Van de ‘slimme werkplek’ heeft u vast al eens gehoord. Maar vindt u dit begrip vaag of zegt het u helemaal niets? Wilt u de werkomgeving in uw bedrijf beter afstemmen op de noden van uw medewerkers? Lees onze tips en stippel uw aanpak uit!
De slimme werkplek is geen hol of modieus begrip. Wel een term die een nieuwe manier van werken omschrijft en nauw aansluit bij de opkomst van telewerken en het hybride kantoor.
De slimme werkplek, een onderdeel van de moderne werkplek
Het concept van de slimme werkplek past in de algemene notie van de moderne werkplek.
Een moderne werkplek, wat is dat?
Een moderne werkplek is een dynamische ruimte waar medewerkers zich ondersteund voelen. Een plek waar ze uiterst productief kunnen werken in een snel evoluerende werkomgeving. De moderne werkplek is een antwoord op de wereldwijde trend naar meer mobiliteit en flexibiliteit. Die evolutie was voor de pandemie al ingezet, maar is nu in een stroomversnelling geraakt en heeft het pad geëffend voor nieuwe, hybride manieren van werken.
Het concept van de moderne werkplek omvat begrippen zoals de hybride werkplek (een ecosysteem dat een mix is van werken op kantoor en werken op afstand), de digitale werkplek (die alle digitale technologieën omvat waar medewerkers tegenwoordig gebruik van maken om hun taken uit te voeren), de virtuele werkplek (waar medewerkers kunnen samenwerken, waar ze ook zijn) en, bovenal, de slimme werkplek..
Op een slimme werkplek staat technologie ten dienste van de medewerkers
Doorgaans is een slimme werkplek uitgerust met technologie die medewerkers onderling verbindt en hen betrekt bij hun werkomgeving, wat die ook is (op kantoor, op afstand …). Het gaat vooral om digitale tools die de werkplek geschikt maken voor nieuwe manieren van werken.
Lees ook: Welke voordelen biedt software voor werkplekbeheer?
De slimme werkplek: uitdagingen en oplossingen
De belangrijkste uitdaging wanneer een bedrijf een slimme werkplek wil inrichten? Dat is de ruimte doeltreffend aanpassen aan nieuwe manieren van werken, zodat die beantwoordt aan de verwachtingen van de medewerkers en hen tegelijkertijd productiever maakt.
Telewerken en de slimme werkplek
De afgelopen jaren is de bedrijfsvoering in heel veel ondernemingen ingrijpend veranderd door de sterke opkomst van telewerken als antwoord op de coronapandemie. Na de uitbraak van het virus namen bedrijven snel maatregelen om medewerkers thuis te laten werken en hen op afstand toegang te geven tot kritieke diensten. Zo konden ze hun taken blijven uitvoeren.
Maar een slimme werkplek biedt organisaties nog veel meer: ze kunnen een aanpak op lange termijn uitstippelen en de werkomgeving aanpassen om beter in te spelen op de noden van hun medewerkers. Een voorbeeld: medewerkers die hun taken op afstand uitvoeren, raken afgezonderd en hebben minder interactie met collega’s.
Een slimme werkplek verhelpt dit probleem door ze overal ter wereld een digitale werkomgeving te bieden. Zo leggen ze via verschillende kanalen zoals chat, telefoon of videogesprekken eenvoudig en snel contact met het ‘kantoor’ en met collega’s.
Het kantoor als samenwerkingsruimte
“Als je gaat werken, ga je samenwerken”: deze uitspraak vat een van de belangrijkste trends van de laatste jaren samen. Door de opkomst van telewerken is het kantoor uitgegroeid tot een ruimte waar medewerkers niet alleen naartoe gaan om hun taken te verrichten, maar ook om met collega’s samen te werken. Voor kenniswerkers is dit cruciaal, omdat ze zo ideeën opdoen om problemen op te lossen en vernieuwende voorstellen te doen. Daarom moet de werkplek zo zijn ingericht dat samenwerken en ideeën uitwisselen vlotter verloopt.
Zo is het belangrijk dat vergaderzalen altijd beschikbaar zijn wanneer medewerkers ze nodig hebben. De ervaring leert dat medewerkers vaak denken dat vergaderzalen bezet zijn, terwijl ze in werkelijkheid gewoon leeg zijn. Tools voor de slimme werkplek bieden hier een oplossing, en niet alleen omdat ze medewerkers in staat stellen om een lokaal te reserveren. Ook omdat ze live weergeven welke ruimten beschikbaar zijn, door bijvoorbeeld via sensoren na te gaan of een ruimte daadwerkelijk bezet is.
Hoe een slimme werkplek inrichten met digitale tools?
Om een klassiek kantoor om te vormen tot een slimme werkplek, moet u software installeren die voor dit doel is ontworpen.
De principes van de slimme werkplek op het fysieke kantoor toepassen
De principes van de slimme werkplek toepassen kan net op de fysieke werkplek – het bedrijfskantoor – heel ingewikkeld zijn. U moet namelijk een ruimte ontwerpen en inrichten waar medewerkers specifieke activiteiten kunnen verrichten: brainstorm- en overlegruimten, telefooncellen en concentratieplekken, ontspanningszones … Bovendien moet u de reservering van lokalen, en de schoonmaak en het onderhoud van de ruimten in goede banen leiden zonder de gebruikers te storen.
Lees ook: Hoe verbetert u het werkplekbeheer in uw bedrijf?
Spacewell, slimme werkpleksoftware voor de hybride werkomgeving
Een fysiek kantoor inrichten volgens de principes van de slimme werkplek is niet haalbaar zonder een specifieke toepassing. Smart Workplace van Spacewell is speciaal ontworpen om bedrijven vlot hierbij te helpen. Het platform combineert realtimegegevens, efficiënte workflows en handige functies voor medewerkers.
Een greep uit de belangrijkste troeven van het platform:
- Medewerkers boeken eenvoudig lokalen en bureaus.
- Medewerkers raadplegen makkelijk in real time plattegronden op hun mobiele apparaat.
- Medewerkers vinden makkelijk teamgenoten om in dezelfde ruimte te werken.
- Gebouwbeheerders monitoren moeiteloos het comfort en de binnenluchtkwaliteit.
- Gebouwbeheerders volgen en visualiseren de bezetting met gemak.
- Gebouwbeheerders analyseren de ruimte heel eenvoudig en zien dankzij simulaties waar er nog ruimtewinst te boeken is.
- Gebouwbeheerders reageren vlot en effectief op serviceaanvragen.
Bovendien is de slimme werkplekapp van Spacewell intuïtief, aanpasbaar en flexibel. Dat maakt de interactie met de kantooromgeving eenvoudiger en verhoogt het comfort van de gebruikers.
De pandemie heeft aangetoond dat het cruciaal is om een coherente werkomgeving aan te bieden die inspeelt op de noden van kenniswerkers. De manier waarop personeel werkt, is drastisch veranderd en volledig zittend taken uitvoeren is nu achterhaald.
Door uw kantoor tot een slimme werkplek om te vormen, bent u niet alleen mee met deze digitale transformatie, maar biedt u al uw medewerkers ook een nieuwe beleving. Ze zullen meer betrokken zijn en productiever werken – en dat is een extra voordeel.
Spacewell Workplace is de perfecte tool om dat voor elkaar te krijgen!
