Hoteling, Hot-Desking, flexible Sitzordnung (Teil 2 der Blogreihe zum Thema „Hybridbüro“)

Eine der wichtigsten Vorhersagen für den hybriden Arbeitsplatz ist, dass dieses neue Modell Flexibilität in all ihren Formen umfassen wird – auch in Bezug auf die Anweisung von Sitzplätzen. Wenn nur ein Teil Ihrer Mitarbeiter an einem bestimmten Tag ins Büro kommt, entpuppt sich die Sitzplatzzuweisung schnell als höchst ineffiziente Praxis. Die erwartete Zunahme von nicht-zugewiesenen oder flexiblen Sitzordnungen als Ausfluss neuer Arbeitsweisen markiert einen bedeutsamen Wandel: Während vor der Pandemie an den meisten US-Arbeitsplätzen zugewiesene Sitzordnungen verwendet wurden¹, deuten Umfragen darauf hin, dass flexible Sitzordnungen wahrscheinlich zur neuen Norm werden².

Flexibilität: ihre Herausforderungen

Flexible Sitzordnung kann natürlich verschiedenerlei heißen. In einigen Fällen kann es bedeuten, dass ein Sitzplatz für einen längeren Zeitraum (z. B. den ganzen Tag) einen oder mehrere Tage im Voraus reserviert wird, während in anderen Fällen die Mitarbeiter den Sitzplatz im Laufe eines Tages mehrmals über ein Ad-hoc-Check-in-/Check-out-System wechseln können. Ob Flexibilität nun Hoteling, Hot-Desking oder etwas dazwischen bedeutet – sie erfordert ein robustes Reservierungssystem, um reibungslos zu funktionieren.

Warum ist ein Reservierungssystem so wichtig? Stellen Sie sich ein Szenario vor, in dem ein Mitarbeiter nach einer Geschäftsreise ins Büro kommt. Er trifft am Nachmittag ein, wenn viele Plätze bereits belegt sind. Er ahnt wohl, wer sonst noch im Büro ist, basierend auf den geplanten Meetings, doch er ist sich nicht ganz sicher, wo er sitzt oder ob er gar nur virtuell teilnimmt. Will er seine Kollegen außerhalb des Meetings treffen, muss er sie suchen. Außerdem weiß unser Mitarbeiter nicht, welche Ausstattung an einem bestimmten Schreibtisch vorhanden ist. So verschwendet er 20 Minuten mit der Suche nach einem Arbeitsplatz, an dem er dann unter Umständen nicht einmal die benötigte Ausstattung hat. Er kann nicht ordentlich arbeiten und mag dazu neigen, flexible Sitzordnungen lediglich als Sparmaßnahme zu begreifen.

Stellen Sie sich dagegen ein Szenario vor, in dem der Mitarbeiter in einer Arbeitsplatz-App anhand von Ausstattungsmerkmalen wie Laptop-Dockingstation oder Monitoranzahl seinen Arbeitsplatz auswählt und seine Kollegen auf dem Raumverteilungsplan findet. Er kann vor seinem Eintreffen einen Raum buchen oder aber einen Arbeitsplatz, der ihm zusagt, durch simples Scannen mit dem Telefon beanspruchen. Ein flexibles System erlaubt es ihm, einen Raum zu finden, der seinen aktuellen Bedürfnissen entspricht, und leicht zwischen Aufgaben oder Teams zu wechseln.

Was ist anders an hybrider Flexibilität?

Viele Aspekte dieses Szenarios sind nicht neu: Alltägliche Reibereien rund um flexible Sitzordnungen gab es schon vor der Pandemie, wie auch viele der genannten Herausforderungen bekannt sind. Doch das hybride Büro erhöht die Komplexität von flexiblen Arbeitsplätzen.

Erstens ergeben sich in einer hybriden Arbeitsumgebung aus flexiblen Sitzordnungen viele Vorteile. Wurden Sitzplätze zugewiesen, dann sind sie an Heimarbeitstagen ungenutzt. Wo die Mieten hoch sind, schlagen ungenutzte Arbeitsplätze kräftig zu Buche. Sie könnten anderen zugewiesen, umfunktioniert oder abgeschafft werden. Solche Verschwendung ließe sich vermeiden, indem ein Platz mehreren, in Schichten arbeitenden Personen zugeordnet wird. Doch damit ginge ein wichtiger Aspekt zugewiesener Plätze verloren: die Möglichkeit der persönlichen Einrichtung. Schichtbezogene Zuweisungen übergehen ferner die Notwendigkeit vieler Mitarbeiter, im Laufe eines Tages zwischen verschiedenen Räumen und Aktivitäten zu wechseln. Eine flexible Sitzordnung dagegen senkt Mietkosten und erhöht die Produktivität von Mitarbeitern, die Räume gemäß wechselnden Bedürfnissen finden wollen.

Zweitens erhöht die Notwendigkeit, Mitarbeiter, die nicht im Büro sind, zu berücksichtigen und einzubinden, die Bedeutung von Reservierungen als Mittel zur Verbindung von Menschen. Reservierungsdaten können in Arbeitsplatz-Apps zum Finden von Kollegen genutzt werden, ohne dass jemand verfolgt wird. Wenn Mitarbeiter Informationen über ihren Arbeitsort transparent teilen können – aber nicht müssen -, finden sie einander, ohne sich belästigt zu fühlen.

Gewisse Sicherheitsbedenken werden wohl nicht so bald ausgeräumt sein. Flexible Bürolösungen dienten früher einer dichteren Auslastung, während heute zu große Nähe von manchem als bedrohlich empfunden wird. Werden mittels Live-Sensordaten Angaben zum Belegungsgrad erfasst und geteilt, können Mitarbeiter in einem Reservierungssystem gezielt Räume auswählen, die ihrem Abstandsbedürfnis entsprechen. Durch den kombinierten Einsatz dieser Systeme kann sichergestellt werden, dass sich die Mitarbeiter sicher fühlen und gleichzeitig die Räume effizient genutzt werden.

Planung

Letztlich hat die Pandemie gezeigt, wie wichtig es für Arbeitsplätze ist, sich schnell an Veränderungen anpassen zu können. Flexible Reservierungssysteme, die mit Live-Sensordaten gekoppelt sind und die Auslastung zeitnah und genau überwachen, können Managern helfen, fundierte Entscheidungen zu treffen, wie sie neue Risiken am Arbeitsplatz managen können. Robuste Reservierungssysteme, welche Abstandsbedürfnisse, Bedenken über den Belegungsgrad und die Anforderungen an flexibles Arbeiten berücksichtigen, können ein leistungsfähiges Mittel sein, um sowohl Rendite zu erzielen als auch Risiken zu managen, was sie zu einem wichtigen Bestandteil eines zukunftssicheren Büros macht.

Dieser Beitrag ist Teil einer Reihe über Möglichkeiten, wie Arbeitsplatztechnologien ein hybrides Büro und veränderte Arbeitsweisen ermöglichen können.

1. Vgl. Gensler (2020). “US Workplace Survey 2020” https://www.gensler.com/research-insight/workplace-surveys and CBRE (2020). “The Future of the Office Survey” https://www.cbre.com/-/media/files/future%20of%20work/future-of-the-office-v2.pdf für Schätzungen über die Verbreitung zugewiesener Sitzordnungen.
2. CBRE-Umfrageergebnisse deuten darauf hin, dass 70 % der Arbeitsplätze in Zukunft in erheblichem Maße oder größtenteils nicht-zugewiesene Sitzordnungen haben werden. https://www.gensler.com/workplace-surveys