Op het gebied van faciliteiten- en activabeheer falen de meeste organisaties niet omdat ze de regels negeren. Ze falen omdat kleine hiaten zich in de loop der tijd opstapelen op manieren die moeilijk te ontdekken zijn als alles in spreadsheets en papieren logboeken staat.
De organisaties die consequent door de audits komen, hebben niet noodzakelijkerwijs minder problemen in de praktijk. Het zijn de organisaties met een robuuste, digitale structuur om inspecties te orkestreren, herstelmaatregelen te beheren en elke actie te staven aan de hand van het juiste bedrijfsmiddel en de juiste locatie.
Op het gebied van water, gas, brand, elektriciteit, liften, druksystemen, asbest en energieprestaties komen dezelfde patronen steeds weer terug… U kunt verder lezen of de volledige gids meteen downloaden.
1. Dingen vallen door de mazen van het net
- Certificaten verlopen rustig gasveiligheid, EICR’s, LOLER-rapporten.
- Nieuwe middelen worden geïnstalleerd maar nooit toegevoegd aan het inspectieregime.
- Tijdelijke oplossingen worden permanent en niemand werkt de risicobeoordeling bij.
2. Taken gebeuren, maar het bewijs is zwak
- De watertemperaturen worden gecontroleerd, maar de logboeken zijn onvolledig of inconsistent.
- Tests van brandalarmen en noodverlichting worden uitgevoerd, maar niet goed geregistreerd.
- Druksystemen worden onderzocht, maar rapporten worden opgeslagen in e-mail in plaats van in het bedrijfsmiddel.
3. Bevindingen worden niet gevolgd tot ze worden afgesloten
- EICR- of LOLER-rapporten markeren C1/C2 of ernstige defecten, maar er is geen gestructureerde manier om ervoor te zorgen dat herstelwerkzaamheden worden voltooid en opnieuw worden geïnspecteerd.
- Asbestonderzoeken identificeren ACM’s, maar herinspecties en updates worden niet automatisch gepland.
4. Niemand heeft een beeld van risico op portefeuilleniveau
Individuele locaties kunnen het gevoel hebben dat ze er “bovenop zitten”, maar directeuren van gebouwen en compliance managers kunnen niet zien welke gebouwen niet meer voldoen aan de regels, waar de risico’s kritiek zijn of waar aannemers ondermaats presteren.
5. Dossiers worden niet bewaard op een manier die een nauwkeurig onderzoek kan doorstaan
Belangrijke documenten zoals brandrisicobeoordelingen, gascertificaten, asbestregisters, F-Gas logboeken en casusmateriaal over bouwveiligheid zijn verspreid over schijven, e-mails en archiefkasten in plaats van een gecontroleerd systeem met duidelijke bewaarregels.
Wanneer een auditor, verzekeraar of toezichthouder arriveert, komen deze kleine zwakke punten snel aan het licht. Ze stellen eenvoudige vragen:
- Laat me je huidige certificaten en inspectierapporten voor deze site zien.
- Bewijs dat je de afgelopen 12 maanden je eigen inspectieschema hebt gevolgd.
- Laat zien hoe je de ernstige defecten die vorig jaar zijn geïdentificeerd, hebt bijgehouden en gesloten.
Als je voor die antwoorden een week lang moet zoeken in e-mails en spreadsheets, dan is het probleem niet de kennis van de regelgeving of de naleving ervan. Het is het ontbreken van een gestructureerde, digitale manier om naleving aan te tonen.
Het goede nieuws is dat deze problemen voorspelbaar en dus te voorkomen zijn. Met de juiste digitale controles, duidelijk eigenaarschap en bewijs op assetniveau kun je audits veranderen van een stressvolle gebeurtenis in een eenvoudige bevestiging dat je processen werken.
Als u wilt afstappen van spreadsheets, auditrisico’s wilt verminderen en compliance op een herhaalbare, schaalbare basis wilt plaatsen, download dan vandaag nog de complete gids voor nooit falende audits in vermogensbeheer en bereid u voor om de volgende audit met vlag en wimpel te doorstaan.
