Il lavoro ibrido non è più una tendenza, ma la norma. Sebbene la maggior parte dei dipendenti e dei team dirigenziali abbia imparato a gestirlo e continui a essere produttiva, ci sono ancora idee sbagliate che limitano la trasparenza e i risultati.
Ti definiresti favorevole o contrario al lavoro ibrido? I sostenitori e i detrattori del lavoro ibrido tendono ad essere molto decisi sulle loro posizioni e sui loro vantaggi. Tuttavia, tendono a basarsi sull’esperienza personale e non su dati reali.
Ecco quindi tre miti da sfatare affinché la tua strategia ibrida abbia successo:
Mito 1: “Se l’ufficio sembra tranquillo, deve essere poco utilizzato”.
La percezione di un ufficio vuoto varia a seconda delle persone. Un piano semivuoto può nascondere sale riunioni completamente prenotate o il contrario: tutti sono concentrati e le stanze sono silenziose.
Il luogo di lavoro è dinamico, le presenze variano e non ci sono due giorni uguali. Per capire davvero come viene utilizzato lo spazio, hai bisogno di dati oggettivi e in tempo reale sull’occupazione. Questo ti aiuterà a prendere decisioni solide sul tuo posto di lavoro. La percezione di un ufficio vuoto può essere reale se hai una capacità del 35%… Ma allo stesso modo, potresti avere un’occupazione soft dell’80% e non lo sapresti mai senza dati in tempo reale.
I sensori di occupazione ti permettono di monitorare in modo discreto e anonimo l’utilizzo degli spazi in modo costante. L’obiettivo non è monitorare il comportamento dei singoli dipendenti, ma ottenere una panoramica dei modelli e delle tendenze per comprendere la tua forza lavoro e il suo utilizzo dello spazio. Con la giusta tecnologia di gestione degli spazi, puoi monitorare se gli spazi vengono utilizzati, se le persone si presentano per prenotare una stanza e se i piani cambiano durante il giorno.
Mito 2: “Abbiamo bisogno di meno spazio, non arriva nessuno”.
Se tu e il tuo team ritenete che l’ufficio non venga realmente utilizzato, non abbiate fretta di ridimensionarlo. La riflessione iniziale non dovrebbe riguardare uno spazio in meno o in più, ma la disposizione del tuo ufficio. Si adatta alle esigenze della tua forza lavoro?
Il lavoro ibrido non elimina l’ufficio, ma ne cambia lo scopo. I dipendenti ora cercano uno spazio intenzionale: zone tranquille per il lavoro profondo, sale high-tech per le chiamate ibride e aree informali per la socializzazione.
È vero, però, che quando inizi ad analizzare l’utilizzo del tuo spazio, potresti concludere che puoi ridurre lo spazio e risparmiare sui costi. E questa è un’ottima notizia. Ma per prendere decisioni basate sui dati, la cosa migliore è iniziare a capire le reali esigenze dei tuoi utenti e adattarsi di conseguenza.
L‘ottimizzazione degli spazi sul posto di lavoro può essere pianificata facilmente con Spacewell. Prima di decidere costose ristrutturazioni o trasferimenti, la piattaforma ti permette di testare virtualmente diversi layout e scenari. In questo modo potrai decidere in base a numeri reali, modelli di utilizzo, aspettative e altro ancora. Sempre supportato dai dati.
Ad esempio, i nostri clienti hanno ridotto l’ingombro dei loro uffici tra il 15 e il 30% grazie all’ottimizzazione degli spazi basata sui dati, conducendo un’analisi completa dell’utilizzo degli uffici per riorganizzarli prima di decidere di ridurli.
Mito 3: “I dipendenti vogliono solo lavorare da casa”.
I tuoi dipendenti sono diversi e anche le loro preferenze. Alcuni vorrebbero andare sempre in ufficio, mentre altri hanno bisogno di essere più convinti. La forza lavoro moderna si aspetta di poter scegliere. Scelta per selezionare gli spazi giusti per il tipo di lavoro: concentrazione, collaborazione con i colleghi, riunioni con i clienti, ecc.
Anche con la massima disponibilità, una configurazione di base della scrivania non motiverà i dipendenti a fare i pendolari. L’ufficio deve offrire un valore aggiunto all’esperienza del dipendente: accesso ai colleghi, spazio tranquillo, tecnologia di alta qualità e un’atmosfera piacevole.
Per coinvolgere davvero i team, dai loro flessibilità e funzionalità. Tieni traccia di quali tipi di spazi vengono prenotati di più, di quando si verifica il picco di utilizzo e di come le preferenze variano a seconda del reparto. Grazie a queste informazioni, potrai modificare i tuoi spazi e offrire ai dipendenti un motivo convincente per tornare in un ambiente invitante e produttivo.
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Affidarsi a supposizioni porta a sprechi di spazio e a team frustrati. Combinando l’analisi dell’occupazione, gli strumenti di simulazione dello spazio e le informazioni sul comportamento dei dipendenti, puoi progettare una strategia per l’ufficio che rifletta il modo in cui i tuoi team lavorano davvero.
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