Selecteer een pagina
Generic selectors
Exact matches only
Search in title
Search in content

De kantooroppervlakte afstemmen op nieuwe manieren van werken [Het hybride kantoor – deel 3]

Blogreeks door Nicole Weygandt, Ph.D.
2 april 2021

Een belangrijke vraag in verband met de terugkeer naar het kantoor is hoeveel ruimte bedrijven nodig zullen hebben als ze (eventueel) meegaan in de trend van flexibelere manieren van werken. Het antwoord op die vraag kan aanzienlijke financiële gevolgen hebben: na de lonen kan vastgoed namelijk een van de grootste kosten zijn voor bedrijven, met name in de kennisindustrie.1 Omdat bedrijven vaak een huurcontract op lange termijn aangaan, kan onbenutte ruimte in regio’s met hoge huurprijzen leiden tot jarenlange onnodige kosten. Anderzijds kan overbevolking op kantoor negatieve gevolgen hebben voor de productiviteit van de medewerkers. Eén van de grootste uitdagingen waarmee vastgoedteams momenteel geconfronteerd worden is dan ook het vinden van de juiste balans.

Optimalisatie van de kantoorruimte voor de nieuwe manieren van werken

Uitdagingen bij het inschatten van kantoorbehoeften in een hybride wereld

COVID-19 en de toename van telewerk hebben de prognoses voor kantoorruimtes enorm verstoord2 en vormen een grote uitdaging voor bedrijven die hun kantooroppervlakte willen optimaliseren.

Het eerste gevolg van de pandemie was de ingrijpende verandering in de tewerkstelling. Veel bedrijven werden immers gedwongen om te snoeien in hun personeelsbestand of nieuwe aanwervingen uit te stellen. Nu ze over het algemeen minder medewerkers in dienst hebben, verwachten bedrijven in sterk geïmpacteerde sectoren dat ze in de toekomst minder kantoorruimte nodig zullen hebben, zelfs als ze geen rekening houden met een andere indeling van de werkplekken of telewerk. Anderzijds kennen sommige bedrijven, bijvoorbeeld in de technologiesector, een explosieve groei en verwachten ze hun personeelsbestand te moeten uitbreiden, vaak op nieuwe locaties. Een belangrijke vraag voor hen is in hoeverre die groei zich zal doorzetten naarmate de economie zich herstelt.

Tegelijkertijd maakt de mogelijke toename van telewerk of hybride werk het bedrijven moeilijk om in te schatten hoeveel kantoorruimte ze precies nodig hebben. Het afgelopen jaar hebben veel bedrijven immers ontdekt dat sommige functies of taken net zo goed (zo niet beter) thuis kunnen worden uitgevoerd als op kantoor. Ook uit medewerkersenquêtes blijkt dat de vraag naar thuiswerk toeneemt, waardoor werkgevers zullen moeten nadenken over de manier waarop gedeeltelijk telewerk de vraag naar kantoorruimte beïnvloedt.

Op het eerste gezicht zou men kunnen denken dat hybride werk tot een kleinere kantooroppervlakte leidt, maar het verband tussen de twee blijkt toch niet zo rechtlijnig te zijn. De behoefte aan kantoorruimte van een bedrijf dat zijn medewerkers verplicht om bepaalde dagen op kantoor te werken zal sterk verschillen van die van een bedrijf waar medewerkers zelf kunnen kiezen welke dagen (of zelfs uren) ze op kantoor werken. In dat laatste scenario kan de vraag naar kantoorruimte sterk fluctueren of ongelijk verdeeld zijn over verschillende tijdstippen en dagen. De meeste medewerkers zullen er bijvoorbeeld voor kiezen om op vrijdagen naar kantoor te komen om bij te praten met collega’s, wat leidt tot een grote vraag naar kantoorruimte. Anderzijds zullen velen ervoor kiezen om op maandagen thuis te werken – bijvoorbeeld om hun mailbox bij te werken – waardoor het kantoor grotendeels leeg blijft.

Zo komen we bij een derde uitdaging die voortvloeit uit de toename van hybride werk (die we uitvoeriger zullen bespreken in de volgende blogpost): de noodzaak om tegemoet te komen aan verschillende manieren van werken op kantoor. Een algemene verwachting over het kantoor van de toekomst is dat het in toenemende mate een hub zal worden om samen te werken en collega’s te ontmoeten,³ en dat individueel, gefocust werk voornamelijk op afstand zal gebeuren. Afhankelijk van de grootte en de indeling van de collaboratieve ruimtes die de medewerkers op kantoor gebruiken, zou de gebruikte oppervlakte per persoon in dit scenario groter kunnen zijn dan bij een kantoor met traditionele werkplekken. Het is echter nog niet duidelijk hoe groot de impact daarvan is.

Laptop met software voor ruimtegebruik

Het feitelijke kantoorgebruik monitoren

Dit alles toont aan dat vastgoedteams voor enorme uitdagingen staan: de meeste bedrijven verwachten grote veranderingen in de manier van werken die hun behoefte aan kantoorruimte aanzienlijk kunnen beïnvloeden. Bovendien zijn veel van die trends tegenstrijdig en is het nog niet duidelijk in hoeverre ze zullen standhouden. Net zoals er momenteel veel berichten verschijnen over ‘Zoom-moeheid’, zou het kunnen dat de aantrekking van hybride of telewerk na verloop van tijd afneemt.

Dus, hoe kunnen bedrijven onder deze omstandigheden inschatten hoeveel ruimte ze nodig zullen hebben? De beste aanpak is om hoogwaardige data over het feitelijke gebruik van het kantoor te verzamelen en te analyseren. Er zijn bijvoorbeeld sensoren die de bezetting en het gebruik van ruimtes kunnen monitoren en zo bepaalde patronen kunnen blootleggen:

    • Welke collaboratieve ruimtes zijn het populairst en welke blijven leegstaan?
    • Behoren traditionele werkplekken nu echt tot het verleden, of beschouwen medewerkers het kantoor eigenlijk als een plek om even weg te zijn van de afleiding van thuis?
    • Wordt de keuze voor thuis- of kantoorwerk beïnvloed door de seizoenen, waarbij sommigen ervoor kiezen om voltijds op kantoor te werken omwille van betere airconditioning of verwarming?
    • Zijn de trends rond hybride werk terug te vinden op alle locaties?

Daarbij moet opgemerkt worden dat sensoren op zich slechts een deel van de oplossing zijn. Het vermogen om onderbouwde beslissingen te nemen hangt uiteindelijk af van de kwaliteit van de analytische tools en het gemak waarmee ruwe data vertaald kan worden in nuttige inzichten. Met andere woorden: het juiste analyseplatform is net zo belangrijk als de juiste sensor.

Deze blogpost maakt deel uit van onze reeks over de manier waarop werkplektechnologieën het hybride kantoor en de veranderende manieren van werken kunnen bevorderen.

Door Nicole Weygandt, Ph.D.

Dr. Weygandt is het voormalige Hoofd Strategische Ontwikkeling bij Spacewell en beschikt over professionele ervaring in finance, energie en hoger onderwijs. Hiervoor werkte ze als Hoofd Onderzoek bij het financiële adviesbureau Taylor-DeJongh en was ze als onderzoekster actief aan de Princeton University en de Northwestern University. Dr. Weygandt behaalde haar Ph.D. aan de Cornell University en is afgestudeerd aan de Georgetown University en de University of Chicago.

We staan open voor vragen en ideeën en nodigen u uit om reacties te plaatsen via de onderstaande contactknop.

  1. De 3-30-300-regel van JLL is een vuistregel voor de proportionele kosten van respectievelijk nutsvoorzieningen, huur en lonen. JLL (Sept. 2016), “A surprising way to cut real estate costs.” https://www.us.jll.com/en/trends-and-insights/workplace/a-surprising-way-to-cut-real-estate-costs
  2. Uit een recent onderzoek van CBRE is gebleken dat 80% van de huurders verwacht hun kantooroppervlakte in de komende 3-5 jaar te verkleinen. Onderzoek van CBRE (Feb. 2021), “Tomorrow’s Office: Future Directions for Portfolio and Workplace Strategy” https://www.cbre.co.uk/research-and-reports/EMEA-Tomorrows-Office-Future-Directions-for-Portfolio-and-Workplace-Strategy-February-2021
  3. Uit onderzoek van McKinsey is gebleken dat twee derde van de respondenten verwacht dat ze hun kantoren zullen aanpassen en van individuele ruimtes naar samenwerkingsruimtes zullen gaan. McKinsey Global Institute (feb. 2021). “The future of work after COVID-19,” https://www.mckinsey.com/featured-insights/future-of-work/the-future-of-work-after-covid-19

Verwante berichten

Is uw kantoor klaar voor het hybride werken? Doe de test.