Välj en sida
Generic selectors
Exact matches only
Search in title
Search in content

Optimera kontorsutrymmet för nya sätt att arbeta [del 3 i serien om hybridkontoret]

Bloggserie av Nicole Weygandt, Ph.D.
2 april 2021

En betydelsefull fråga för en återgång till kontoret är hur mycket utrymme företag kommer att behöva när de (potentiellt) inför mer flexibla arbetssätt. Svaret kan ha stor ekonomisk betydelse: näst efter lönerna kan fastigheterna vara en av de största kostnadsskapande faktorerna för företag, särskilt i kunskapsbranscher.1 Eftersom hyreskontrakt brukar ha lång löptid kan överflödigt utrymme i områden med höga hyror leda till åratal av onödiga utgifter, medan trängsel kan ha en negativ inverkan på de anställdas produktivitet. Att hitta rätt balans är därför en av de största utmaningar som fastighetsansvariga står inför i den nuvarande situationen.

Optimera kontorsutrymmen för nya arbetssätt

Utmaningar när det gäller att planera kontorsbehov i en hybridbaserad värld

Covid-19 och det ökade distansarbetet har gjort det enormt mycket svårare att planera kontorsutrymmet,2 vilket innebär en unikt svår uppgift för företag som vill optimera sin utrymmesanvändning.

Den första konsekvensen av pandemin var att den ledde till betydande förändringar av antalet anställda. Å ena sidan har många företag tvingats minska arbetsstyrkan eller införa anställningsstopp. Med färre anställda totalt förväntar sig företag i negativt påverkade branscher att behöva mindre utrymme i framtiden, även bortsett från förändringar i platsanvändning eller distansarbete. Samtidigt, särskilt i tekniksektorn, har vissa företag upplevt en explosiv tillväxt och förväntar sig att utöka sina arbetsstyrkor, ofta på nya platser. För dem är en nyckelfråga hur snabbt de kommer att fortsätta att expandera när ekonomin återhämtar sig.

Samtidigt kompliceras utrymmesberäkningen av den potentiella ökningen av distans- eller hybridarbete. Det senaste året har många företag upptäckt att vissa arbetsfunktioner eller arbetsuppgifter kan skötas lika bra hemma som på kontoret (och ibland kanske till och med bättre). Eftersom undersökningar bland anställda pekar på en större efterfrågan på att kunna arbeta hemma åtminstone en del av tiden bedömer arbetsgivare nu vilken inverkan en delvis distansarbetande arbetsstyrka kan få på behovet av kontorslokaler.

Vid första påseende skulle man kunna tänka sig att hybridarbetet helt enkelt innebär mindre kontorsyta, men efterfrågan kanske inte är så okomplicerad. Behovet av utrymme kan vara ett helt annat för ett företag som tilldelar anställda specifika dagar att arbeta på kontoret än för ett där anställda väljer vilka dagar (eller till och med klockslag) då de kommer att göra sin pendlingsresa. I det senare fallet skulle kontorsefterfrågan kunna vara mycket skiftande eller ojämnt fördelad mellan olika klockslag och dagar. Kanske kommer de flesta anställda att välja att komma in på fredagar så att de kan träffas, vilket leder till stor efterfrågan på utrymme, och välja att stanna hemma på måndagar och för att gå igenom sin e-post, vilket resulterar i att kontoret nästan står tomt.

Denna fråga om arbetsuppgifter innebär en tredje utmaning som uppkommer genom hybridarbetets tillväxt (som kommer att diskuteras mer ingående i nästa bloggartikel): behovet av att hantera olika arbetssätt på kontoret. En vanlig förväntning på framtidens kontor är att det alltmer kommer att bli ett nav för samarbete och sociala kontakter,³ medan det enskilda fokuserade arbetet till stor del förflyttas till andra platser. Beroende på storleken på och planeringen av de samarbetsutrymmen som anställda väljer att använda på kontoret kan den mängd utrymme som används per person i själva verket öka i detta scenario i förhållande till ett arbetsplatsbaserat kontor – men det återstår ännu att se hur stor denna förändring blir.

Bärbar dator med programvara för utnyttjande av utrymmen

Spårning av faktisk kontorsanvändning

Den ovanstående diskussionen visar på vidden av den utmaning som fastighetsansvariga står inför: de flesta företag förväntar sig förändringar i arbetssätt som väsentligt skulle kunna påverka behovet av kontorsutrymme, men många av trenderna går åt olika håll. Dessutom är det oklart hur varaktiga dessa trender kommer att bli. Det kommer regelbundna rapporter om ”Zoom-trötthet”, och även lockelsen hos hybrid- eller distansarbete kan komma att avta med tiden.

Under dessa omständigheter är det bästa sättet att planera för och anpassa sig till arbetsplatsförändringar att samla in och analysera högkvalitativa data om hur kontoret faktiskt används. Olika typer av sensorer kan spåra beläggning och användning av utrymmen och avslöja mönster, till exempel:

    • Vilka samarbetsutrymmen som är mest populära och vilka som står tomma.
    • Om kontorsarbetsplatser faktiskt tillhör det förflutna eller om anställda i själva verket använder kontoret som ett ställe att ta sig till för att komma bort från distraktionerna i hemmet.
    • Om valet att jobba hemma eller på kontoret påverkas av årstiderna, och vissa väljer att gå över helt till kontoret för att få tillgång till bättre luftkonditionering eller uppvärmning.
    • Om hybridarbetets trender är likadana överallt.

Det är viktigt att påpeka att själva sensorerna bara är en del av lösningen. Förmågan att fatta väl underbyggda beslut om fastighetsbestånd är i slutändan beroende av analysverktygens kvalitet och av hur lätt det är att omsätta rena data i användbara insikter. Med andra ord är det lika viktigt att välja rätt analysplattform som det är att välja rätt sensor.

Denna artikel ingår i en serie om hur arbetsplatsteknik kan möjliggöra ett hybridkontor och förändra sättet att arbeta. Om du har frågor eller vill komma i kontakt med oss är du välkommen att höra av dig till mig via LinkedIn eller kontakta något av våra kontor för att få mer information.

Av Nicole Weygandt, Ph.D.

Head of Strategic Development på Spacewell

Dr. Weygandt är Head of Strategic Development på Spacewell och har professionell erfarenhet inom finans, energi och högre utbildning. Hon arbetade tidigare som forskningschef vid rådgivningsföretaget Taylor-DeJongh för projektfinansiering och har haft stipendier vid Princeton University och Northwestern University. Dr. Weygandt fick sin doktorsexamen från Cornell University och har grad från Georgetown University och University of Chicago.

Vi är intresserade av frågor och idéer om scenarion att diskutera och välkomnar dig att ta kontakt på LinkedIn eller att skicka kommentarer genom att använda kontaktknappen nedan.

  1. JLL:s 3-30-300-regel är en tumregel för proportionella kostnader för resurser, hyra respektive löner. JLL (sept. 2016), ”A surprising way to cut real estate costs.” https://www.us.jll.com/en/trends-and-insights/workplace/a-surprising-way-to-cut-real-estate-costs
  2. En nyligen genomförd undersökning från CBRE visade att 80 procent av hyresgästerna förväntade sig att minska sitt kontorsutrymme inom tre till fem år. CBRE Research (feb. 2021), ”Tomorrow’s Office: Future Directions for Portfolio and Workplace Strategy” https://www.cbre.co.uk/research-and-reports/EMEA-Tomorrows-Office-Future-Directions-for-Portfolio-and-Workplace-Strategy-February-2021
  3. McKinseys undersökningar har visat att två tredjedelar av de tillfrågade förväntar sig att omorganisera sina kontor för att gå från individuella utrymmen till samarbetsutrymmen. McKinsey Global Institute (februari 2021). “The future of work after COVID-19,” https://www.mckinsey.com/featured-insights/future-of-work/the-future-of-work-after-covid-19