AXA Belgium: een slim gebouw voor een nieuwe werkmentaliteit

Nu AXA Belgium naar een slim gebouw is verhuisd, staan ze een stap dichter bij hun doel. Het nieuwe hoofdkantoor van de toonaangevende verzekeringsmaatschappij in hartje Brussel is helemaal klaar voor het Nieuwe Werken dankzij de slimme gebouwtechnologie van Spacewell, die is verwerkt in een ruimte-efficiënt, toegankelijk gebouw waar de gebruiker centraal staat.

Dit project leverde AXA Belgium een IFMA Facility Project of the Year 2019-nominatie op.

Tot 2017 huurde AXA Belgium een gebouw in de Brusselse randgemeente Watermaal-Bosvoorde. Ze dachten er goed over na voordat ze naar het stadscentrum verhuisden. “Al in 2012 speelden we met het idee om een andere aanpak te proberen”, vertelt Raf Boterdaele, Head of Building & Facilities Management bij AXA. “We zochten een oplossing die de mobiliteit van onze personeelsleden op lange termijn zou verbeteren.”

Als nieuw gebouw koos het bedrijf het oude hoofdkantoor van Engie Electrabel op het Troonplein. Het historische deel van het gebouw, dat ooit een hotel was, bleef bewaard. De tweede vleugel werd grondig gerenoveerd en als derde deel bouwde AXA een nieuw gebouw met een horizontale in plaats van verticale structuur. Dit stimuleert de interactie tussen de medewerkers.

Bekijk de video: Het slimme gebouw van AXA Belgium

46.500 m² slimme ruimte

AI-gestuurde technologie triggert acties in real time, aangedreven door onderliggend FMIS

Werkplekratio van 0,6

1.540 werkplekken voor 2.600 personeelsleden in een dynamische werkomgeving met verschillende gedeelde ruimtes en een werkplekratio van 0,6

BREEAM-gecertificeerd

De kleinere oppervlakte in het slimme gebouw van AXA Belgium heeft een grote invloed op het milieu
Het resultaat is een gebouw met een groot horizontaal oppervlak van wel 50.000 m², waarvan 35.000 m² wordt ingevuld door kantoren en het centrale forum met het bedrijfsrestaurant. “Het is een modern kantoorgebouw, maar het heeft ook karakter, het heeft een eigen verhaal”, gaat Raf Boterdaele verder.

“Bovendien biedt de locatie een enorme meerwaarde op het vlak van mobiliteit. Ons uitgangspunt tijdens het ontwerpproces was dat het gebouw eenvoudig bereikbaar moest zijn met het openbaar vervoer, zodat werknemers sneller geneigd zouden zijn om een alternatief voor hun eigen wagen te gebruiken. Het centrale treinstation ligt op wandelafstand. Letterlijk voor onze deur zijn er bus- en metrohaltes. Daarnaast hebben we een grote fietsenstalling voorzien, met een doucheruimte voor wie zich na het fietsen even wil opfrissen.”

AXA Belgium schakelde in 2014 over naar Het Nieuwe Werken (NWoW) en gaf het personeel toen ook de optie om te telewerken. “Deze lijn trekken we ook in het nieuwe gebouw door”, legt Raf uit. “Voor de inrichting van de kantoren werkten we met het principe van ‘activity-based offices’.”

Dit houdt in dat verschillende zones speciaal zijn ingericht voor verschillende activiteiten. Er zijn dus kleine en grote vergaderzalen, lokalen voor werk dat opperste concentratie vereist, ruimtes voor informele bijeenkomsten of brainstormsessies, telefoonhoekjes, verschillende ‘bubbels’ of kleine lokalen met drie stoelen en een tafeltje, dynamische en slimme kamers, en meer.

AXA Belgium wilde vooral een oplossing die in de smaak zou vallen bij het personeel. Op de eerste NWOW-locatie in het Marnixgebouw werden zeven werkstations per tien medewerkers ter beschikking gesteld. Nu zijn dat er maar zes. Er zijn 1.540 werkstations voorzien voor de ongeveer 2.600 personeelsleden die in het Brusselse kantoor werken. “Die verhouding van zes tot tien betekent een verschil van een paar duizend vierkante meter aan kantoorruimte”, aldus Raf.

“Dat heeft een enorme impact op ons budget. Maar het moet natuurlijk ook werkbaar blijven.” Daarom voorzag AXA Belgium een IoT-oplossing in het gebouw om het gebruik van kantoren, werkstations en vergaderzalen nauwkeurig op te volgen. Spacewell ontwierp deze oplossing op basis van het LoRa-netwerk van Proximus. Zo staan de IoT-toepassingen volledig los van de IT-omgeving van AXA Belgium en beïnvloeden ze de netwerkbeveiliging niet.

Nieuwe inzichten

De 1.850 sensoren die in het gebouw zijn geïntegreerd, registreren de bezetting van werkstations en vergaderzalen via momentopnamen. Om de zes minuten sturen ze via het LoRa-netwerk een rapport naar het IoT-platform. “Door deze data te analyseren, krijgen we inzicht in hoe ons personeel de beschikbare infrastructuur precies gebruikt”, legt Raf uit. “Zo kunnen we de werking van het gebouw nog verder optimaliseren.” Er zijn ook ongeveer 50 ‘comfortsensoren’ in het gebouw. Deze meten onder andere de temperatuur, de luchtvochtigheid en het CO2-gehalte.

“De comfortsensoren verzamelen data en sturen deze naar de IoT-oplossing, die ze meteen online zet”, zegt Sven Toelen, Global Marketing Director bij Spacewell. “De toepassing voert dus een soort kwaliteitscontrole uit van de technische installaties in het gebouw. Als het verwarmings- of ventilatiesysteem niet naar behoren werkt, zie je dat meteen op de rapporten.” Het derde IoT-luik registreert het gebruik van de sanitaire voorzieningen, zodat AXA Belgium de schoonmaakbeurten en andere factoren beter kan afstemmen op de werkelijke situatie.

Door de combinatie van gerenoveerde en nieuwe gebouwen kon AXA Belgium het digitale systeem vanaf het begin van het project integreren. “Alles is digitaal uitgerust”, vertelt Raf. “Er hangen overal ledlampen, er is een bewegingsdetectiesysteem en we hebben het internationaal erkende BREEAM-duurzaamheidscertificaat behaald.” De kleinere oppervlakte van het nieuwe gebouw heeft een grote invloed op het milieu. Minder kantoren betekent automatisch minder verbruik. “Het slimme bouwproject van AXA Belgium evolueert nog steeds. Stap voor stap verzamelen we meer gegevens, zodat we nauwkeuriger kunnen analyseren en processen kunnen optimaliseren.”

We stemmen het gebouw af op ons personeel en zetten IoT in om het gebruik van de werkstations en vergaderzalen te meten. Raf Boterdaele

Head of Building & Facilities Management, AXA Belgium

Cultuurverandering

Rapportage blijft het belangrijkste criterium. “We willen zo veel mogelijk bruikbare informatie halen uit de gegevens die we verzamelen en analyseren. Die informatie kunnen we dan weer gebruiken voor nieuwe initiatieven.” Een van die initiatieven waar AXA Belgium over nadenkt, is het ontwikkelen van een personeelsapp met allerlei nuttige functies: een vergaderzaal reserveren, het restaurantmenu bekijken, een technisch probleem melden en meer.

“Voor het personeel was dit een enorme aanpassing”, gaat Raf verder. “Ze werken nu volledig digitaal en autonoom. Resultaten en vertrouwen zijn belangrijker dan het aantal gepresteerde werkuren. En het nieuwe gebouw is de ideale omgeving voor deze belangrijke verandering in onze bedrijfscultuur.” AXA is een internationale verzekeringsmaatschappij en asset manager met 100 miljoen klanten en 160.000 medewerkers in 62 landen.

Hoe werkt het?

  1. Gegevens worden anoniem verzameld door draadloze sensoren.
  2. De sensoren verzenden de gegevens naar de gateways via het LoRa-netwerk. Dit netwerk heeft een eigen open frequentie die het lokale netwerk niet stoort.
  3. De ruwe sensorgegevens worden verzameld in sensorhubs en van daaruit naar de cloud verzonden.
  4. De cloud structureert de gegevens (pre-processing) en verzendt ze naar het COBUNDU-platform.
  5. Het COBUNDU-platform verwerkt de gegevens en combineert ze met andere gegevensbronnen. Daarnaast volgt het platform de status van de sensoren op (batterij- en signaalsterkte).
  6. Gebruiksvriendelijke dashboards bieden inzichten die cruciaal zijn om goed geïnformeerde beslissingen te nemen. De gebruikers kunnen hun werkplek monitoren via meerdere kanalen (app, kiosk, Outlook, beeldscherm in lokaal), die de bezettingsdata in real time visualiseren en een reserveringsfunctie bieden.
In België heeft AXA Belgium 2,9 miljoen klanten, 3.500 medewerkers en 3.200 makelaars. In 2017 haalde AXA Belgium een bedrijfswinst van 357 miljoen euro.

Raf Boterdaele haalde zijn diploma als bio-ingenieur aan de Universiteit Gent. Na dertien jaar als Manager Buildings & Facilities bij Mercedes-Benz BeLux nam hij de rol van Head of Building & Facilities Management bij AXA Belgium op zich.

Sven Toelen heeft een opleiding tot commercieel ingenieur gevolgd aan de Universiteit Antwerpen. Hij is VP Marketing & Communication bij Spacewell.