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Optimierung der Bürofläche für neue Arbeitsweisen [Teil 3 der Blogreihe zum Thema „Hybridbüro“]

Blog-Reihe von Nicole Weygandt, Ph.D.
2. April 2021

Bei der Rückkehr ins Büro stellt sich die wichtige Frage, wie viel Platz Unternehmen benötigen, wenn sie (möglicherweise) flexiblere Arbeitsformen einführen. Die Antwort kann erhebliche finanzielle Auswirkungen haben: Neben den Personalkosten können Immobilien einer der größten Kostentreiber für Unternehmen sein, insbesondere in wissensbasierten Branchen.1 Da Mietverträge in der Regel langfristig abgeschlossen werden, kann Platzverschwendung in Gegenden mit hohen Mietpreisen zu jahrelangen unnötigen Kosten führen, während eine Überbelegung negative Auswirkungen auf die Produktivität der Mitarbeiter haben kann. Das richtige, ausgewogene Verhältnis zu finden, ist daher eine der größten Herausforderungen für Immobilienteams im gegenwärtigen Umfeld.

Optimierung der Bürofläche für neue Arbeitsweisen

Herausforderungen bei der Planung des Bürobedarfs in einer hybriden Welt

Die Corona-Pandemie und die Ausweitung der Telearbeit haben Prognosen für den Bürobedarf erheblich durcheinandergewirbelt.2 Dies stellt Unternehmen, die ihren Platzbedarf optimieren wollen, vor eine einzigartige Herausforderung.

Die erste Folge der Pandemie war der Umgang mit erheblichen Änderungen bei den Beschäftigungszahlen. Einerseits waren viele Unternehmen gezwungen, Personal abzubauen oder einen Einstellungsstopp zu verhängen. Mit insgesamt weniger Mitarbeitern erwarten Unternehmen in den betroffenen Branchen, dass sie in Zukunft weniger Platz benötigen, selbst wenn man von Änderungen bei der Sitzordnung oder der Telearbeit absieht. Gleichzeitig haben einige Firmen, vor allem im Technologiesektor, ein explosives Wachstum verzeichnet und gehen davon aus, dass sie ihre Belegschaft erweitern, oft an neuen Standorten. Für sie lautet die Schlüsselfrage, wie schnell sie weiter expandieren werden, wenn sich die Wirtschaft erholt.

Zugleich wird die Raumberechnung durch eine mögliche Ausweitung der Tele- oder Hybridarbeit erschwert. Im Laufe des letzten Jahres haben viele Unternehmen entdeckt, dass einige Arbeitsstellen oder Aufgaben genauso gut (wenn nicht sogar besser) von zu Hause aus erledigt werden können statt im Büro. Da in Mitarbeiterumfragen immer mehr Arbeitnehmer angeben, zumindest zeitweise von zu Hause aus arbeiten zu wollen, denken Arbeitgeber nun über die Auswirkungen einer teilweise tele-arbeitenden Belegschaft auf den Bürobedarf nach.

Auf den ersten Blick könnte man meinen, dass hybrides Arbeiten einfach eine kleinere Bürofläche bedeutet, aber die Nachfrage könnte sich als nicht so einfach herausstellen. Der Platzbedarf wird für ein Unternehmen, das seinen Mitarbeitern bestimmte Tage für die Arbeit im Büro zuweist, ganz anders sein als für ein Unternehmen, in dem die Mitarbeiter selbst entscheiden, an welchen Tagen (oder sogar Stunden) sie zur Arbeit pendeln. Im letzteren Fall könnte die Büronachfrage sehr stark schwanken oder ungleichmäßig über verschiedene Zeiten und Tage verteilt sein. Vielleicht entscheidet sich die Mehrheit der Mitarbeiter dafür, freitags zu kommen, um Kontakte zu knüpfen, was zu einer hohen Raumnachfrage führt. Gleichzeitig bleiben die meisten Mitarbeiter dafür montags vielleicht lieber zu Hause, um E-Mails zu beantworten, was wiederum ein fast leeres Büro zur Folge hätte.

Die Frage nach den Aufgaben wirft eine dritte Herausforderung auf, die sich aus der Zunahme des hybriden Arbeitens ergibt (auf die wir im nächsten Blog-Beitrag ausführlicher eingehen werden): die Notwendigkeit der Unterbringung unterschiedlicher Arbeitsstile im Büro. Eine gängige Erwartung im Hinblick auf das Büro der Zukunft ist, dass es zunehmend ein Zentrum für Zusammenarbeit und Geselligkeit sein wird, während sich die individuelle, fokussierte Arbeit weitgehend an entfernte Standorte verlagert. Je nach Größe und Grundriss der von den Mitarbeitern im Büro genutzten Gemeinschaftsräume könnte sich die pro Person genutzte Fläche in diesem Szenario im Vergleich zu einem arbeitsplatzbasierten Büro tatsächlich erhöhen – das Ausmaß dieser Veränderung bleibt jedoch abzuwarten.

Laptop mit Raumnutzungssoftware

Verfolgung der tatsächlichen Büronutzung

Die vorangegangene Diskussion verdeutlicht das Ausmaß der Herausforderung, vor der Immobilienteams stehen: Die meisten Unternehmen erwarten Veränderungen bei der Arbeitsweise, die den Bedarf an Bürofläche erheblich beeinflussen könnten, aber viele der Trends weisen in entgegengesetzte Richtungen. Außerdem ist unklar, wie dauerhaft diese Trends sein werden. So wie es immer wieder Berichte über „Zoom-Müdigkeit“ gibt, kann auch die Attraktivität von Hybrid- oder Telearbeit mit der Zeit nachlassen.

Unter diesen Umständen lassen sich Veränderungen am Arbeitsplatz am besten planen und flexibel damit umgehen, indem hochwertige Daten zur tatsächlichen Büronutzung erfasst und analysiert werden. Verschiedenartige Sensoren können die Belegung und Nutzung von Räumen verfolgen und Muster aufdecken, wie z. B:

    • Welche Gemeinschaftsräume sind am beliebtesten und welche sind leer?
    • Gehören Arbeitsplätze wirklich der Vergangenheit an oder betrachten Mitarbeiter das Büro vielmehr als einen Ort, an dem sie den Ablenkungen zu Hause entkommen können?
    • Wird die Entscheidung, von zu Hause oder vom Büro aus zu arbeiten, von den Jahreszeiten beeinflusst (wobei sich einige dafür entscheiden, ganz im Büro zu arbeiten, um Zugang zu einer besseren Klimaanlage oder Heizung zu haben)?
    • Und schließlich: Sind die Trends zum hybriden Arbeiten tatsächlich an allen Standorten gleich?

Dabei ist entscheidend, dass Sensoren selbst nur eine Teillösung darstellen. Die Fähigkeit, fundierte Portfolio-Entscheidungen zu treffen, hängt letztlich von der Qualität der Analysetools und der Einfachheit der Übertragung von Rohdaten in nützliche Erkenntnisse ab. Mit anderen Worten: Die Wahl der richtigen Analyseplattform ist genauso wichtig wie die Wahl des richtigen Sensors.

Dieser Beitrag ist Teil einer Reihe über Möglichkeiten, wie Arbeitsplatztechnologien ein hybrides Büro und veränderte Arbeitsweisen ermöglichen können. Wenn Sie Fragen haben oder sich an mich wenden möchten, erreichen Sie mich über LinkedIn oder kontaktieren Sie eine unserer Niederlassungen, um mehr zu erfahren.

Von Nicole Weygandt, Ph.D.

Leiterin Strategische Entwicklung bei Spacewell

Dr. Weygandt ist Leiterin Strategische Entwicklung bei Spacewell und verfügt über Berufserfahrung in den Bereichen Finanzen, Energie und Hochschulbildung. Zuvor arbeitete sie als Forschungsleiterin bei der Projektfinanzierungs-Beratungsfirma Taylor-DeJongh und hatte Forschungsstipendien an der Princeton University und der Northwestern University. Dr. Weygandt erhielt ihren Doktortitel von der Cornell University und hat Abschlüsse von der Georgetown University und der University of Chicago.

Wir freuen uns über Fragen und Ideen zu Szenarien, die in die Diskussion aufgenommen werden können. Hierzu können Sie sich über LinkedIn verbinden oder Ihre Kommentare über den Kontakt-Link unten einreichen.

  1. Die 3-30-300-Regel von JLL stellt eine Faustregel für die anteiligen Kosten für Nebenkosten, Miete und Lohnkosten dar. JLL (Sept. 2016), “Tomorrow’s Office: Future Directions for Portfolio and Workplace Strategy” („Ein überraschender Weg zur Senkung der Immobilienkosten.“) https://www.us.jll.com/en/trends-and-insights/workplace/a-surprising-way-to-cut-real-estate-costs
  2. Eine kürzlich durchgeführte CBRE-Umfrage ergab, dass 80 % der Nutzer davon ausgehen, in den nächsten 3 bis 5 Jahren ihren Büroflächenbedarf zu reduzieren. CBRE Research (Feb. 2021), “Tomorrow’s Office: Future Directions for Portfolio and Workplace Strategy” („Das Büro von morgen: Zukünftige Wege zur Portfolio- und Arbeitsplatzstrategie“) https://www.cbre.co.uk/research-and-reports/EMEA-Tomorrows-Office-Future-Directions-for-Portfolio-and-Workplace-Strategy-February-2021
  3. Umfragen von McKinsey haben ergeben, dass zwei Drittel der Befragten erwarten, dass sie ihre Büros neu konfigurieren werden, um von individuellen Räumen zu kollaborativen Räumen zu wechseln. McKinsey Global Institute (Feb. 2021). “The future of work after COVID-19,” („Die Zukunft der Arbeit nach COVID-19,“) https://www.mckinsey.com/featured-insights/future-of-work/the-future-of-work-after-covid-19
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