In der Anlagen- und Vermögensverwaltung scheitern die meisten Organisationen nicht an Audits, weil sie Vorschriften ignorieren. Sie scheitern, weil sich kleine Lücken im Laufe der Zeit auf eine Art und Weise ansammeln, die schwer zu erkennen ist, wenn alles in Tabellenkalkulationen und Papierlogbüchern lebt.
Die Organisationen, die Audits regelmäßig bestehen, sind nicht unbedingt diejenigen, die weniger Probleme vor Ort haben. Es sind diejenigen, die über eine robuste, digitale Struktur verfügen, um Inspektionen zu organisieren, Abhilfemaßnahmen zu verwalten und jede Maßnahme für die richtige Anlage und den richtigen Standort zu belegen.
In den Bereichen Wasser, Gas, Feuer, Elektrik, Aufzüge, Drucksysteme, Asbest und Energieleistung tauchen immer wieder die gleichen Muster auf… Lesen Sie weiter oder laden Sie gleich den kompletten Leitfaden herunter.
1. Die Dinge fallen durch die Maschen
- Zertifikate zur Gassicherheit, EICRs, LOLER-Berichte laufen leise ab.
- Neue Anlagen werden installiert, aber nie in das Inspektionssystem aufgenommen.
- Vorübergehende Lösungen werden zu dauerhaften Lösungen, und niemand aktualisiert die Risikobewertung.
2. Aufgaben passieren, aber die Beweise sind schwach
- Die Wassertemperaturen werden überprüft, aber die Protokolle sind unvollständig oder inkonsistent.
- Feueralarm- und Notbeleuchtungstests werden durchgeführt, aber nicht ordnungsgemäß aufgezeichnet.
- Die Drucksysteme werden untersucht, aber die Berichte werden per E-Mail und nicht mit der Anlage gespeichert.
3. Befunde werden nicht bis zum Abschluss verfolgt
- EICR- oder LOLER-Berichte weisen auf C1/C2 oder schwerwiegende Mängel hin, aber es gibt keine strukturierte Methode, um sicherzustellen, dass Abhilfemaßnahmen abgeschlossen und erneut inspiziert werden.
- Asbestuntersuchungen identifizieren ACM, aber erneute Inspektionen und Aktualisierungen werden nicht automatisch geplant.
4. Niemand hat einen Überblick über das Risiko auf Portfolioebene
Einzelne Standorte mögen das Gefühl haben, „alles im Griff zu haben“, aber die Leiter der Immobilienverwaltung und die Verantwortlichen für die Einhaltung der Vorschriften können nicht erkennen, in welchen Gebäuden die Vorschriften nicht eingehalten werden, wo die Risiken kritisch sind oder wo die Auftragnehmer nicht die erforderlichen Leistungen erbringen.
5. Die Aufzeichnungen werden nicht in einer Weise aufbewahrt, die einer Überprüfung standhält
Wichtige Dokumente wie Brandrisikobewertungen, Gaszertifikate, Asbestregister, F-Gas-Protokolle und Unterlagen zur Gebäudesicherheit sind über Laufwerke, E-Mails und Aktenschränke verstreut, anstatt in einem kontrollierten System mit klaren Aufbewahrungsregeln zu liegen.
Wenn ein Wirtschaftsprüfer, ein Versicherer oder eine Aufsichtsbehörde auftaucht, werden diese kleinen Schwächen sehr schnell sichtbar. Sie stellen einfache Fragen:
- Zeigen Sie mir Ihre aktuellen Zertifikate und Inspektionsberichte für diesen Standort.
- Beweisen Sie, dass Sie Ihren eigenen Inspektionsplan für die letzten 12 Monate eingehalten haben.
- Zeigen Sie, wie Sie die im letzten Jahr festgestellten schwerwiegenden Mängel verfolgt und geschlossen haben.
Wenn für diese Antworten eine Woche lang E-Mails und Tabellen durchforstet werden müssen, liegt das Problem nicht in der Kenntnis der Vorschriften oder der Einhaltung der einzelnen Bestimmungen. Es ist das Fehlen einer strukturierten, digitalen Methode, um die Einhaltung der Vorschriften nachzuweisen.
Die gute Nachricht ist, dass diese Probleme vorhersehbar und daher vermeidbar sind. Mit den richtigen digitalen Kontrollen, klaren Eigentumsverhältnissen und Nachweisen auf Asset-Ebene können Sie Audits von einem stressigen Ereignis in eine unkomplizierte Bestätigung verwandeln, dass Ihre Prozesse funktionieren.
Wenn Sie sich von Tabellenkalkulationen verabschieden, das Audit-Risiko verringern und die Compliance auf eine wiederholbare, skalierbare Basis stellen möchten, laden Sie noch heute den vollständigen Leitfaden für Audits im Asset Management herunter und bereiten Sie sich darauf vor, das nächste Audit mit Bravour zu bestehen.
