Diese Version baut direkt auf der „Space Management“-Grundlage auf, die es Ihnen ermöglicht, direkt mit Ihren Grundrissen zu arbeiten, anstatt sich nur auf Berichte zu beschränken. Sie können Grundrisse importieren, Ihr gesamtes Flächenportfolio verwalten und die Belegung im Zeitverlauf von einem einzigen Ort aus verfolgen. Damit wird Workplace zu dem Tool, mit dem Sie Flächen tatsächlich planen, zuweisen und optimieren – und nicht nur sehen, was bereits geschehen ist. Und nun, da der KI-Assistent für alle Endnutzer verfügbar ist, haben wir das größte Komfort-Update seit Jahren.
Der Spacewell-KI-Assistent ist nun allgemein verfügbar
Der Spacewell Workplace AI Assistant ist ab sofort verfügbar. Nutzer können Reservierungen vollständig über natürliche Sprache vornehmen – beispielsweise mit dem Befehl „Reservieren Sie mir bitte einen Schreibtisch für Dienstag, Donnerstag und Freitag“ – und die Reservierungen werden innerhalb von Sekunden vorgenommen, ganz ohne Ausfüllformulare.
Es unterstützt nativ mehr als 30 Sprachen und erkennt die von Ihnen verwendete Sprache sowie antwortet in dieser. Der KI-Assistent berücksichtigt zudem Ihren Buchungsverlauf und Ihre Präferenzen (sofern die Anonymisierung nicht aktiviert ist), sodass wiederkehrende Verhaltensmuster – wie beispielsweise ein stets bevorzugter Schreibtisch – seine Vorschläge im Laufe der Zeit beeinflussen. Die nächste Version wird diese Funktionen weiter ausbauen und die Möglichkeit bieten, Probleme im Rahmen eines Gesprächs zu protokollieren und zu melden – nicht nur Buchungen vorzunehmen.
Eine vollständige Neugestaltung der Arbeitsplatz-Raumanzeige
Das „Room Display“-Panel, das vor den Besprechungsräumen angebracht ist, erhält sein größtes Update seit langer Zeit. Es wurde von einer nativen Anwendung auf eine Progressive Web App umgestellt, was bedeutet, dass auf jedem Gerät automatisch die neueste Version ausgeführt wird – ohne native Builds und ohne unterschiedliche Versionen je nach Hardware.
Es bleibt mit Outlook, Microsoft Places, Google Workspace, Teams und Zoom verbunden und wird nativ in Echtzeit mit Spacewell Workplace synchronisiert, unabhängig davon, ob eine Buchung über die Spacewell Workplace-App, das Workplace-Web-Dashboard, den Workplace-KI-Assistenten oder einen Kiosk vorgenommen wurde. Für die Migration nutzen wir dasselbe bereits vorhandene zentralisierte Bereitstellungsmodell, sodass keine Vor-Ort-Besuche erforderlich sind und die vorhandene Hardware nicht ausgetauscht werden muss.
Speicherplatzverwaltung: Regionen, pauschale Zuweisung und Archivierung
Nach der Einführung von „Space Management“ im letzten Release bietet dieses Update nun die Funktionen, die von größeren Portfolios gefordert wurden. Regionen können nun hierarchisch mit einer unbegrenzten Anzahl von Unterregionen strukturiert werden, was insbesondere für Unternehmenskunden nützlich ist, die von älteren Systemen migrieren. Die Massenzuweisung ermöglicht es Ihnen, Flächen entweder in einer Tabelle oder direkt auf einem Grundriss mehrfach auszuwählen und sie alle auf einmal einer Abteilung, einer Kostenstelle oder einem Etagentyps zuzuordnen – wodurch der bisherige Prozess, bei dem jede Fläche einzeln bearbeitet werden musste, ersetzt wird. Zudem können Flächen nun archiviert statt gelöscht werden. Dies sorgt für mehr Übersichtlichkeit im täglichen Gebrauch, während historische Daten für die Berichterstellung erhalten bleiben (da die Archivierung nicht rückgängig gemacht werden kann, ist sie berechtigungsabhängig).
Ein informativerer, reibungsloser Buchungsablauf
Die Beschreibungen zu buchbaren Räumlichkeiten, Dienstleistungen und Ausstattungen, die bereits auf Mobilgeräten verfügbar waren, sind nun auch im Spacewell-Web-Dashboard (GO) und im Room Finder zu finden, sodass Nutzer vor der Buchung Informationen wie Raumspezifikationen oder Details zum Catering einsehen können. Die Suchergebnisse für Räume werden nun standardmäßig nach Kapazität sortiert, was eine effizientere Nutzung der verfügbaren Räume fördert. Durch das Ändern eines Reservierungsdatums wird die ausgewählte Uhrzeit nicht mehr zurückgesetzt. Zudem werden Standardkostenstellen, die aus dem Mitarbeiterdatensatz übernommen werden, nun bei neuen Reservierungen automatisch ausgefüllt, wodurch manuelle Eingaben und Fehler reduziert werden. Das Spacewell-Web-Dashboard (GO) unterstützt nun auch von Intercom bereitgestellte In-App-Updates, Benachrichtigungen und Ankündigungen – dasselbe technologiegestützte Kommunikationsmodell, das Energy bereits seit Jahren einsetzt.
Von Dashboards am Arbeitsplatz bis hin zu Analysen
Die umfassende Analysestrategie von Spacewell umfasst fünf Ebenen: operatives Reporting, BI-Dashboards mit Best-Practice-Beispielen, die offene Datenplattform, integrierte KI-Erkenntnisse und vorausschauende Planung. Mit dieser Version wird ein neues Dashboard zur Raumeffizienz (für Ultimate-Nutzer) eingeführt, das die sensorbasierte Personenzahl mit der Raumkapazität abgleicht, um aufzuzeigen, ob Besprechungsräume die richtige Größe haben, ob große Räume von nur einer Person genutzt werden oder ob kleinere Räume überbelegt sind, sodass das Raumportfolio neu zugewiesen werden kann, ohne die tatsächlichen Arbeitsabläufe der Mitarbeiter zu beeinträchtigen.
Andere bereits vorhandene Dashboards werden in kleinerem Umfang optimiert, unter anderem durch eine besser abgestimmte Dezimalgenauigkeit pro Kennzahl.
Hardware- und Lebenszyklus-Updates
Türzählsensoren werden nun in Mindestbestellmengen von 10 Stück ausgeliefert, um eine besser planbare Versorgung zu gewährleisten. Die Hardware für Kiosksysteme und Raumdisplays wird künftig ausschließlich auf Android umgestellt; die Windows-Kiosksysteme für den öffentlichen Bereich bleiben zwar weiterhin im Einsatz, verlieren jedoch ab Dezember 2026 die Unterstützung für das Side-Loading (der Vertrieb über den Microsoft Store bleibt bestehen). Zudem wurde die Migration mehrerer älterer Verwaltungseinstellungen von der alten Studio-Oberfläche zur modernen Version nun endgültig abgeschlossen – ein sichtbarer Schritt hin zu einer umfassenderen Vereinheitlichung der Backend-Tools der Plattform.
Was das für Sie bedeutet
Gespräche ersetzen Klicks, die Raumplanung lässt sich immer schneller konfigurieren, und die zugrunde liegende Datenebene entwickelt sich zu einem System, das nicht nur rückblickend, sondern auch wirklich vorausschauend ist.
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