Hoe kan FMIS het beheer van uw werkplek verbeteren?

Voor facilitymanagers en werkplekprofessionals is de overstap naar een FMIS-oplossing een belangrijke aanwinst voor het verbeteren van de kwaliteit en de rendabiliteit van hun dienstverlening. Een geïntegreerde aanpak van het werkplekbeheer stelt hen in staat zich aan de laatste ontwikkelingen op de werkplek aan te passen, de beperkingen na te leven en tegelijk de kosten terug te dringen.

Werkplekbeheer: definitie en problemen

Werkplekbeheer

Werkplekbeheer is een veelomvattend begrip dat betrekking heeft op het beheer van diensten, faciliteiten, processen en technologieën die medewerkers helpen hun taken uit te voeren, samen te werken, te leren en te innoveren.
Dit soort medewerkersgerichte benadering heeft tot doel de werkomgeving ten dienste te stellen van de medewerkers om hun welzijn en werkplekbeleving te verbeteren.

Door een goede werkomgeving te creëren en te handhaven, worden de efficiëntie en de productiviteit van medewerkers bevorderd. Een goed beheer is erop gericht deze doelstellingen te bereiken door zich aan te passen aan de nieuwe behoeften en tegelijk de kosten te optimaliseren.

Prestaties en de werkplek

Het begrip werkplekbeheer beperkt zich niet tot de traditionele functies van facilitair beheer, maar omvat ook de verbetering van de prestaties van medewerkers en de samenwerking tussen hen. Het is meer dan een ondersteunende functie, het is een strategisch instrument dat bedrijven kan helpen hun doelstellingen te bereiken. Het voegt aantoonbare meerwaarde toe.

Onder werkplekbeheer wordt een voortdurend verbeteringsproces verstaan dat bedrijven helpt hun werkplekken optimaal te laten presteren. De meest productieve bedrijven van vandaag hebben gemeen dat ze het belang van dit aspect voor de betrokkenheid en de productiviteit van hun medewerkers erkennen.

Werkplekbeheer laat zich in verschillende vormen vertalen: van het beheer van enkele werkstations tot het beheer van een uitgebreid, internationaal gespreid vastgoedportfolio. In alle gevallen gaat het om al de processen die het prestatieniveau van werkplekken verbeteren, gaande van strategische planning tot beveiliging, onderhoud, catering en operationeel gebruik van apparatuur.

Een methode om de werkplek te rationaliseren

Niet alleen verhoogt goed werkplekbeheer de productiviteit van medewerkers, het zorgt ook ervoor dat het gebruik van ruimte en apparatuur efficiënter wordt georganiseerd om zo de kosten te beperken.

Deze rationalisering is verre van vanzelfsprekend: het is aangetoond dat de gemiddelde bezettingsgraad van kantoorruimten over het algemeen tussen 50% en 60% ligt. In het bijzonder hebben bepaalde kostenintensieve voorzieningen zoals vergaderzalen, bedrijfswagens of specifieke apparatuur vaak een lage benuttingsgraad in verhouding tot hun exploitatiekosten.

Om een optimale benutting te bewerkstelligen, moeten er nieuwe werkplekconcepten worden ingevoerd. De meest innoverende ondernemingen willen in dit verband een soort werkomgeving invoeren waarin de activiteit van hun medewerkers centraal staat om zo de samenwerking en de productiviteit te bevorderen. Medewerkers kiezen zelf wanneer, hoe en met wie ze werken, zodoende kunnen ze hun manier van werken aanpassen aan hun activiteiten en behoeften.

FMIS, het antwoord op de nieuwe uitdagingen in werkplekbeheer

Werkplekprofessionals worden momenteel geconfronteerd met een toenemende behoefte aan kostenbeperking, transparantie en flexibiliteit in hun bedrijf. Wat zijn de werkelijke kosten en waar zijn mogelijke besparingen te vinden? Hoe kunnen vastgoed en diensten worden aangepast aan de veranderende behoeften van het bedrijf? Hoe kan een hoog kwaliteitsniveau van de dienstverlening worden gehandhaafd zonder al te hoge kosten? Wat is de beste uitbestedingsstrategie?

Dat zijn enkele van de vragen waarmee werkplekbeheerders tegenwoordig worden geconfronteerd, terwijl ze ook moeten voldoen aan de wetgeving, duurzaamheidsvereisten of technologische ontwikkelingen.

In dit verband hebben werkplekprofessionals steeds meer behoefte aan betrouwbare informatie op alle niveaus: strategisch, tactisch en operationeel. Operationele gegevens over gebouwen, werkruimten en het gebruik daarvan worden steeds crucialer voor een optimaal werkplekbeheer en een goede werkomgeving voor de gebruikers.

FMIS en de 3 niveaus van werkplekoptimalisatie

Een FMIS-oplossing kan bedrijven helpen om hun werknemers een goede werkomgeving te bieden en tegelijk de kosten op drie verschillende niveaus te optimaliseren.

Strategisch niveau

Dankzij FMIS kunnen bedrijfsstrategieën en de werkplek op middellange en lange termijn op elkaar worden afgestemd. Verschillende parameters beïnvloeden deze context: groei, nieuwe markten, personeelswijzigingen, fusies, enz.

Door gebruik te maken van een geïntegreerde werkplekbeheeroplossing (of FMIS) kunnen al deze factoren in aanmerking worden genomen en benut om de meest geschikte strategische beslissingen te nemen. Het biedt ook de mogelijkheid om te anticiperen op toekomstige behoeften door verschillende scenario’s te ontwikkelen op basis van mogelijke ontwikkelingen en bedrijfsdoelstellingen.

Tactisch niveau

Op tactisch niveau is het werkplekmanagement erop gericht de door de onderneming vastgestelde strategie uit te voeren en de prestaties voortdurend te monitoren en te controleren om deze zo nodig te verbeteren.

In het kader van het FMIS worden alle projecten en activiteiten geïntegreerd die een optimale benutting van de werkruimten mogelijk maken, met inbegrip van het opvangen en coördineren van veranderingen die de evolutie van het bedrijf met zich meebrengt.

Dit maakt een tactisch beheer van de werkomgeving mogelijk, met een grote verscheidenheid aan oplossingen en analyses om veranderingen te programmeren en te beheren op basis van bezettingsgraad en kosten. Het gebruik van een computer-aided design (CAD) -systeem zorgt bijvoorbeeld ervoor dat het huidige en toekomstige gebruik van werkplekken kan worden gevisualiseerd.

Operationeel niveau

De strategische en tactische aspecten mogen de aandacht echter niet afleiden van de primaire voorwaarde voor een succesvol werkplekbeheer: operationele doelmatigheid en flexibiliteit. Een kantoor waar gebruikers moeite hebben om een werkplek of vergaderruimte te vinden wanneer ze die nodig hebben, kan immers niet als goed beheerd worden beschouwd. De primaire toegevoegde waarde van werkplekbeheer bestaat juist erin hun werk te vergemakkelijken door slimme oplossingen aan te bieden voor het vinden, reserveren en gebruiken van de benodigde ruimtes en apparatuur.

Het gebruik van een FMIS-oplossing maakt zowel de reservering van lokalen en vergaderzalen mogelijk als het gebruik zonder reservering wanneer deze beschikbaar zijn. Daarbij is het gebruik van sensoren en een platform om de bezettingsgraad te analyseren van essentieel belang. Voor facilitymanagers leveren deze technologieën ook een waardevolle bijdrage om de ruimtebenutting te optimaliseren en het serviceaanbod optimaal af te stemmen op de werkelijke bezettingsgraad van een gebouw.

Tegenwoordig moet bij doeltreffend werkplekbeheer duidelijk rekening worden gehouden met vele parameters. Daarom is de implementering van een geïntegreerde oplossing van essentieel belang voor werkplekmanagers die de gebruikers een goede werkomgeving willen bieden en tegelijkertijd de kosten in de hand willen houden.