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Implementierung eines CAFM+: Aufbau von internem Support

29. September 2020

Gemeinsam mit den starken Beeinträchtigungen am Arbeitsplatz hat die COVID-19-Pandemie das Profil von Einrichtungen und Immobilien im gesamten Unternehmensportfolio erhöht. In vielen Unternehmen haben die COVID-19-Taskforces neue Abteilungen in die Entscheidungsfindung am Arbeitsplatz eingeführt. Einerseits bedeutet dies, dass es potenziell mehr Hürden für Investitionen in neue Arbeitsplatzlösungen gibt, andererseits gibt es aber auch potenziell mehr Mitstreiter. Um innovative Lösungen wie CAFM+ voranzutreiben, kann das Verständnis der wichtigsten Interessengruppen und ihrer Bedürfnisse von entscheidender Bedeutung sein.

Lächelnde Kollegen im modernen Besprechungsraum

Identifizieren von Interessengruppen

Die Hauptbeteiligten bei Entscheidungen über Immobilien und Einrichtungen werden sich von Unternehmen zu Unternehmen unterscheiden. Neben den Facility- und Immobilienmanagern sind weitere wichtige Abteilungen wie Personalwesen, Finanzen und Informationstechnologie involviert. Eine zunehmende Zahl von Unternehmen hat auch hybride Funktionen wie die Rolle des Verantwortlichen für die Erfahrung am Arbeitsplatz eingeführt, die eine ganzheitlichere Sicht der Investitionen ermöglichen.

Jeder dieser Interessenvertreter hat unterschiedliche Interessen und Anliegen, die bei der Ermittlung des Leistungsversprechens berücksichtigt werden müssen. So wird ein HR-Manager mehr an den Anwendungsfällen eines CAFM+ interessiert sein, die Produktivität und Zufriedenheit steigern, wie z.B. intelligente Reservierungen. Eine Führungskraft im Immobilienbereich hingegen wird eventuell Anwendungsfälle priorisieren, die die Mietkosten oder den Erweiterungsbedarf senken, und ist daher möglicherweise eher an einer intelligenten Arbeitsplatzgestaltung interessiert. Ein Facility Manager wird wahrscheinlich darauf bedacht sein, die Betriebskosten zu senken, während ein IT-Manager vor allem daran interessiert sein wird, wie sich CAFM+-Technologien auf die Sicherheit auswirkt, um sicherzustellen, dass z.B. IoT-Geräte nicht mit Unternehmenssystemen verbunden werden.

In vielen Fällen haben diese verschiedenen Interessengruppen komplementäre Interessen; aber die Interessen stimmen nicht immer überein. In diesen Fällen sollten sich die Befürworter die Tatsache zunutze machen, dass CAFM+ eine umfassende Lösung für den Aufbau von Verbindungen in einer vielfältigen Gruppe von Interessenvertretern darstellt. Durch den Aufbau einer aussagekräftigen, übergreifenden Story, die das gesamte Spektrum möglicher Anwendungsfälle und deren Unterstützung für die gesamte Organisation berücksichtigt, ist es möglich, die Organisation an Bord zu holen.

Rechenschaftspflicht und Leistung

Im Einklang mit der Kommunikation der potenziellen Anwendungsfälle an die entsprechenden Interessengruppen ist es auch wichtig, interne Rechenschaftspflicht und Leistungserwartungen aufzubauen, die die Anliegen all dieser Interessengruppen widerspiegeln. Als Teil des Produktauswahl- und Entscheidungsprozesses müssen die Hauptakteure die Möglichkeit haben, Fragen zu stellen, zu klären, wie sie die Software nutzen würden, und KPIs festzulegen, die verfolgt werden, um sicherzustellen, dass das Produkt effektiv genutzt wird.

Wenn zum Beispiel eines der Kernziele darin besteht, die Auslastung der Besprechungsräume zu erhöhen, dann ist es wichtig, sicherzustellen, dass Reservierungssysteme mit allen wichtigen organisatorischen Berührungspunkten funktionieren (egal, ob es sich dabei um Outlook, eine mobile App oder einen Kiosk handelt). Langfristig muss eine Nutzungs-Ausgangsbasis und ein Team festgelegt werden, das Erkenntnisse sammelt und Interventionen zur Verbesserung der Nutzung vorschlägt, und es müssen regelmäßige Bewertungen vorgenommen werden, um sicherzustellen, dass die Nutzungsstrategien funktionieren. Letztlich ist CAFM+ ein leistungsfähiges Instrument, aber Daten und Analysen haben ihre Grenzen; der volle Nutzen kann nur dann erzielt werden, wenn die Erkenntnisse in Taten umgesetzt werden.

Dieser Beitrag ist der letzte Post einer 10-teiligen Blog-Reihe über CAFM+. In früheren Posts wurde das Dieser Beitrag ist der letzte Post einer 10-teiligen Blog-Reihe über CAFM+. In früheren Posts wurde das Konzept von CAFM+ und eine Reihe von Anwendungsfällen beschrieben. Wenn Sie Benachrichtigungen über zukünftige Posts unseres Unternehmens-Blogs und andere Inhalte von Spacewell erhalten möchten, melden Sie sich hier an.

Wenn Sie in der Zwischenzeit mehr über die Sicht von Spacewell auf CAFM+ erfahren möchten, laden wir Sie ein, ein kostenloses Exemplar unseres aktuellen Whitepapers zu diesem Thema herunterzuladen.

Von Nicole Weygandt, Ph.D.

Leiterin Strategische Entwicklung bei Spacewell

Dr. Weygandt ist Leiterin Strategische Entwicklung bei Spacewell und verfügt über Berufserfahrung in den Bereichen Finanzen, Energie und Hochschulbildung. Zuvor arbeitete sie als Forschungsleiterin bei der Projektfinanzierungs-Beratungsfirma Taylor-DeJongh und hatte Forschungsstipendien an der Princeton University und der Northwestern University. Dr. Weygandt erhielt ihren Doktortitel von der Cornell University und hat Abschlüsse von der Georgetown University und der University of Chicago.

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