På Loetje (Restaurant Company Europe) möts fastighetssystem och visioner, med lyckat resultat

Om Loetje

Hos Loetje serveras den allra läckraste steken. I Loetjes egen skysås och med pommes frites och vitt bröd. Utan onödiga krusiduller och med passion och kvalitet. Det som 1977 började som en lokal pub och bar med en biljardsalong har nu blivit en kedja med restauranger över hela Nederländerna. I somras öppnade Loetje sin 26:e restaurang i Arnhem, och fler planeras för det kommande året.

Sedan juli 2020 utgör Loetje tillsammans med Debuut Horeca BV det framstående Restaurant Company Europe (RCE). Med fler än 75 lokala restauranger och kaféer är RCE sektorns största företag i Nederländerna, med totalt nästan 3 000 anställda. Alla dessa etablissemang leds centralt från huvudkontoret i Amstelveen. Utöver Loetje ingår i RCE flera andra starka gästfrihetskoncept som är representerade på flera platser, till exempel Happy Italy, Beers & Barrels, Popo the Mexican och Stan, också med unika ställen som Waag i Leiden och De Vooruitgang i Eindhoven.

På Loetje, vackert beläget vid floden Amstel, talade vi med Sander Vos (till vänster på bilden), fastighetssamordnare på Restaurant Company Europe (till höger: Jan Van Rabenswaaij, Senior Account Manager på Spacewell)

Fastighetsmjukvara: hur det började

I februari 2017 började Loetje använda Axxerion som sitt IWMS-system. Sander, som började arbeta på Loetje för fem och ett halvt år sedan, hade till uppgift att upphandla och implementera ett IWMS-system för fastighetshantering. I sin tidigare roll på D&B Facilities hade han redan haft positiva erfarenheter av Axxerion, så han bestämde sig för att undersöka lösningen närmare. IKT-avdelningen uttryckte också önskemål om att arbeta med ärenden, och marknadsföringsavdelningen ville använda den i operativa syften. Efter att lösningar från fyra leverantörer hade granskats valdes Axxerion. Sander förklarar hur viktigt det är att fastställa exakt vad man behöver och vad man förväntar sig av systemet, så att en konsult kan fokusera på behoven.

”Vi började med ärendemodulen och fortsatte sedan med avtalsmodulen och projektmodulen. Projektmodulen var särskilt användbar eftersom många nya ställen öppnades. Det gjorde det möjligt för oss att ha en central plats per avdelning där alla åtgärder och arbetsuppgifter förtecknades, och alla kunde se vilka arbetsuppgifter som behövde utföras och vilken avdelning som hade vilka arbetsuppgifter.”

”Detta ger struktur i form av en översikt”

Rekryteringsavdelningen har också arbetat med Axxerion i ett år nu. Först tittade vi på de system som de redan hade, innan ett helt nytt system infördes. Sander demonstrerade hur Axxerion fungerar, och eftersom man redan arbetade med Axxerion på de olika restaurangerna visade det sig vara ett mycket behändigt verktyg för att skapa ärenden för rekryteringsförfrågningar, till exempel för anställning av nya diskare eller kypare. En förfrågan skickas först till en regionchef för godkännande och vidarebefordras sedan till rekryteringsavdelningen i Axxerion. Rekryteringsavdelningen länkar sedan kandidater till en rekryteringsförfrågan i stället för arbetsordrar till en fastighetsförfrågan. Kontaktuppgifterna och meritförteckningen kan också länkas, och statusen kan läggas till, till exempel ”ny kandidat” eller ”kallad till intervju”. För närvarande arbetar cirka 500 anställda med Axxerion, från arbetsledare till platschefer. De använder alla systemet för att skapa beställningar.

Positiv användarupplevelse

Större delen av kunskapsöverföringen när det gällde Axxerion gjordes av Sander Vos själv. På tre månader besökte han 26 Debuut-restauranger för att lära sina kollegor att använda Axxerion. Det gick mycket smidigt, och alla lärde sig snabbt att arbeta med Axxerion. Användarna är överens om att systemet gör det möjligt för dem att enkelt hitta saker, och de tycker att det är lätt att arbeta med. Vi har hela tiden arbetat med Axxerion på en grundläggande nivå så mycket möjligt för att se till att allt kan hanteras enkelt. Detta gör det också mer flexibelt för att kunna byggas ut.