Spacewells mobila IWMS har stöd för lokala myndigheters nya sätt att arbeta

Utmaning

• Att organisera tekniska tjänster mer effektivt genom ett nytt sätt att arbeta med ett integrerat team av tekniker som arbetar över flera funktioner
• Orderutdelning från toppen och nedåt och mikrostyrning ersätts med en resultatorienterad och mer flexibel inställning som ger de anställda en högre grad av autonomi när de utför sina uppdrag.

Lösning

• IWMS-programvaran som ger en översikt över alla arbetsflöden, förfrågningar, besked, arbetsordrar och schemaläggningar i ett enda, användarvänligt verktyg
• Arbetsordrar på papper hör till det förflutna. Tekniker kan se sina arbetsordrar och all relaterad information i farten i en mobil enhet (iPad). Reservdelar beställs också genom samma redskap
• Ger en komplett revideringsslinga med början vid förfrågan, via offerten till inköp, leverans och färdigställande
• Tack vare statusuppdateringarna kan alla hålla sig uppdaterade med hur uppdragen utvecklas.

Resultat

• Det nya sättet att arbeta på får perfekt stöd tack vare att konfigurerbar mjukvara, arbetsflöden och systemflöden sammanförs.
• Åtgärderna blir helt papperslösa och tekniker kan hantera sina arbetsordrar i farten. De kan ta initiativ och svara flexibelt på förändrade omständigheter.
• Det resultatorienterade tillvägagångssättet har också stöd för KPI-rapportering, standardisering och en komplett revideringsslinga.

Det nya sättet att arbeta, inte bara för kontorsyrken!

PCSW Sint-Niklaas tekniska avdelning, som numera är en del av Zorgpunt Waasland, ändrade sitt sätt att arbeta för några år sedan. Där en rad olika handelsområden brukade arbeta sida vid sida har nu tjänsten utvecklats till ett välintegrerat team som jobbar över flera funktioner. Arbetsfilosofin har också förändrats. Istället för att ge order uppifrån och ned så är nu tillvägagångssättet mer nedifrån och upp: de anställda arbetar utifrån glidande timmar och har en avsevärd grad av autonomi när de utför sina uppgifter. Även om det från början fanns en del skepticism så har det här visat sig fungera väl i praktiken. Tekniker på fältet kan ta initiativ och svara flexibelt på föränderliga omständigheter. Prioriteten är alltid säkerheten och de boendes intressen på äldreboendena och servicehusen.

En mobilt programvara som ger de anställda maximalt stöd

För att hantera allt detta och öka effektiviteten valde Sint-Niklaas PCSW Spacewells IWMS. Den modulära programvarulösningen ger en översikt över alla processer i fastigheterna i ett enda, användarvänligt verktyg. I Sint-Niklaas skriver byggnadens förvaltare in alla besked i systemet, så att chefen för den tekniska avdelningen får en fullständig överblick. Därefter kan arbetsordrar utfärdas baserat på överblicken, planer kan läggas upp och uppgifter delas ut till enskilda anställda. Utskrivna arbetsordrar hör till det förflutna. Tekniker kan se sina arbetsordrar och all relaterad information på en mobil enhet (surfplatta). De kan också via programmet beställa de delar som behövs för att utföra arbetet. Tack vare statusuppdateringarna kan alla hålla sig uppdaterade med hur uppdragen utvecklas.

Arbetsflöden och systemflöden sammanfaller

”Det här tillvägagångssättet är i linje med trenden där PCSW:er rör sig bort från det föråldrade sättet att arbeta och mentaliteten, även inom området fastighetsförvaltning”, säger Walter Verhelst, chef över fastighetsförvaltningen på PCSW Sint-Niklaas. Vi använder digital teknik som ett effektivt arbetsredskap och sätt att kommunicera. Med Spacewells fastighetsprogramvara har vi ett system som uppfyller alla våra krav. Det är en standardmjukvara så att uppdateringar görs utan problem. Samtidigt är systemet konfigurerbart i hög grad så att vi kan översätta arbetsflöden ett i taget till systemflöden. Systemet innehåller också en komplett revideringsslinga.”

Kontroll över utkomsten

“Vår erfarenhet är att om vi ger människor friheten och medlen för att prestera väl, så blir det positiva resultat. Självklart finns även styrningen där, men inte på mikronivå. Spacewells mjukvara tillhandahåller analysredskap och rapporter som låter oss övervaka och standardisera prestandan globalt, upptäcka anomalier och lösa upp flaskhalsar.”

“Mitt råd till andra lokala myndigheter: Tänk först noga igenom vad ni vill uppnå och hur ni vill arbeta. Ge folk på fältet den autonomi som behövs och definiera effektiva arbetsflöden. Ge sedan stöd åt de processerna med digital teknik som är tillräckligt flexibel för att kunna anpassas till dessa.”