Een smart building voor een nieuwe werkcultuur bij AXA België

Voor AXA België is een smart building een middel om een doel te bereiken. In haar nieuwe hoofdkantoor in het centrum van Brussel heeft de toonaangevende verzekeringsmaatschappij een nieuwe manier van werken mogelijk gemaakt, ondersteund door de smart building-technologie van Spacewell, in een ruimte-efficiënt, gebruikersgericht en gemakkelijk toegankelijk gebouw.

Werkplekratio van 0,6

1.540 werkplekken voor 2.600 personeelsleden in een dynamische werkomgeving met verschillende gedeelde ruimtes en een werkplekratio van 0,6

BREEAM-gecertificeerd

De vermindering van het oppervlak in het smart building van AXA Belgium is de belangrijkste milieuparaat

46.500 m² slimme ruimte

AI-gestuurde technologie triggert acties in real time, aangedreven door onderliggend FMIS

Miniatuurafbeelding van de getuigenisvideo over het smart building van AXA

Winnaar Verdantix Innovation Awards 2020

Dit project leverde AXA Belgium een IFMA Facility Project of the Year 2019-nominatie op.

Tot 2017 huurde AXA België een gebouw in Watermael-Boitsfort, aan de rand van Brussel. Ze hebben goed nagedacht voordat ze naar het stadscentrum verhuisden. „Het idee om een andere aanpak te kiezen ontstond al in 2012”, aldus Raf Boterdaele, hoofd Gebouwen- en Faciliteitenbeheer bij AXA. „We waren op zoek naar een oplossing die op lange termijn de mobiliteit van het personeel ten goede zou komen.”

Ze kozen voor het voormalige hoofdkantoor van Engie Electrabel aan de Place du Trône. Het historische gedeelte van het gebouw – dat ooit als hotel dienstdeed – bleef behouden, de tweede vleugel onderging een grondige renovatie en een derde deel bestond uit een nieuw gebouw, met een horizontale in plaats van een verticale structuur. Dit zorgt voor meer interactie tussen de medewerkers.

Het resultaat is een gebouw met een groot horizontaal oppervlak, in totaal maar liefst 50.000 vierkante meter, waarvan 35.000 vierkante meter wordt ingenomen door kantoren en het centrale forum met het bedrijfsrestaurant. „Het is een modern kantoorgebouw, maar wel een met karakter, met een verhaal,” aldus Raf Boterdaele.

“Bovendien biedt de locatie een enorme meerwaarde op het vlak van mobiliteit. Ons uitgangspunt tijdens het ontwerpproces was dat het gebouw eenvoudig bereikbaar moest zijn met het openbaar vervoer, zodat werknemers sneller geneigd zouden zijn om een alternatief voor hun eigen wagen te gebruiken. Het centrale treinstation ligt op wandelafstand. Letterlijk voor onze deur zijn er bus- en metrohaltes. Daarnaast hebben we een grote fietsenstalling voorzien, met een doucheruimte voor wie zich na het fietsen even wil opfrissen.”

AXA België stapte al in 2014 over op de Nieuwe Manier van Werken, waarbij medewerkers ook de mogelijkheid kregen om vanuit huis te werken. „We hebben deze koers in het nieuwe gebouw consequent gevolgd,” legde Raf uit. „Voor de inrichting van de kantoren hebben we het principe van de activiteitsgerichte werkplek toegepast.”

Dit betekent dat verschillende ruimtes zijn afgestemd op verschillende soorten activiteiten. Zo zijn er vergaderruimtes van diverse groottes, ruimtes voor werk dat volledige concentratie vereist, ruimtes voor informele bijeenkomsten, telefoongesprekken, brainstormsessies, diverse ‘bubbles’ – dit zijn kleine ruimtes met drie stoelen en een klein tafeltje –, dynamische en slimme ruimtes, enzovoort.

“De verhouding van zes werkplekken op tien medewerkers levert meteen een verschil op van enkele duizenden vierkante meter kantoorruimte,” aldus Raf Boterdaele, AXA

AXA België was vooral op zoek naar een oplossing die aanslaat. Op de eerste NWOW-locatie in het Marnix-gebouw beschikte het bedrijf over zeven werkplekken per tien medewerkers. Nu zijn dat er nog maar zes. Er zijn 1.540 werkplekken beschikbaar voor de ongeveer 2.600 medewerkers die naar het kantoor in Brussel komen. „De verhouding van zes werkplekken op tien medewerkers levert meteen een besparing op van enkele duizenden vierkante meter kantoorruimte”, zegt Raf.

“De gevolgen voor het budget zijn enorm. Maar het moet natuurlijk wel haalbaar blijven.” Daarom heeft AXA Belgium een IoT-oplossing in het gebouw geïmplementeerd om het gebruik van kantoren, werkplekken en vergaderzalen nauwlettend te monitoren. Spacewell heeft een oplossing uitgewerkt op basis van het Proximus LoRa-netwerk. Op die manier blijven de IoT-toepassingen volledig gescheiden van de IT-omgeving van AXA Belgium en is er geen invloed op de netwerkbeveiliging.

AXA smart building: bruikbare inzichten

Concreet zijn er in het gebouw 1.850 sensoren geïnstalleerd die de bezetting van werkplekken en vergaderruimtes op dat moment registreren. Om de zes minuten sturen ze via het LoRa-netwerk een rapport naar het IoT-platform. „Door deze gegevens te analyseren, krijgen we inzicht in hoe het personeel de beschikbare infrastructuur gebruikt”, legt Raf uit. „Zo kunnen we de werking van het gebouw verder optimaliseren.” Daarnaast zijn er ongeveer 50 ‘comfortsensoren’. Deze meten onder andere de temperatuur, de luchtvochtigheid en_{het CO₂-gehalte}.

De comfortsensoren verzamelen gegevens die de IoT-oplossing direct online zet, waardoor de applicatie een vorm van kwaliteitscontrole biedt op de technische installaties in het gebouw. Uit de rapporten blijkt onmiddellijk of het verwarmings- en ventilatiesysteem naar behoren functioneert. Een derde onderdeel van het IoT-proces registreert het gebruik van de sanitaire voorzieningen, zodat AXA Belgium onder andere de schoonmaak van deze ruimtes beter kan afstemmen op de werkelijke behoeften van het personeel.

Door de combinatie van renovatie en nieuwbouw kon AXA Belgium de digitale component al vanaf het begin van het project integreren. “Alles is digitaal uitgerust”, zegt Raf. “Overal hangt ledverlichting, er is een bewegingsdetectiesysteem en we hebben het internationaal erkende BREEAM-certificaat voor duurzaamheid behaald.” De vermindering van de benodigde oppervlakte is de belangrijkste milieufactor. Minder kantoren betekent automatisch minder verbruik. “Het smart building-project van AXA België blijft zich voortdurend ontwikkelen. Stap voor stap verzamelen we meer gegevens, zodat we betere analyses kunnen maken om processen te optimaliseren.”

Culturele verandering op de werkplek

Rapportage blijft het belangrijkste criterium. “We streven ernaar om zoveel mogelijk bruikbare informatie te halen uit de gegevens die we verzamelen en analyseren, en dit vormt op zijn beurt de basis voor nieuwe initiatieven.” AXA België overweegt onder andere om een app voor het personeel te ontwikkelen waarin alles is geïntegreerd: het reserveren van een vergaderzaal, het raadplegen van het restaurantmenu, het melden van een technisch probleem, enzovoort.

“Voor het personeel was het echt een enorme verandering,” vervolgt Raf. “Ze werken nu volledig digitaal, maar ook zelfstandig. Resultaten en vertrouwen zijn belangrijker dan het aantal gewerkte uren. Op die manier ondersteunt het nieuwe gebouw ook een belangrijke cultuurverandering.“ AXA is een internationale verzekeringsmaatschappij en vermogensbeheerder met 100 miljoen klanten en 160.000 medewerkers in 62 landen.

Hoe werkt het?

Gegevens worden anoniem verzameld door draadloze sensoren.
De gegevens worden via het LoRa-netwerk naar de gateways verzonden. Het LoRa-netwerk maakt gebruik van een eigen, open frequentie die geen storing veroorzaakt in uw lokale netwerk.
De ruwe sensorgegevens worden verzameld in sensorhubs en van daaruit naar de cloud verzonden.
De cloud voert een gestructureerde verwerking van de gegevens uit (voorbewerking) voordat deze naar Spacewell (Cobundu Platform) worden verzonden.
Spacewell verwerkt deze gegevens en combineert ze met andere gegevensbronnen. Daarnaast houdt het platform de status van de sensoren in de gaten (batterij en signaalsterkte).
Overzichtelijke dashboards bieden de inzichten die nodig zijn voor weloverwogen besluitvorming. Gebruikers krijgen via verschillende kanalen (app, kiosk, Outlook, scherm in de vergaderruimte) begeleiding bij het gebruik van de werkplek, waarbij realtime visualisatie van bezettingsgegevens wordt gecombineerd met reserveringsmogelijkheden.