L’IWMS mobile di Spacewell supporta il nuovo modo di lavorare dell’amministrazione locale

Sfida

• Organizzare i servizi tecnici in modo più efficiente attraverso un nuovo modo di lavorare con un team integrato e interfunzionale di tecnici.
• L’imposizione dall’alto e la microgestione sono sostituite da un approccio più flessibile e orientato ai risultati, che offre ai dipendenti un maggior grado di autonomia nell’esecuzione dei loro compiti.

Soluzione

• Il software IWMS fornisce una panoramica di tutti i flussi di lavoro, le richieste, le notifiche, gli ordini di lavoro e la programmazione in un unico strumento di facile utilizzo.
• Gli ordini di lavoro cartacei appartengono al passato. I tecnici possono vedere i loro ordini di lavoro e tutte le relative informazioni in movimento su un dispositivo mobile (iPad). Anche i pezzi di ricambio possono essere richiesti tramite lo stesso strumento
• Fornisce una traccia di controllo completa a partire dalla richiesta, passando per il preventivo, l’acquisto e la consegna fino al completamento.
• Grazie agli aggiornamenti di stato, tutti sono sempre aggiornati sull’andamento di un incarico.

Risultato

• Il nuovo modo di lavorare è perfettamente supportato; grazie al software configurabile, i flussi di lavoro e di sistema coincidono.
• Le operazioni sono completamente prive di carta e i tecnici possono gestire i loro ordini di lavoro in mobilità. Possono prendere l’iniziativa e rispondere in modo flessibile ai cambiamenti delle circostanze.
• L’approccio orientato ai risultati è ulteriormente supportato da reportistica KPI, benchmarking e un audit trail completo.

Il nuovo modo di lavorare, non solo per i lavori d’ufficio!

Il Dipartimento Tecnico del PCSW Sint-Niklaas, che oggi fa parte dello Zorgpunt Waasland, ha cambiato il suo modo di lavorare qualche anno fa. Mentre prima una serie di mestieri diversi lavoravano fianco a fianco, ora il servizio si è evoluto in un team ben integrato e interfunzionale. Anche la filosofia di lavoro è cambiata. Invece di imporre le cose dall’alto verso il basso, c’è un approccio più dal basso verso l’alto: i dipendenti lavorano secondo orari scorrevoli e hanno un notevole grado di autonomia nell’esecuzione dei loro compiti. Anche se all’inizio c’era un po’ di scetticismo, nella pratica questo approccio ha dimostrato di funzionare bene. I tecnici sul campo possono prendere l’iniziativa e rispondere in modo flessibile ai cambiamenti delle circostanze. La priorità è sempre la sicurezza e gli interessi dei residenti dei centri di assistenza residenziale e degli appartamenti di servizio.

Un software mobile che offre il massimo supporto ai dipendenti

Per gestire tutto questo e aumentare l’efficienza, il Sint-Niklaas PCSW ha scelto l’IWMS di Spacewell. Questa soluzione software modulare fornisce una panoramica di tutti i processi dell’impianto in un unico strumento di facile utilizzo. A Sint-Niklaas, i responsabili degli edifici inseriscono tutte le notifiche nel sistema, in modo che il responsabile dell’ufficio tecnico abbia una panoramica completa. In seguito crea ordini di lavoro basati su questa panoramica, effettua una pianificazione e assegna i compiti ai singoli dipendenti. Gli ordini di lavoro stampati appartengono al passato. I tecnici possono vedere i loro ordini di lavoro e tutte le informazioni relative in mobilità su un dispositivo mobile (tablet). Possono anche richiedere le parti necessarie per eseguire il lavoro tramite il software. Grazie agli aggiornamenti di stato, tutti sono sempre aggiornati sullo stato di avanzamento di un incarico.

I flussi di lavoro e i flussi di sistema coincidono

“Questo approccio è in linea con la tendenza di PCSW ad abbandonare un modo di lavorare e una mentalità obsoleti, anche nel campo del facility management”, afferma Walter Verhelst, responsabile della gestione degli edifici di PCSW Sint-Niklaas. Utilizziamo la tecnologia digitale come strumento di lavoro e mezzo di comunicazione efficiente. Con il software di Spacewell abbiamo un sistema che soddisfa tutte le nostre esigenze. Si tratta di un software standard, in modo che gli aggiornamenti avvengano senza problemi. Allo stesso tempo, il sistema è altamente configurabile in modo da poter tradurre i flussi di lavoro 1 a 1 in flussi di sistema. Il sistema offre anche una traccia di controllo completa”.

Controllo dell’uscita

“La nostra esperienza ci insegna che se dai alle persone la libertà e i mezzi per lavorare bene, i risultati saranno positivi. Naturalmente c’è anche bisogno di controllo, ma senza fare il micromanager. Il software Spacewell fornisce strumenti di analisi e reportistica che ci permettono di monitorare e confrontare le prestazioni a livello globale, individuare le anomalie e risolvere i colli di bottiglia”.

“Il mio consiglio alle altre autorità locali: Prima di tutto pensa bene a ciò che vuoi ottenere e a come vuoi lavorare. Date alle persone sul campo l’autonomia necessaria e definite flussi di lavoro efficienti. Poi supportate questi processi con una tecnologia digitale abbastanza flessibile da adattarsi”.