Desde hace varios años, los precios de la energía se han convertido en un riesgo estratégico volátil para las organizaciones. Las decisiones geopolíticas, las tensiones y la guerra les afectan enormemente y han convertido la eficiencia energética en una decisión estratégica para las empresas.
Los crecientes precios del petróleo y el gas se traducen en facturas de servicios públicos más elevadas, lo que dificulta la planificación de los presupuestos operativos y plantea interrogantes sobre la eficiencia del funcionamiento de los edificios de oficinas. Al mismo tiempo, los patrones de uso de las oficinas siguen evolucionando desde la introducción del trabajo híbrido, a menudo de formas que las operaciones tradicionales de los edificios no reflejan.
Las oficinas pueden ser entornos que consumen mucha energía, con calefacción, refrigeración, ventilación, iluminación y equipos informáticos funcionando durante muchas horas. Sin embargo, estos sistemas suelen programarse para una supuesta ocupación total, en lugar de para la demanda real. El resultado es que muchas empresas pagan por calentar, refrigerar e iluminar espacios que sólo se utilizan parcialmente. En un contexto de precios volátiles y presupuestos más ajustados, este desfase ya no es aceptable.
¿Cómo afectan los precios de la energía a los entornos de oficina?
Los precios de la energía, crecientes e impredecibles, afectan a las oficinas a varios niveles. El más visible es el financiero: mayores gastos de funcionamiento, excesos presupuestarios y presión sobre los gestores de instalaciones e inmobiliarios para que «hagan más con menos». Para las carteras de varias sedes, la subvención cruzada de las ubicaciones de alto coste se hace cada vez más difícil, lo que provoca decisiones más duras sobre la consolidación y la inversión.
Desde el punto de vista operativo, las organizaciones pueden responder con soluciones rápidas: bajando los puntos de ajuste de temperatura, limitando el acceso fuera del horario laboral o apagando manualmente los sistemas antes.
Estas medidas pueden traducirse en ahorros a corto plazo, pero a menudo conllevan contrapartidas en comodidad y productividad. Los empleados pueden empezar a sentir que la oficina es menos atractiva que trabajar desde casa, sobre todo en invierno o durante las olas de calor.
También hay una dimensión estratégica. La presión de los precios de la energía acelera las conversaciones sobre el tamaño y la configuración de la cartera de oficinas. Las empresas revisan si todas las ubicaciones siguen siendo necesarias, si se pueden cerrar o subarrendar plantas, y cómo la utilización del espacio debe informar las futuras decisiones de arrendamiento. Sin embargo, estas decisiones se toman a menudo con datos incompletos sobre cómo se utilizan los espacios día a día. Spacewell Workplace puede ayudar a las organizaciones al proporcionar datos reales sobre el uso, lo que permite a la dirección saber si hay alguna oportunidad de reducir la superficie de las oficinas o de planificarlas de otra forma.
Conectar el espacio y el uso de la energía
Las decisiones sobre el lugar de trabajo y la energía suelen tomarse en departamentos separados. Los equipos inmobiliarios y de lugares de trabajo pueden tener algunos datos sobre ocupación o reservas de salas de reuniones. Los equipos de energía y sostenibilidad disponen de información sobre medición y consumo. Sin conectar estas dos perspectivas, es difícil comprender dónde se derrocha la energía y dónde tendrían mayor impacto las intervenciones específicas.
El trabajo híbrido amplifica este reto. Algunos días, zonas enteras están casi vacías. Otros, algunas zonas se utilizan mucho, mientras que otras están infrautilizadas. Sin embargo, los sistemas de los edificios suelen seguir horarios fijos y supuestos estáticos, suministrando el mismo nivel de calefacción, refrigeración e iluminación, independientemente de la presencia real. Para ir más allá de la reducción reactiva de costes, las organizaciones necesitan ver cómo se utilizan los espacios y cuándo consumen energía, en una imagen coherente.
Cómo los datos sobre el lugar de trabajo y la energía contribuyen a una planificación proactiva
Si cruzas los datos sobre el uso del espacio y de ocupación con los del consumo energético, podrás hacerte una idea clara del rendimiento de tu oficina.
En cuanto al lugar de trabajo, los datos pueden incluir la ocupación detectada por sensores, las reservas de escritorios y salas, y los patrones de presencia por zona, planta y edificio. Spacewell Workplace te permite identificar las zonas que están constantemente infrautilizadas, los días de mayor y menor actividad, y el espacio real que necesitas para adaptarte a tu forma actual de trabajar.
En cuanto a la energía, los datos de consumo ofrecen perfiles por instalaciones, sistemas y periodos de tiempo. En Spacewell Energy, los datos históricos y casi en tiempo real permiten detectar anomalías, ver cómo varía el consumo según la temperatura o los cambios en las tarifas, y comparar el rendimiento de los edificios entre sí.
Cuando se juntan estos dos flujos de datos, la conversación cambia. En lugar de preguntar «¿Dónde podemos recortar costes rápidamente?», las organizaciones pueden hacer preguntas más específicas, como:
- ¿Qué zonas están regularmente infraocupadas pero siguen estando totalmente acondicionadas?
- ¿Cuál sería el impacto de cerrar una planta tres días a la semana y concentrar la actividad en otro lugar?
- ¿Cómo podemos ajustar los horarios de calefacción, ventilación e iluminación para que coincidan con la presencia real, no sólo con las horas de oficina?
- ¿Dónde tienen mayor rendimiento las inversiones en automatización, aislamiento o mejoras de los equipos, teniendo en cuenta el uso real?
Al combinar los datos del lugar de trabajo con los de consumo energético, las empresas pueden simular diferentes escenarios, comparar las implicaciones en cuanto a confort y costes, y preparar medidas antes de que llegue la próxima subida de los precios de la energía. Esto es lo que está haciendo Merck en Alemania, analizando la eficiencia del espacio y la eficiencia energética de forma conjunta con la ayuda de Spacewell.
De la reacción a corto plazo a la planificación a largo plazo
Es improbable que la volatilidad de los precios de la energía desaparezca a corto plazo, y por si fuera poco, la presión para reducir las emisiones no hará sino aumentar. Las organizaciones que se basan únicamente en intervenciones manuales a corto plazo se arriesgan a tener que resolver constantemente los problemas y a la insatisfacción de los empleados. Construyendo una visión más integrada de los espacios de trabajo y el uso de la energía, puedes avanzar hacia una optimización proactiva.
En la práctica, esto significa utilizar los datos combinados sobre el lugar de trabajo y la energía para orientar la planificación del espacio a largo plazo, respaldar los casos de inversión para modernizaciones o controles inteligentes, y comunicarse de forma transparente con las partes interesadas de los departamentos financieros, de RR.HH. y de sostenibilidad. Las soluciones de Spacewell pueden ayudarte a aunar estas perspectivas y ayudar a las organizaciones a pasar de una reducción de costes reactiva a estrategias de oficina planificadas y resistentes.
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