¿Qué funcionalidad esperar de un software de reserva de salas y escritorios?
En la era actual de espacios de trabajo híbridos, en la que muchos empleados reparten su tiempo entre la oficina y el teletrabajo, es esencial que las empresas que quieran mantenerse a la vanguardia cuenten con un software de reserva de espacios de trabajo bien diseñado. Proporcionar un lugar de trabajo por el que valga la pena desplazarse a diario implica crear un entorno laboral flexible que fomente la colaboración y la productividad, al tiempo que facilita el acceso a las herramientas y los recursos adecuados. Una de las herramientas más importantes en este contexto es el software de reserva de salas y escritorios. En este blog y en la infografía asociada se analizan las funcionalidades y capacidades esenciales que los empleados y los gestores de espacios de trabajo deberían esperar de un software de reservas que satisfaga sus necesidades.
Infografía gratuita
10 consideraciones clave para seleccionar un software de reserva de espacios de trabajo
10 consideraciones clave para seleccionar un software de reserva de espacios de trabajo
Características esenciales de un software de reserva de lugares de trabajo
Desde el punto de vista de los empleados:
- Facilidad para reservar
Reservar un escritorio, una sala o un servicio a través de los distintos puntos de contacto debería ser intuitivo y sencillo. En función de sus preferencias personales y de su ubicación, los empleados deberían poder reservar a distancia (a través de su teléfono inteligente, por ejemplo, o de una interfaz web con sincronización con Google y Outlook) o in situ (mediante grandes pantallas táctiles, como quioscos interactivos situados en zonas de gran afluencia, paneles de sala fuera de los espacios de reunión o escaneado rápido de códigos QR).
- Todo en uno
Los empleados deberían poder reservar todo lo que necesitan en un único lugar, incluidos espacios, servicios, plazas de aparcamiento y equipamientos. El concepto de «todo en uno» ahorra tiempo a los empleados y crea una experiencia de reserva fluida.
- Posibilidad de encontrar a los colegas
La capacidad de encontrar colegas a partir de sus reservas resulta muy útil para el trabajo de colaboración en grupo. Encontrar la ubicación de la oficina y acceder a los compañeros y equipos para el trabajar en grupo es eficaz cuando se integra en el software de reserva de lugares de trabajo.
- Interfaz de planos digitales y filtrado eficaz
Los planos de planta digitales con información superpuesta (ocupación, confort, calidad del aire) constituyen otra funcionalidad útil para mejorar la eficacia del software de reserva de salas y escritorios. La interfaz debería incluir múltiples filtros para ajustar el proceso de búsqueda y ofrecer diversas opciones de ubicación, tipo y tamaño del espacio, disponibilidad y equipamientos.
Desde el punto de vista del gestor del lugar de trabajo/gestor de instalaciones:
- Reservas para grupos
Las reservas de grupos facilitan el trabajo colaborativo que se beneficia de la proximidad de los miembros del equipo. Un software de reserva de espacios de trabajo debería ofrecer herramientas que permitan configurar fácilmente las reservas de grupos.
- Integración de IWMS
Una buena gestión y mantenimiento de las instalaciones suele implicar una combinación de servicios hard y soft. El software de reservas debería integrarse plenamente con una plataforma más amplia de gestión de instalaciones (IWMS o sistema de gestión integrada del espacio de trabajo) en aspectos como las órdenes de trabajo, la gestión de existencias y los servicios de recepción, con el fin de agilizar el proceso de registro de las visitas y garantizar la fluidez de las operaciones.
- Integración de datos procedentes de sensores
La integración de datos de sensores (opcional) permite una mayor transparencia, decisiones mejor fundamentadas y una experiencia más personalizada en el lugar de trabajo. Los sensores conectados en red proporcionan información en directo, que dan a los ocupantes acceso directo a los datos en tiempo real relativos a la ocupación del espacio y las condiciones ambientales como la temperatura y la calidad del aire. Con esta información al alcance de la mano, los empleados pueden elegir al instante los espacios que más les convienen.
- Reglas cerebrales
Un software de reservas debería tener la capacidad de establecer reglas configurables para mejorar el uso de los recursos y la experiencia de los ocupantes. Por ejemplo, debería poder crear reglas para cancelar automáticamente las reservas cuando las salas o los escritorios queden vacíos, o para recibir notificaciones sobre próximas reuniones, niveles de confort, etc.
- Información sobre la ocupación
Por último, la estructura de las oficinas modernas ha cambiado y la gestión eficaz de la ocupación resulta esencial. El uso de un software de reservas que analice la ocupación y la mejora de la utilización de los espacios de trabajo resulta crucial para la gestión de los lugares de trabajo, ya que facilita la visualización y el análisis de la ocupación semanal, mensual y también a largo plazo.
Seleccionar un software de reserva de espacios de trabajo – En conclusión
La implantación de un software sólido de reserva de espacios de trabajo se ha convertido en algo habitual para la mayoría de las organizaciones. Sin embargo, seleccionar y elegir el software de reserva de salas y escritorios adecuado que maximice la productividad y la eficacia operativa requiere algo más que una simple funcionalidad. Los elementos interactivos como la integración de sensores, la información sobre la ocupación y la capacidad de aplicar reglas cerebrales deberían ser herramientas esenciales para mejorar el desarrollo del lugar de trabajo. Un software de reservas del espacio de trabajo debería integrarse perfectamente con las operaciones del lugar de trabajo con el fin de ofrecer una excelente experiencia al usuario y mejorar el rendimiento de la empresa.
