La mise en place d’un environnement de travail agile représente une étape cruciale pour les entreprises qui souhaitent apporter plus de flexibilité et de confort à leurs collaborateurs. En créant un environnement agile, elles cherchent à encourager la collaboration au sein de leurs équipes, à améliorer la productivité de leurs salariés et à favoriser leur engagement sur le long terme.
Plus poussé que le bureau flexible, l’environnement agile implique donc une plus grande préparation avant d’être mis en place, et l’utilisation de solutions logicielles adaptées.
L’environnement de travail agile, qu’est-ce que c’est ?
Définition d’un environnement de travail agile
Un espace de travail agile est un lieu de travail moderne conçu de façon à optimiser la flexibilité. Son objectif est d’offrir la possibilité aux employés de travailler selon les modalités qu’ils préfèrent, à tout moment et à tout endroit. Dans la pratique, les salariés de l’entreprise ne disposent pas d’un bureau ni d’aucun espace attitré. L’environnement de travail agile est notamment composé de postes de travail en position assise ou debout, d’espaces de soft seating, de salles de réunion ou encore d’espaces de travail en extérieur.
Les avantages d’un environnement de travail agile
Un espace agile présente de nombreux avantages pour les employés et les dirigeants d’une entreprise :
- plus de flexibilité et donc plus de liberté dans la façon de travailler ;
- une meilleure communication et donc plus de collaboration entre salariés et,
- surtout, entre les différentes équipes et les différents services ;
- un sentiment de confiance et de responsabilisation,
- qui favorise l’implication des employés ;
- une plus grande satisfaction qui favorise la qualité du travail et l’engagement des collaborateurs ;
- des gains de temps et d’argent par rapport aux modes de travail classiques.
Quelques exemples d’environnements de travail agiles
Selon ses caractéristiques, ses objectifs et ses moyens, une entreprise peut mettre en place différents types d’espaces composant un espace de travail agile. Ceux-ci peuvent être regroupés en cinq grands modèles.
- Les espaces de concentration
Il s’agit d’espaces calmes permettant de se concentrer sur des tâches complexes. On peut s’y isoler pour mieux réfléchir, ou pour passer des appels téléphoniques. Ils permettent aussi de s’isoler du stress ou des sources de distraction des espaces ouverts. - Les espaces ouverts
Occupant souvent une grande partie des bureaux, les espaces ouverts encouragent la collaboration entre employés. Ils sont destinés à proposer un environnement essentiel à la créativité, par exemple pour les projets d’équipe. Le principe est d’encourager la communication et de faciliter l’échange d’idées. - Les espaces de ressources
Ces lieux concentrent tous les outils nécessaires à la réalisation de certaines tâches : imprimantes, scanners, matériel de bureau… Leur fonction est d’éviter que ces tâches ne perturbent les autres collaborateurs pendant leur travail. - Les espaces de détente
Plus informels, ces espaces sont destinés aux pauses et aux discussions entre collègues. Ils favorisent ainsi les échanges entre différents services et les relations au sein de l’entreprise, et peuvent aussi servir de lieu de réunions informelles et improvisées.
- Les espaces optimisés
Ils sont conçus comme des lieux de passage au service de la flexibilité. On peut y brancher rapidement un ordinateur ou recharger un téléphone portable, par exemple.
Quelle est la différence entre bureau flexible et environnement de travail agile ?
Si les concepts de bureau flexible (ou flex office) et d’espace de travail agile sont relativement proches, la notion d’espace agile va plus loin. En effet, elle ne repose pas seulement sur l’open space ou sur des espaces ouverts, mais adopte une vision à long terme et globale pour optimiser le bien-être des collaborateurs. Sa mise en place est donc plus complexe.
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Une vision commune : des espaces de travail ouverts
Dans les deux cas, les open-space constituent la plus grande partie des lieux de travail. Les utilisateurs peuvent y échanger sans barrière physique entre eux, les frontières hiérarchiques s’effacent au profit d’une meilleure collaboration et d’une plus grande transparence.On trouve aussi des espaces de travail partagés, qui permettent de profiter d’un coin détente où partager des moments conviviaux, ou de mener des réunions en petit groupe.
Des différences de vision
Mais là où le bureau flexible s’arrête dans la recherche d’adaptation aux besoins, l’espace de travail agile se concentre sur les demandes des utilisateurs pour y répondre de manière personnalisée. Il se concentre ainsi sur la mise en place d’une véritable culture agile qui permet de trouver des solutions plus personnalisées autour des besoins des utilisateurs. Il adopte donc une vision à long terme qui nécessite un travail de recherche en amont plus important. Il est ainsi nécessaire d’analyser l’environnement de travail avant de le mettre en place.
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Comment mettre en place un environnement agile grâce à la solution Spacewell
Les données et leur analyse jouent un rôle majeur dans la mise en place d’un espace de travail agile ou hybride. C’est pourquoi le recours à une plateforme d’analyse telle que Spacewell Workplace Analytics est incontournable. Elles peuvent vous aider dans ce processus de cinq façons.
Redéfinir le bureau en fonction des résultats de l’entreprise
Le bureau devrait avant tout être considéré comme un environnement de travail flexible et hydride, c’est-à-dire un outil au service du bien-être, de l’engagement et de la productivité des employés. L’optimisation de cet environnement doit donc être la priorité de toute entreprise. Pourtant, des études montrent que près de 40% des salariés estiment que leur lieu de travail ne permet pas de travailler de façon productive, alors que 90% des coûts d’exploitation sont liés aux rémunérations de ces derniers.
Recueillir des informations sur l’utilisation de l’espace et sur l’environnement
Grâce à la plateforme Spacewell, vous pouvez recueillir et exploiter les données détaillées fournies par des capteurs, afin d’obtenir un tableau précis de l’utilisation des différents espaces tout au long de la journée et du niveau de service et de confort offert à leurs utilisateurs. C’est une étape indispensable pour la mise en place d’un lieu de travail sain et centré sur l’humain.
Par exemple, en suivant la qualité de l’air intérieur dans différents espaces, les facility managers peuvent identifier les zones qui présentent des problèmes environnementaux ou un risque trop élevé de transmission de virus et de maladies.
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Optimiser l’espace et prendre les bonnes décisions
Grâce au suivi des taux d’occupation et d’utilisation des différents espaces, les services de gestion immobilière peuvent identifier s’ils sont sous-utilisés ou, à l’inverse, trop fréquentés. Ils peuvent ainsi aisément ajuster l’offre d’espaces aux besoins des collaborateurs et éviter les coûts immobiliers inutiles en se délestant des surfaces superflues ou en les sous-louant.
Obtenir un aperçu en temps réel de l’utilisation des bureaux
L’utilisation d’une plateforme d’analyse permet de superposer les données des capteurs aux plans d’étage, puis de fournir ces informations aux utilisateurs des espaces à travers leurs smartphones. Ils peuvent ainsi visualiser de façon totalement transparente et en temps réel l’utilisation des locaux et trouver et réserver les espaces adaptés aux tâches qu’ils souhaitent effectuer.
Fournir des services basés sur les activités
Pour qu’un environnement de travail soit réellement agile, la flexibilité doit s’appliquer également aux services fournis. Ceux-ci ne doivent plus être régis par des horaires fixes mais doivent s’adapter aux activités, ce qui permet de concentrer les efforts là où ils sont les plus importants, en fonction de l’utilisation réelle des espaces.
Avec la solution Spacewell, les équipes de nettoyage, d’entretien et de maintenance reçoivent les instructions sur leurs smartphones leur indiquant où des tâches sont à effectuer, en se basant sur l’analyse des données d’utilisation. La qualité des services fournis en est améliorée, et ces équipes sont déchargées de tâches inutiles telles que le nettoyage d’espaces qui n’ont pas été utilisés.
En résumé
De nos jours, les entreprises ne doivent pas seulement s’adapter aux nouvelles façons hydrides de travailler, mais doivent se montrer proactives afin de proposer à leurs collaborateurs des espaces de travail flexibles et agiles. Ce n’est qu’ainsi qu’elles s’assureront d’un engagement maximal et d’une productivité optimale.
Le logiciel Spacewell est leur meilleur atout dans la mise en place d’un environnement de travail agile, en proposant des solutions adaptées aux besoins de chaque structure.
