La mise en place d’un logiciel de GMAO pour améliorer la gestion de la maintenance est généralement une bonne idée qui peut apporter des économies substantielles. Cependant, sa réussite dépend grandement de la solution choisie.
En effet, le choix d’un logiciel inadapté aux besoins de l’entreprise peut avoir des conséquences désastreuses. Cela peut être dû au fait que le logiciel est trop limité en termes de fonctionnalités, qu’il ne peut pas évoluer dans le temps ou qu’il n’est pas en mesure de s’intégrer efficacement avec d’autres outils numériques.
Quelles sont les fonctionnalités essentielles d’un logiciel de GMAO ?
Tout bon logiciel de GMAO doit nécessairement proposer certaines fonctionnalités indispensables.
Gestion des demandes d’intervention
C’est la fonction de base de tout logiciel de GMAO. Lorsque les utilisateurs du bâtiment rencontrent un défaut, ils doivent pouvoir facilement créer une demande d’intervention de maintenance (ticket) dans le logiciel. Cette capacité est essentielle pour la gestion de la maintenance corrective, dans le cadre de laquelle les techniciens résolvent les problèmes signalés.
Inventaire des locaux, actifs et équipements
Le logiciel de GMAO doit vous permettre d’inventorier l’ensemble de vos locaux, actifs et équipements. De plus, une solution performante vous permet de localiser les différents équipements, de les gérer par catégorie et d’ajouter des descriptions et des documents.
Inventaire des locaux, actifs et équipements
Une bonne solution de GMAO vous permet de définir des types de bons de travail de maintenance corrective avec leurs propres flux de travail et statuts. Il doit vous permettre de créer des modèles pour les tâches récurrentes et de définir des règles d’attribution automatique afin d’accélérer les délais d’envoi et de résolution.
Il est également important que vous puissiez gérer vos travailleurs et vos fournisseurs dans un environnement unique et suivre les temps d’intervention et les performances globales (respect des accords de niveau de service).
Planificateur de travaux et statut des travaux
Gestion de la maintenance préventive
Une gestion efficace de la maintenance va au-delà des réparations et du dépannage qui constituent la maintenance corrective. Elle inclut la maintenance planifiée afin de prévenir les pannes d’équipement avant qu’elles ne se produisent et de réduire le risque d’accident.
Concrètement, cela implique de pouvoir mettre en place des plans de maintenance cohérents, de programmer des inspections et contrôles, de s’assurer de la conformité des équipements soumis à une réglementation particulière et de pouvoir visualiser les stocks de pièces détachées.
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Une GMAO mobile
En choisissant une solution qui propose une version mobile, vous permettez à vos techniciens de maintenance d’être beaucoup plus réactifs et efficaces dans leur travail. Ils gagnent beaucoup de temps s’ils peuvent consulter toutes les informations pertinentes sur leur smartphone ou leur tablette et gérer leur travail en déplacement. Cela inclut l’accès à l’historique de la maintenance et à la documentation technique de l’équipement dont ils s’occupent et la possibilité de soumettre leur rapport d’intervention en temps réel. Pour l’inspection des bâtiments et l’évaluation de leur état, une solution mobile offre des avantages évidents.
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Gestion des personnels et intervenants
Essentielle à la planification des interventions, cette fonctionnalité facilite le suivi du personnel, y compris les qualifications et les autorisations, les heures d’intervention, les incidents et les absences. Il vous permet également de suivre l’évolution des interventions et d’effectuer des réaffectations, de redéployer les équipes en cas d’interventions urgentes.
Une GMAO ouverte à l’écosystème progiciel de l’entreprise
L’époque de la GMAO compartimentée est révolue. En effet, la GMAO joue un rôle stratégique dans la gestion des actifs et doit nativement disposer d’interfaces standards pour échanger avec tous les types de logiciels de l’écosystème : énergie, facturation, inventaire du mobilier…
Choisir une GMAO adaptée aux activités tertiaires
Pour les professionnels du facility management en particulier et de la gestion de patrimoine immobilier en général, il est essentiel de s’équiper d’une GMAO qui offre des fonctionnalités spécifiques à leur secteur.
La gestion des espaces de travail
Avec l’évolution récente des modes de travail, il est aujourd’hui impensable pour les professionnels chargés de l’entretien et de l’exploitation d’immeubles destinés à des activités tertiaires de ne pas disposer d’une GMAO offrant des fonctions de gestion des espaces de travail : mesure du taux d’occupation, réservation de salles, etc.
L’accès au BIM
Le BIM (Building Information Modeling) est une approche qui consiste à développer un modèle numérique d’un bâtiment pour en faciliter la conception, la construction et l’exploitation. Il est de plus en plus utilisé pour la gestion des inventaires et de la maintenance des actifs. Les logiciels de GMAO qui intègrent cette technologie offrent un grand avantage aux professionnels de la maintenance, car ils facilitent la communication, la collaboration et la coordination des interventions de toutes les parties concernées.
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Le smart building
Un « bâtiment intelligent » est un terme utilisé pour décrire les technologies numériques qui permettent de collecter des données en temps réel sur le fonctionnement d’un bâtiment (occupation, température, etc.). Grâce à ces données, tous les acteurs de la maintenance peuvent ajuster leurs actions et réduire les coûts d’exploitation, tout en prolongeant la durée de vie des installations et en fournissant de meilleurs services aux utilisateurs.
Les avantages de cette technologie sont considérables. Il est donc fortement recommandé de choisir un logiciel de GMAO capable de collecter et d’exploiter les données fournies par les capteurs généralement utilisés dans les bâtiments intelligents.
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Logiciel de GMAO gratuit : une bonne idée ?
Pour tout outil informatique, on peut être tenté de trouver une solution gratuite pour bénéficier des mêmes fonctionnalités qu’un logiciel payant sans débourser un centime. Est-ce possible dans le cas de la GMAO ?
Nous ne ferons pas durer le suspense longtemps : la réponse est non. Comme il n’existe pas de véritable logiciel de GMAO open-source, seuls deux types de solutions peuvent être considérés comme des GMAO gratuits : Excel et les versions d’essai de logiciels payants.
Peut-on gérer sa maintenance sur Excel ?
La réponse est oui. En fait, de nombreuses entreprises le font depuis longtemps. Mais ils sont de moins en moins nombreux aujourd’hui. Comment cela se fait-il ?
Le tableur Excel est relativement puissant et polyvalent. Il est ainsi possible d’enregistrer et d’accéder aux informations, ce qui permet un suivi minimal de la maintenance.
Cependant, l’accès à l’information et la planification des opérations sont très limités, surtout si vous ne disposez pas d’un expert Excel en interne. De toute évidence, les tableurs n’offrent pas d’application mobile ni de fonctionnalités spécifiques à la maintenance, telles que la création automatisée de tâches ou l’intégration BIM.
Par conséquent, Excel peut s’apparenter à un logiciel gratuit de gestion basique de la maintenance, mais ne peut certainement pas être considéré comme l’équivalent d’une GMAO.
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Les versions gratuites de GMAO payantes
La plupart des éditeurs de GMAO proposent des versions gratuites de leurs solutions payantes. Mais leur utilisation est limitée dans le temps (entre une semaine et deux mois selon les cas) ou, lorsqu’elle ne l’est pas, il s’agit d’une version réduite aux fonctionnalités de base. En tout état de cause, ils ne peuvent pas être utilisés comme logiciel de GMAO dans la durée.
Comment calculer le ROI d’une GMAO ?
Le retour sur investissement (ROI) d’une GMAO se calcule en divisant les gains apportés par le logiciel par son coût. Par exemple, si la mise en place d’une GMAO qui coûte 2 000 euros par an vous permet d’économiser 30 000 euros par an, le ROI se calcule comme suit : (30,000-2000)/2000 = 14. Il est alors de 1400% par an. La plus grande difficulté de ce calcul est d’identifier les gains réalisés.
Généralement, on estime que la mise en place d’une GMAO permet de réduire les coûts de maintenance de 10 à 20%, selon la solution choisie et le secteur de l’entreprise.
