I facility manager conoscono bene questa sfida da anni: budget che restano invariati o si riducono, mentre le esigenze in termini di comfort, sicurezza ed esperienza degli utenti continuano ad aumentare. Eppure, qualcosa di fondamentale è cambiato. Di recente si è parlato molto di grandi aziende tecnologiche come Salesforce e Google che hanno licenziato migliaia di dipendenti in poco tempo, indicando l’intelligenza artificiale come una delle ragioni. Questa ondata sta interessando quasi tutte le organizzazioni, compresi i reparti di gestione delle strutture.
Spacewell, un’azienda internazionale di software che fa parte del Gruppo Nemetschek, osserva ogni giorno questo cambiamento tra i propri clienti. Il CEO John Van Tessel e il Chief Product Officer Gilles Ghyssaert stanno lavorando a una piattaforma che aiuti i team addetti alla gestione delle strutture a gestire questa pressione senza compromettere la qualità del servizio.
“Oltre ai costi del personale, quelli immobiliari sono la seconda voce di spesa più importante nel conto economico di un’organizzazione”, afferma Van Tessel. “Questo argomento viene discusso sempre più spesso nelle riunioni del consiglio di amministrazione.”
– John Van Tessel, CEO, Spacewell
Ghyssaert aggiunge che questa pressione non è una novità, ma ha assunto una dimensione diversa. I reparti che si occupano delle strutture devono dimostrare di lavorare in modo più efficiente, mentre gli SLA (accordi sul livello di servizio) stanno diventando sempre più rigidi. Gli uffici devono funzionare alla perfezione, gli appaltatori devono collaborare senza intoppi e ai dipendenti va offerta un’esperienza che li invogli a tornare in ufficio.
È ancora troppo presto per dare percentuali precise
Le aspettative sull’IA sono alte, a volte anche troppo. Si parla facilmente di aumenti di efficienza dal cinquanta al sessanta per cento, ma la realtà è più sfumata. «In un ambito questi miglioramenti si vedono, in un altro no», ammette Van Tessel. «L’ambizione c’è di sicuro, ma siamo ancora in una fase iniziale quando si tratta di attribuire percentuali precise a ogni cosa.»
Ghyssaert è molto chiaro su dove l’IA farà la differenza. In sostanza, la gestione delle strutture ruota attorno a inventario, documenti, contratti e richieste di assistenza che devono essere risolte rapidamente. Anche con un buon software, quel processo è ancora in gran parte manuale. «Un assistente basato sull’intelligenza artificiale che affianca un dipendente nel sistema, rispondendo alle domande e offrendo consigli e supporto, può ridurre sei ore di ricerca a pochi minuti.»
Un esempio pratico: un’organizzazione con centinaia di sedi, in cui il reparto facilities deve prima consultare contratti, dati storici e informazioni sulle risorse per metà di tutti i guasti non appena arriva una segnalazione. Un assistente basato sull’intelligenza artificiale può quindi valutare l’urgenza e consigliare quale appaltatore e quale approccio siano più adatti. In questo modo, il sistema utilizza le informazioni contrattuali, gli SLA, i dati storici sulle risorse e gli ordini di lavoro precedenti. I ticket che prima rimanevano aperti per sei giorni ora vengono gestiti entro sei ore. Ghyssaert spiega: «Se a questo si aggiunge una knowledge base, la soluzione a volte può essere completamente self-service. Non serve nessun tecnico, il problema si risolve in sei minuti».
Energia, luoghi di lavoro e la fine dei silos di dati
Spacewell opera in tre ambiti di prodotto — Workplace, Asset ed Energy — ognuno con le proprie applicazioni e app, ma tutti basati sulla stessa piattaforma di intelligenza artificiale. Nella gestione energetica, l’attenzione è rivolta a milioni di dati relativi a consumi e produzione. L’intelligenza artificiale filtra le anomalie, genera report e rende immediatamente disponibili le informazioni utili. Senza questo supporto, un dipendente dovrebbe monitorare i dati a tempo pieno.
In workplace management, Spacewell helps organizations make better use of their square meters. In expensive office locations such as London or Amsterdam, every unused workspace counts. With their Workplace AI Assistant, employees can use a chat-based interface, by typing or speaking naturally, to find and book the right room. Meanwhile, real estate and workplace professionals can explore insights and test space-planning scenarios with a virtual assistant.“Instead of hiring a consultant, you have the analysis available immediately,” says Ghyssaert.
Forse lo sviluppo più importante è l’eliminazione dei silos di dati. Spacewell può anche utilizzare i dati dei sensori relativi all’occupazione e alla qualità dell’aria per pianificare i servizi di ristorazione, pulizia e sicurezza. Un unico set di dati diventa rilevante contemporaneamente in diversi ambiti della struttura. «L’intelligenza artificiale può individuare relazioni tra diverse fonti di dati che un essere umano riuscirebbe a scoprire solo dopo settimane», afferma Ghyssaert. «E presto tutto questo sarà disponibile in tempo reale.»
La gestione delle strutture merita un posto al tavolo delle decisioni
Spacewell positions itself as an enterprise partner that does not offer AI as a standalone feature, but integrates it into every workflow. With every new functionality, the question is asked what role AI can play. The emphasis is on European compliance and reliability, which is a deliberate point of differentiation compared with startups that may have technology, but lack customer data and sector knowledge.
Per i responsabili delle strutture che hanno ancora dei dubbi, il messaggio di Van Tessel è chiaro: per prendere decisioni più intelligenti servono strumenti migliori, e gli edifici stanno diventando sempre più complessi. “Il futuro della gestione delle strutture non sta nell’avere più persone o più sistemi, ma in un supporto più intelligente in ogni decisione.”
Ghyssaert guarda oltre: «I professionisti della gestione delle strutture stanno uscendo dai sotterranei. Stanno diventando parte integrante dei processi chiave di ogni azienda e meritano un posto nella sala del consiglio. Un settore che si è evoluto lentamente per decenni è ora all’inizio di una fase di accelerazione che lo trasformerà per sempre».
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