Maak aanvragen en reserveringen soepeler met onze AI-assistent

Spacewell Workplace AI is een chat-gebaseerde assistent die is ingebouwd in het Spacewell Workplace platform dat werknemers helpt bij de interactie met hun kantoor door middel van natuurlijke taal. In plaats van door menu’s of formulieren te klikken, kunnen mensen de assistent vragen om kamers te reserveren, bureaus te vinden of problemen te melden, en de assistent voert deze acties op de achtergrond uit.

Omdat hulpmiddelen alleen helpen als mensen ze gebruiken. Traditionele systemen op de werkplek zijn vaak gebaseerd op formulieren, menu’s en training. Een conversatieassistent komt bovenop deze tools en geeft mensen een snellere ingang. In plaats van je bestaande opstelling te vervangen, wordt het een voordeur: medewerkers vragen in natuurlijke taal en de assistent leidt het verzoek naar de juiste stromen die er al zijn.

Op zijn best haalt het de wrijving uit routinematige dingen. Je vertelt wat je nodig hebt: een kamer voor zes personen vanmiddag, een rustig bureau morgen of dat het koffiezetapparaat kapot is. De assistent begrijpt wat je bedoelt, controleert de beschikbaarheid, volgt de regels van je werkplek en voert de actie uit of leidt je naar de juiste optie. Geen gezoek naar de juiste pagina. Geen reizen van tien klikken.

Hybride werk betekent dat mensen minder vaak binnenkomen en zich eerder “verloren” voelen als ze binnenkomen. Een AI-assistent voor de werkplek biedt hen een eenvoudige manier om te zeggen “Zoek donderdag een bureau in de buurt van mijn team” of “Reserveer om 14.00 uur een kamer met een scherm” zonder dat ze hoeven te onthouden hoe het systeem werkt. Dat verlaagt de drempel om het kantoor te gebruiken, wat op zijn beurt de acceptatie, het ruimtegebruik en de gegevens waarop je vertrouwt verbetert.

Algemene AI-tools zoals ChatGPT zijn geweldig voor schrijven en brainstormen, maar ze kennen je gebouwen, kamers, bureaus of werkplekregels niet. Een AI-assistent voor de werkplek is rechtstreeks verbonden met je werkplekplatform, dus als je hem vraagt een kamer te reserveren of een probleem te melden, handelt hij op basis van echte plattegronden, reserveringen en serviceworkflows in plaats van je alleen advies te geven.

Dit is een van de grootste vragen die mensen stellen over AI op het werk, en terecht. Een goed ontworpen AI-assistent voor de werkplek werkt binnen het bestaande beveiligings- en governance-raamwerk: identiteiten, machtigingen en toegangsregels zijn net zo van toepassing als in de hoofdapplicatie. Inhoud wordt behandeld volgens het beleid van je organisatie en de assistent mag niet meer tonen dan een gebruiker mag zien of doen.

Zodra meer medewerkers de assistent gebruiken om ruimtes te reserveren en problemen te melden, krijg je een veel duidelijker beeld van hoe je kantoren daadwerkelijk worden gebruikt. Dit wordt gebruikt voor analyses, prognoses en simulaties: je kunt trends eerder zien, “wat als” scenario’s testen en met meer vertrouwen beslissingen nemen over het vloeroppervlak, de indeling en diensten in plaats van te vertrouwen op onderbuikgevoelens of verouderde rapporten.

Voor boekingen en bureaureserveringen zijn de sterkste AI-assistenten ingebed in een werkplekbeheerplatform in plaats van er van buitenaf aan toegevoegd. Ze kunnen live beschikbaarheid zien, reserveringsregels respecteren en reserveringen in realtime bijwerken, waardoor het veel veiliger is om werknemers te laten zeggen “Reserveer een kamer voor 4 personen om 15.00 uur” en te vertrouwen op het resultaat. Spacewell Workplace AI volgt precies deze aanpak: het zit in het Spacewell Workplace platform, maakt gebruik van uw werkelijke ruimtegegevens en -beleid en zet die alledaagse boekings- en bureauverzoeken om in eenvoudige conversaties.

Organisaties zien doorgaans snellere boekingen en minder mislukte of no-show reserveringen, betere rapportage van problemen en een hogere algemene acceptatie van de werkplek-app. Na verloop van tijd leidt dit tot zelfverzekerder beslissingen over vastgoed, hybride werkpatronen en serviceontwerp, omdat je niet langer gokt op basis van gedeeltelijke gegevens.

Het uitrollen van een werkplek-AI-assistent kan verrassend snel gaan als deze is ingebouwd in het werkplekplatform dat u al gebruikt. Spacewell Workplace AI draait bovenop de bestaande Spacewell Workplace omgeving, dus het hergebruikt uw ruimtes, gebruikers en regels in plaats van vanaf nul te beginnen. Het is zelfs zo dat we klanten in echte projecten in slechts twee dagen aan de assistent hebben geholpen, nadat hun Workplace configuratie al was geïnstalleerd. Vanaf dat moment bestaat het meeste werk uit communicatie en proefprojecten met een eerste groep gebruikers, niet uit een lange IT-implementatie.