Het flexkantoor of flex office: welke oplossingen zijn er?

Bedrijven uit de dienstensector zijn zich de afgelopen jaren massaal anders gaan organiseren. Vanwege de coronapandemie, maar ook om in het algemeen te voldoen aan de veranderende verwachtingen van medewerkers, kennen flexibele kantoren een sterke opmars.

Dergelijke nieuwe manieren van werken invoeren is nu een ‘must’ om werknemers aan te trekken en te behouden. Voor een optimale organisatie en vlot gebruik van het flexkantoor, en om te beschikken over voldoende geschikte samenwerkingsruimtes, hebben bedrijven echter de juiste tools nodig.

Flexkantoor: wat houdt het precies in?

Flexdesks, flex office, flexibele werkplekken, dynamische kantoren … Al die termen verwijzen naar eenzelfde concept van werkplek- en ruimtebeheer.

Wat is een flex office?

Het concept van het flexkantoor vertrekt vanuit de vaststelling dat de medewerkers van een bedrijf steeds minder vaak allemaal tegelijk op de werkplek aan de slag zijn. Dat is onder andere te wijten aan de toenemende populariteit van telewerk, maar ook aan deeltijds werk, zakenreizen en verlof.

Bedrijven stellen vast dat het weinig zinvol is om nog kantoorruimte ter beschikking te stellen en te onderhouden voor alle medewerkers. Daarom kiezen ze steeds vaker voor kleinere kantoren, waar toch nog voldoende plaats is voor het aantal werknemers dat waarschijnlijk tegelijkertijd aanwezig zal zijn. Op die manier sparen deze bedrijven vanzelf ook geld uit.

Daarnaast zijn flexkantoren uitgerust voor verschillende manieren van werken, met onder andere ’telefooncellen’, vergaderzalen, groepsruimtes en ontspanningsruimtes.

Lees ook: Flexibiliteit als troef: technologie ter ondersteuning van de hybride werkplek

Waarom kiezen voor een flexkantoor?

Flexibele manieren van werken invoeren heeft tal van voordelen voor bedrijven en hun werknemers.

Allereerst gaat een flexkantoor gepaard met lagere vastgoedkosten: door te besparen op ruimte, dalen namelijk ook de onderhoudskosten.

Daarnaast stimuleren flexibele werkplekken de productiviteit en creativiteit, want medewerkers kunnen zelf een werkplek kiezen die het best aansluit bij hun behoeften en taken op dat moment. Zo kunnen ze bijvoorbeeld gebruikmaken van de aangename vergaderzalen op kantoor en thuis werken als ze nood hebben aan rust en stilte. Die flexibiliteit zorgt er ook voor dat medewerkers niet vastroesten in een schadelijke routine.

Door open te staan voor flexibele manieren van werken, creëren organisaties bovendien meer betrokkenheid bij hun medewerkers. En dat komt ook hun inzet op lange termijn ten goede. Flexibiliteit is vandaag de dag des te belangrijker, omdat het gebruik van kantoorruimtes sterk veranderd is: in vergelijking met vroeger worden kantoren nu veel meer gebruikt voor samenwerking, en minder voor individueel werk. Aangepaste, aangename, beschikbare samenwerkingsruimtes zijn dan ook essentieel.

Tot slot zijn flexibele werkplekken bevorderlijk voor de communicatie en interactie binnen teams. Niet alleen wordt informatie gemakkelijker en sneller uitgewisseld, de teams zijn ook hechter. Iedereen heeft namelijk de kans om met elkaar in contact te komen, in tegenstelling tot een systeem waarin iedereen een vaste werkplek heeft en dus telkens door dezelfde collega’s omringd wordt.

Waarom kiezen voor aangepaste software voor werkplekbeheer?

Een flexibele organisatie van het kantoor biedt veel voordelen, dat klopt. Maar om het bedrijf en de medewerkers die optimaal te laten benutten, en om ongemakken te voorkomen, is het van essentieel belang dat ondernemingen over aangepaste software voor ruimtebeheer beschikken.

Lees ook: Welke voordelen biedt ruimtebeheersoftware?

Mogelijke nadelen van een flexibel kantoor

De overgang naar een flexkantoor brengt bepaalde risico’s met zich mee als het niet goed wordt beheerd:

• Als er een impliciete regel ontstaat dat ‘wie eerst komt, eerst maalt’, kan dat spanningen opleveren tussen collega’s. Bijvoorbeeld omdat sommige mensen altijd de ‘beste’ plaatsen kiezen.
• Verslechtering van de relaties tussen collega’s: al te dikwijls van plaats veranderen kan de ontwikkeling van kwaliteitsvolle relaties tussen werknemers belemmeren.
• Ontpersoonlijking van werkruimtes: het gebrek aan een vaste plaats kan sommige mensen het gevoel geven dat ze inwisselbaar zijn en geen eigen plek hebben binnen het bedrijf.

Om dergelijke problemen te vermijden, kunnen bedrijven gebruikmaken van aangepaste oplossingen met specifieke functies voor flexkantoren.

Welke voordelen biedt een oplossing voor flexkantoren?

Dergelijke tools omvatten verschillende functies om het gebruik van flexibele werkplekken efficiënter, eenvoudiger en vlotter te doen verlopen.

Informatie over ruimtegebruik en omgevingsfactoren

Een oplossing als Spacewell Workplace brengt aan de hand van sensoren eenvoudig het gebruik van de verschillende ruimtes in een gebouw in kaart: bezettingsgraad, luchtkwaliteit, omgevingsfactoren … Die gebruiksinformatie is essentieel voor bedrijven die de kwaliteit van de werkplek willen verbeteren.

Lees ook: Optimalisering van de kantoorconfiguratie – Vraag en aanbod van ruimte op elkaar afstemmen

Ruimtes aanpassen en gefundeerde beslissingen nemen

Door de bezetting en het gebruik van werkplekken te monitoren, krijgen bedrijven inzicht in welke ruimtes onderbenut zijn en welke juist erg in trek zijn. Dit maakt het veel gemakkelijker om het kantoor aan te passen aan de behoeften en eisen van de gebruikers. Bovendien kan een bedrijf ongebruikte ruimtes dan ook onderverhuren bijvoorbeeld.

Lees ook: Bezettingscontrole en op data gebaseerde werkplekoptimalisatie

Realtime-overzicht van het ruimtegebruik

Met een krachtige oplossing voor flexkantoren krijgen medewerkers in real time toegang tot de gebruiksgegevens, bijvoorbeeld via hun smartphone. Zo kunnen ze op elk moment nagaan of de ruimte die ze nodig hebben beschikbaar is.

Lees ook: Hoteling, hot-desking, flexibele zitplaatsen of flexplekken en het hybride kantoor

Dienstverlening naargelang de bezettingsgraad

In kantoren met flexibele werkplekken moet het bedrijf de dienstverlening (onderhoud, schoonmaak …) kunnen aanpassen aan het gebruik van de ruimte, dat per definitie minder voorspelbaar is dan in klassieke kantoren. Dergelijke diensten moeten in flexkantoren dus niet volgens vaste schema’s worden uitgevoerd, maar naargelang van de bezettingsgraad.

Met een ruimtebeheeroplossing voor flexkantoren kunnen de teams die verantwoordelijk zijn voor zulke diensten via hun smartphone opvolgen waar ze nodig zijn en welke ruimtes in gebruik zijn. Zo worden hun taken dynamisch en in real time aangepast aan het reële gebruik van de verschillende ruimtes en kunnen de kantoorgebruikers ook in betere omstandigheden werken.

Lees ook: Dynamische werkplekdiensten creëen met IoT

Spacewell Workplace, de totaaloplossing voor het flexkantoor

In de praktijk moet een flexkantoor voldoen aan een aantal concrete voorwaarden:

• krachtige wifiverbinding,
• geschikte aansluitingen in elke ruimte;
• een digitaal systeem om documenten op te slaan (bij voorkeur in de cloud);
• minstens één vergaderzaal en minstens één ‘phone room’ voor telefoongesprekken.

Kantoren die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen gebruikmaken van Spacewell Workplace (bekijk hier een verhelderend filmpje), een handige oplossing met alle functies om het gebruik van flexibele werkplekken in goede banen te leiden:

• een tool om de bezettingsgraad te monitoren en het ruimtegebruik te optimaliseren;
• een werkplek-app voor de medewerkers, zodat ze de ruimtes makkelijker kunnen gebruiken;
• software om vergaderzalen te reserveren;
• een app om werkplekken te reserveren.