Aktivitetsbaserat arbete och smart teknik: som gjorda för varandra?

Innan trenden med aktivitetsbaserat arbete (ABW) slog igenom dominerade ”båskulturen” kontorslandskapet i årtionden. Föreställ dig rader av beige bås i en lokal med knappt några fönster och skarpt lysrörsljus. Dessa trista, själsdödande miljöer – utformade för att kapa lokalkostnaderna – uppmuntrade monotona arbetsstilar. Dessutom höll den här erans dominerande tekniska verktyg (stationär dator, fasta telefonlinjer) kvar kontorsarbetarna vid skrivborden.

Idag försvinner snabbt rutinjobben, arbetet blir alltmer digitalt och kreativitet och samarbete har blivit allt viktigare. Öppna kontor var den första responsen på arbetets nya natur, men den hade allvarliga nackdelar. De är utformade för att främja samarbete och inspirera kreativitet, men människorna som arbetar där får stå ut med buller, att bli störda och svårigheter med att koncentrera sig på den förestående uppgiften. De överväldigas av stimuli och kan inte komma undan, vilket är särskilt tufft för introverta personer. Fundera lite på det; vad är poängen med att attrahera (och betala för) riktigt bra kompetens och sedan placera dem i en lokal där de ständigt distraheras och inte kan få något gjort på allvar?

Av den här orsaken är det många företag som vänder sig till aktivitetsbaserat arbete (ABW). Det är en ”hybridmodell” med flera olika uppsättningar som stödjer en rad olika aktiviteter och arbetsstilar.

Aktivitetsbaserat arbete: vad det är och vad det inte är

Vi börjar med vad det inte är. Aktivitetsbaserat arbete är inte:

• Att arbeta i trendiga nya kontor med massor av tekniska prylar
• Öppna kontor eller hot-desking (även om en del av funktionerna kan ingå)
• Att få så många som möjligt att arbeta hemifrån
• Att tränga ihop så många som möjligt i ett litet utrymme

Nyckelkonceptet bakom de delade arbetsplatserna är att anställda inte längre är knutna till ett skrivbord. De har inte längre några egna arbetsstationer utan har istället tillgång till ändamålsenliga anläggningar som ger bäst omständigheter för en rad aktiviteter.

Det är lite som där hemma, kan vi säga. I hemmet använder du och din familj varje rum för specifika aktiviteter. En del rum är tysta platser, en del är privata, en del är iordninggjorda för specifika uppgifter (som att laga mat), och andra är utrymmen där ni träffas och pratar.

Precis som i hemmet ska en väldesignad arbetsplats ge stöd åt era normala aktiviteter om dagarna. Därför är det viktigt att erbjuda flera olika utrymmen, som till exempel:

• Öppna lokaler som uppmuntrar till att interagera med medarbetare
• Koncentrationsrum för fokuserat arbete
• Rum att kura i för spontana möten med teamet (har vanligen plats för upp till 5 personer)
• Större möteslokaler för planerade möten
• Telefonbås
• Avskilda områden för informella möten en bit ifrån arbetsplatsens surrande (där deltagarna med fördel kan stå upp för att sessionerna inte ska dra ut på tiden)
• Bekväma platser för avkoppling och vardagliga samtal med kollegor

Förutom den fysiska arbetsplatsen behöver de anställda också en effektiv, virtuell arbetsmiljö som ger direkt tillgång till all relevant information, var som helst, när som helst. Precis som verktyg för att samarbeta effektivt med medarbetare, var de än befinner sig.

Utrymmeskonsumenter

Aktivitetsbaserat arbete ger de anställda flera alternativ att välja bland. Därmed blir de utrymmeskonsumenter – de söker aktivt och shoppar de utrymmen som passar deras arbete bäst. Användarvänliga, intuitiva teknikverktyg kan främja prestationen i en aktivitetsbaserad arbetsmiljö ännu mer, och även hur nöjda användarna är. Mer specifikt använder organisationerna redan IoT-relaterade tekniker för att optimera hur människor interagerar med flexibla arbetsmiljöer.

Programvara för aktivitetsbaserat arbete stöder utrymmesoptimering

Med människor som arbetar på olika våningar och i varierande utrymmen är det praktiskt taget omöjligt att få en tydlig, objektiv bild över hur utrymmena faktiskt används över tid. Lyckligtvis finns det nu diskreta, trådlösa sensorer som upptäcker närvaro i realtid. När all data från sensorerna skickas till molnet och visualiseras på planritningar och översikter så bidrar det till förståelse för den faktiska användningen av arbetsplatsen.

Därigenom möjliggör detta för företag att säkerställa rätt balans mellan tillgängliga skrivbord och effektiv användning av utrymmen och att balansera om omgivningen när personalstyrkan krymper och växer. Titta på en video för att lära er hur multinationella försäkringsbolaget AXA använder övervakning av utrymmen på sin aktivitetsbaserade arbetsplats i företagets huvudkontor i Bryssel.

Programvara för aktivitetsbaserat arbete förbättrar komforten på arbetsplatsen

Det finns en växande mängd evidens som kopplar samman termisk komfort och luftkvalitet med välbefinnande och produktivitet. Här kan IoT också vara till hjälp för att övervaka tillstånd och upptäcka avvikande företeelser. Trådlösa sensorer övervakar inte bara temperatur, luftfuktighet, och CO2, de kan också mäta koncentrationen av flyktiga organiska ämnen (VOC) på arbetsplatsen. I kombination med visualiserings- och analysverktyg hjälper detta arbetsplatscheferna att hålla alla friska och komfortabla.

Programvara för aktivitetsbaserat arbete ger vägledning på arbetsplatsen

När företag har fått sensorerna på plats kan de också göra all data härifrån tillgänglig i realtid för att erbjuda personanpassad assistans. Genom touchpoints som kiosker eller mobila appar så ser byggnadens användare lediga utrymmen på interaktiva planritningar. Det hjälper dem att lokalisera utrymmet utan att förlora tid, i synnerhet när arbetsplatsen är uppdelad på flera våningar.