de manifiesto las razones del bajo uso. Algunas salas son demasiado cálidas o demasiado frías. Otras simplemente no se ajustan a la forma de trabajar de la gente hoy en día. En lugar de basarse en suposiciones, los equipos toman decisiones basadas en hechos.
Información sobre la ocupación del lugar de trabajo a partir de datos
Una de las ideas clave es que la percepción del pico de ocupación suele ser un mito: los empleados pueden sentir que la oficina está llena, mientras que los datos muestran que la ocupación real rara vez supera el 60%. Esto desplaza la conversación de «necesitamos más mesas» a «necesitamos una mejor combinación de espacios», como más zonas de concentración, cabinas telefónicas y zonas de colaboración informal, y menos salas de reuniones grandes que nunca están totalmente ocupadas.
Privacidad y adopción del sistema de gestión del lugar de trabajo
Introducir un sistema de gestión del puesto de trabajo tiene que ver tanto con las personas como con la tecnología. Las cuestiones sobre la privacidad y la supervisión surgen rápidamente. Por ello, el sistema registra datos de presencia, no datos personales. Las reservas se anonimizan después de su uso, y los perfiles sólo son visibles si los empleados así lo eligen.
También hay retos prácticos. La gente mueve los muebles, por lo que los planos digitales y la realidad ya no coinciden. Otros intentan engañar al sistema cubriendo o moviendo los sensores. Cada una de estas situaciones desencadena nuevos debates y ajustes. Paul Pegels insistió en que los datos del lugar de trabajo son más valiosos cuando se utilizan para suscitar conversaciones reales, basadas en hechos, con los empleados sobre sus necesidades y sobre cómo el lugar de trabajo puede apoyar la forma en que quieren trabajar.
«A menudo no se necesitan más plazas, sino más variedad de plazas»
– Paul Pegels
Director de programa | Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties
Ampliación de Spacewell Workplace en las oficinas gubernamentales holandesas
Este proyecto piloto forma parte de una colaboración más amplia en la que el gobierno central holandés ha seleccionado a Spacewell para que proporcione su software de gestión del lugar de trabajo a escala. Existe un contrato formal para desplegar Spacewell Workplace a escala nacional en aproximadamente la mitad de las 159 oficinas del gobierno, centrándose en ubicaciones con más de 1.000 puestos de trabajo y equipándolas con sensores por fases entre 2026 y 2027.
La plataforma de Spacewell ayuda tanto a los empleados como a los gestores de las instalaciones en esta transformación: los empleados pueden encontrar y reservar espacios de trabajo adecuados, mientras que los datos agregados y anónimos proporcionan a los equipos de instalaciones, inmobiliarios y de RRHH una imagen compartida y basada en hechos de cómo se utiliza realmente el lugar de trabajo. Esto permite optimizar las distribuciones, ajustar las políticas del lugar de trabajo y replantear la cartera, por ejemplo consolidando metros cuadrados estructuralmente infrautilizados.
Utilizar los datos del lugar de trabajo para objetivos sociales y de sostenibilidad
Un punto importante de la entrevista es que los datos del lugar de trabajo pueden crear valor mucho más allá del FM. Cuando los patrones de ocupación y uso son sistemáticamente bajos, resulta realista plantearse desprenderse de edificios de oficinas y transformarlos en espacios residenciales muy necesarios, convirtiendo los datos sobre el lugar de trabajo en una contribución social concreta.
Pegels incluso compara esta combinación de información sobre el lugar de trabajo y otros datos de las instalaciones con encontrar «la gallina de los huevos de oro», lo que refleja su convicción de que un uso más inteligente de los datos aportará un gran valor al trabajo híbrido, la optimización inmobiliaria y la sostenibilidad. De cara al futuro, la ambición es enriquecer el sistema de gestión del lugar de trabajo con fuentes de datos adicionales, como sensores de CO₂ y contadores de personas, y vincularlo con sistemas como el control de accesos, de modo que la información sobre la presencia, la calidad del aire y el uso pueda mejorar aún más la experiencia de los empleados y apoyar unas oficinas gubernamentales más sostenibles y preparadas para el futuro, con la tecnología de Spacewell como importante facilitador.
Los lectores que deseen conocer todos los detalles de este inspirador caso gubernamental pueden hacer clic aquí para leer el artículo completo en neerlandés en el sitio web de Facto.
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