Ett av de många möjliga användningsområdena för Microsoft Excel är att skapa ett CMMS-system (Computerized Maintenance Management System). Trots att Excel inte är utformat specifikt för detta ändamål har många företag använt programmet länge, eller använder det fortfarande, för att hantera sitt underhåll, i stället för att använda särskilt utformad, specialiserad mjukvara.
Varför ska man då använda en CMMS-tillämpning om Excel kan fylla samma funktion? I praktiken blir underhållshanteringen mycket enklare och effektivare med en specialiserad och innovativ lösning i stället för med ett vanligt kalkylbladsprogram, som trots sina uppenbara fördelar har många begränsningar.
Skapa ett eget CMMS-system med Excel
Det välkända kalkylbladsprogrammet Excel används av många företag som ett verktyg för underhållshantering.
Varför använda Excel för att hantera underhållet?
De som är insatta i hur Excel fungerar vet att det är möjligt att skapa sitt eget CMMS-system med programmet. Med lite tid och uppfinningsförmåga kan Excel göras till ett användbart verktyg för att planera underhållsbesök, hantera utrustning eller hålla koll på inventarier.
Microsoft Excel har faktiskt också flera fördelar:
- Det är gratis (om det redan är installerat på företagets datorer, vilket ofta är fallet).
- Det kräver ingen mycket specialiserad utbildning.
- Det ger stor flexibilitet eftersom många olika typer av data kan sparas i kalkylbladet.
- Det kan enkelt anpassas.
- Det möjliggör enkelt utbyte av information mellan anställda.
Av alla dessa skäl ersatte Excel kort efter att det kommit ut på marknaden snabbt pappersdokument i industrin, och det är fortfarande en lösning som används av många företag, särskilt små och medelstora företag, som ser det som den mest prisvärda lösningen.
Begränsningar hos Excel för CMMS-system
Dock har Excel stora begränsningar för alla som vill optimera sin underhållshantering:
- Det har ingen funktion för larm eller meddelanden.
- Det kan knappast användas av flera personer samtidigt.
- Det skapar en viss osäkerhet när det gäller tillförlitligheten hos tillgängliga data, på grund av inneboende risker för fel eller potentiella problem med dokumentuppdatering.
- Det leder till omfattande centralisering av information, vilket ska ses i relation till hur bra underhållshantering är baserad på samarbetsinriktad delning av data av många parter.
- Det har begränsningar när det gäller analys av stora datamängder och funktioner för korshänvisning.
Allmänt sett förhindrar Excel informationsdelning, samarbetspraxis och lagarbete, vilka betydligt ökar underhållsgruppernas delaktighet. Det saknar också funktioner specifikt utformade för att underlätta underhållshantering och arbetsplatshantering – en missad möjlighet för anställda eller kontorsarbetare som skulle kunna dra nytta av en tillämpningsmiljö som gjorde deras arbetsliv behagligare.
Vidare går det inte att använda Excel-kalkylblad för att korrekt länka ett våningsplan till kontoren på det, utrustningen på varje kontor och de personer som finns på varje kontor. Om ändringar görs på något kontor måste i praktiken ett CMMS-system i Excel uppdateras manuellt – en mycket tidskrävande och kostsam process i situationer där ändringar ofta sker.
Det är i fall som dessa som införandet av en specialiserad CMMS-tillämpning för att optimera underhållsarbetsuppgifter är bättre än att fortsätta använda Excel.
Varför välja en specialiserad CMMS-tillämpning i stället för Excel för att hantera underhållet?
Det finns många goda skäl att välja en specialiserad professionell mjukvarutillämpning i stället för Excel för att hantera underhållsarbetsuppgifter.
Vad är en CMMS-tillämpning?
Till skillnad från Excel är CMMS-mjukvarutillämpningar särskilt utformade för att underlätta och optimera underhållshantering genom smart användning av digitala verktyg. Denna typ av lösning har oftast moduler eller funktioner som gör det möjligt för dig att:
- Lista alla utrustningsenheter som underhåll ska utföras på, med deras tekniska egenskaper, inklusive kopior av deras dokumentation.
- Schemalägga och följa upp alla beställningar av servicebesök.
- Fylla i och redigera underhållsrapporter.
- Kontrollera servicehistoriken för varje utrustningsenhet.
- Hantera behörigheten för åtkomst till och redigering av data för varje typ av användare.
- Hantera reservdelslager.
- Samla in statistik om underhållsaktiviteter.
Varför använda en CMMS-tillämpning i stället för Excel för att hantera underhållet?
En CMMS-tillämpning gör det inte bara lättare att hantera underhållet, utan har den ännu viktigare funktionen att optimera underhållet, för att förbättra ditt företags produktivitet.
Funktioner utformade för att optimera underhållet
Som redan nämnts ger en specialiserad CMMS-lösning tillgång till avancerade funktioner för underhållshantering. Dessa funktioner gör det möjligt för dig att effektivisera varje steg i underhållsprocessen, från schemaläggning av servicebesök till hantering av reservdelslager samt schemaläggning av arbetspass och analyser av utrustningsdriften. Effektiviseringen är nyckeln till att optimera underhållet och förbättra företagets produktivitet.
Dessutom kan en professionell CMMS-tillämpning i allmänhet anpassas till företagets specifika behov och särskilda funktioner. Därmed kan du få samma nivå av flexibilitet och anpassning som med Excel.
Ett användbart hjälpmedel
Genom att börja använda en CMMS-tillämpning får företaget inte bara ett kraftfullt verktyg för underhållshantering, utan också tillhörande tjänster, till exempel en kundstödstjänst. Med sådant stöd kan underhållsansvariga känna sig förvissade om att de snabbt kommer att kunna göra mesta möjliga av sitt mjukvaruverktyg, i stället för att behöva lägga tid på att själva leta efter lösningar på specifika problem som sannolikt kommer att uppstå någon gång i framtiden.
Blygsam kostnad
Det faktum att Excel nästan är gratis ses ofta som en av dess största fördelar i sammanhanget. Men även om CMMS-tillämpning oundvikligen innebär en extra kostnad är det viktigt att bedöma helheten när man bedömer kostnadseffektiviteten hos en sådan lösning. För det första kan utgiften fördelas genom en prenumeration: i stället för att behöva köpa en evig licens och betala hela priset kan företag få tillgång till tillämpningen mot en månatlig eller årlig prenumerationsavgift för licensen, och därmed slippa göra en betydande och osäker kapitalinvestering.
Dessutom, och kanske viktigare, kommer tidsbesparingen och produktivitetsökningen som uppnås genom användning av en CMMS-tillämpning i stället för Excel att mer än uppväga kostnaden under en relativt kort tidsperiod.
Enkel tillgång till innovationer
Slutligen kommer varje företag som använder en specialiserad CMMS-tillämpning att kunna dra fördel av den senaste tekniken för att förbättra sin produktivitet. Innovationer som Internet of Things (IoT), BIM (building information modeling) och smarta byggnader, som i dag används alltmer i underhållsarbete, kan gradvis integreras i ditt företags verksamhet och i dina teknikers arbete. Genom att börja använda en CMMS-tillämpning kommer ditt företag att kunna anpassa sig till nuvarande och framtida teknikförändringar och upprätthålla och förbättra sin konkurrenskraft.
Hur du väljer rätt CMMS-tillämpning
Att införa en professionell CMMS-lösning är alltid ett steg framåt jämfört med att använda ett kalkylblad för att hantera ett företags underhållsverksamhet. Men det är viktigt att välja rätt mjukvara för att dra största möjliga nytta av ett sådant införande.
Det är särskilt viktigt att välja en mobil lösning som är tillgänglig på alla uppkopplade enheter och dessutom är användarvänlig. Faktum är att tillämpningens användarvänlighet är av avgörande betydelse för att övergången ska tas emot väl av arbetstagarna och för att de ska utnyttja tillämpningens hela potential – ett krav som kan göra investeringen kontraproduktiv om det inte tillgodoses.
Även om Excel kan sägas en gång ha varit en lämplig lösning för att underlätta och förbättra underhållshanteringen har dess relativa fördelar gradvis avtagit i takt med att de professionella CMMS-tillämpningarna har förbättrats.
I dag ger specialiserade CMMS-tillämpningar många värdefulla fördelar som gör dem till ett bättre val, då de gör det möjligt för företag att nå betydande produktivitetsförbättringar och dessutom underlätta sina underhållsgruppers arbete. Dessa moderna verktyg visar utan tvekan vägen mot underhållets framtid.
FAQ
CMMS-mjukvara är vanligen förberedd för överföring av statistik från det gamla verktyget (här Excel). Om du känner dig tveksam är du välkommen att beställa en kostnadsfri provperiod på Spacewells webbplats för att skaffa dig mer information.
CMMS-mjukvara är en mer omfattande lösning för underhållshantering lösning än Excel. Exempelvis är Excel inte det bästa alternativet när du arbetar med flera personer eller när du behöver tillförlitliga data i realtid.
