De moderne werkplek staat in rep en roer. Social distancing, quarantaines en lockdownprocedures over de hele wereld zorgen voor een ongeziene verschuiving naar telewerken. Terwijl veel medewerkers manieren vinden om hun productiviteit te verhogen en tegelijkertijd het pendelverkeer te beperken, worstelen anderen met afleiding, internetproblemen en een gevoel van isolement. Ondanks een opmerkelijk aanpassingsvermogen aan de kant van de bedrijven en hun personeel lijkt het erop dat het kantoor zoals wij het kennen veel van zijn waarde behoudt. Terwijl de maatschappij manieren zoekt om de verspreiding van COVID-19 te beperken, kunnen we voor werkplekken een aantal stappen ondernemen om de overgang naar de ‘normale’ situatie in goede banen te leiden – en om positieve veranderingen voor de toekomst in gang te zetten.
Een geïntegreerde werkplekbeheersoftware (FMIS of Workplace Management Software – IWMS) in combinatie met oplossingen voor slimme gebouwen, ofwel FMIS+, kan bedrijven helpen om in deze moeilijke periode meer veiligheid, comfort en vertrouwen te garanderen. FMIS bestaat uit een softwareplatform dat gegevens van faciliteiten centraliseert en gebruiksvriendelijke processen creëert die de efficiëntie verhogen. Het systeem kan de uitgifte van onderhoudsbonnen vereenvoudigen, reserveringssystemen voor kantoorbeheer opzetten en helpen bij de administratie van gebouwen, van sanitaire voorzieningen tot financiën. Technologieën voor slimme gebouwen maken gebruik van sensortechnologieën om het verzamelen van gebouwgegevens te optimaliseren. Bovendien verwerken ze deze informatie om in realtime oplossingen voor gebouwbeheer te ontwikkelen. FMIS+, een unieke optie die door Spacewell wordt aangeboden, combineert deze twee technologieën. Het koppelt de effectieve gegevens en analyses van slimme gebouwen aan de diensten die FMIS mogelijk maakt. Op deze manier automatiseert en optimaliseert het systeem de gebouwenprestaties op het gebied van doeltreffendheid, productiviteit en welzijn.
FMIS+ biedt ook een bijzonder krachtig platform om oplossingen te ontwikkelen voor een getransformeerde werkomgeving. Op dit moment helpen wij bij Spacewell klanten in de gezondheidssector om FMIS+ technologieën in te zetten om schoonmaak- en onderhoudsactiviteiten uit te voeren op plaatsen waar ze het meest nodig zijn. We ondersteunen het schoonmaakpersoneel ook rechtstreeks met locatiegebonden informatie om hen zo te helpen bij hun strijd tegen COVID-19. Maar wij zijn van mening dat bedrijven in alle sectoren een aanzienlijk rendement op hun investeringen kunnen behalen – zowel vanuit financieel als menselijk oogpunt. Door deze oplossingen te implementeren, kunnen ze zich aan een onzekere toekomst aanpassen.
Werkplektransities op korte termijn aanpakken
Op korte termijn zullen de werkplekken met drie belangrijke uitdagingen worden geconfronteerd wanneer medewerkers naar het kantoor terugkeren: het beheer van mogelijke heropflakkeringen van het virus en nieuwe socialdistancingmaatregelen, de implementering van nieuwe normen voor sanitaire voorzieningen en het gebruik van de werkruimte, en de garantie van het comfort en de productiviteit van medewerkers tijdens een stressvolle periode. FMIS+ biedt meerdere mogelijkheden voor gebouwbeheerders om deze uitdagingen tijdens de transitieperiode tot een goed einde te brengen. Met het oog op een veiligere en efficiëntere werkplek tijdens deze periode zijn er meer bepaald vier ‘ingrepen’ mogelijk.
Ten eerste kan FMIS+, door gelaagde gebruiksinformatie te verstrekken, ervoor zorgen dat medewerkers verder van elkaar zitten in die zones waar ze het grootste deel van hun werkdag doorbrengen. Op deze manier worden langere periodes van mogelijke blootstelling aan ziektekiemen tot een minimum beperkt. Door medewerkers en managers te informeren over waar anderen zich in realtime bevinden, zelfs op een flexibele werkplek, kunnen gebouwbeheerders de risico’s op blootstelling bij nieuwe infectiegevallen beperken.
Ten tweede kunnen de noodzaak aan kinderopvang, veiligheidsoverwegingen en andere factoren ertoe leiden dat veel medewerkers hun terugkeer naar de werkplek uitstellen. In dit geval kan een universeel inzetbaar reserveringssysteem helpen om werkplekbeheerders en collega’s op de hoogte te houden van wie er in het gebouw werkt – en waar. Door de specifieke locaties van medewerkers in kaart te brengen, verspilt u minder tijd aan zoeken en verhoogt de productiviteit van de medewerkers. Als er een nieuwe infectie wordt vastgesteld, kunnen gebouwbeheerders bovendien een beroep doen op het reserveringssysteem om mogelijke blootstellingen op te sporen. Op deze manier is het mogelijk om die personen die eventueel in de buurt zijn geweest en een hoog risico op overdracht lopen, te identificeren. Naast de identificatie van blootstellingen zou een dergelijk reserveringssysteem ook contactgegevens kunnen bijhouden, zodat betrokkenen gemakkelijk op de hoogte kunnen worden gebracht dat ze zich moeten laten testen.
Ten derde, terwijl het conciërgepersoneel nieuwe sanitaire procedures in alle werkplekken implementeert, zou een meer gerichte aanpak van de sanitaire voorzieningen tot meer efficiëntie en veiligheid kunnen leiden. FMIS+ omvat specifieke schoonmaaktaken die op het gebruik van de werkplek zijn afgestemd. Bijgevolg kan het ervoor zorgen dat er extra tijd en resources worden besteed aan risicovolle zones op basis van het werkelijke gebruik in plaats van op veronderstellingen over het gebruik. Deze technologieën kunnen ervoor zorgen dat de schoonmaakprotocollen worden geïntensifieerd in de buurt van zitplaatsen die door mogelijk blootgestelde personen zijn gereserveerd en volgens intervallen die op een intensief en in realtime opgevolgd ruimtegebruik zijn gebaseerd.
Ten vierde kan de combinatie van deze ingrepen, samen met andere initiatieven op het gebied van comforttracking, de medewerkers helpen om met een gerust hart weer aan het werk te gaan. Veel medewerkers, vooral diegenen die zich in virale hotspots bevinden of die voor de veiligheid van kwetsbare familieleden vrezen, staan niet te springen om naar een gedeelde kantoorruimte terug te keren zonder aantoonbare inspanningen om het welzijn van de medewerkers te garanderen. De implementering van en communicatie rond verbeterde technologieën om zich aan de veranderde gezondheidsomstandigheden aan te passen, kan een krachtig signaal zijn voor medewerkers dat hun welzijn een prioriteit is – en creëert tegelijkertijd mogelijkheden voor toekomstige verbetering. Naarmate we meer te weten komen over de omgevingsomstandigheden die virale verspreiding kunnen remmen, is het mogelijk om comfortsensoren aan gebouwsystemen te koppelen. Zo kunnen de luchtvochtigheid en de temperatuur automatisch op een zodanig niveau worden gehouden dat het risico op overdracht wordt beperkt. Op deze manier wordt er een veiligere en comfortabelere werkplek voor iedereen gecreëerd.
Werkplektransformatie op lange termijn aanpakken
Op lange termijn biedt de opmerkelijke verschuiving naar telewerken ook transformatiemogelijkheden voor de werkplek. Terwijl veel medewerkers het moeilijk vinden om hun productiviteit in hun thuiskantoor te handhaven – als gevolg van ruimtebeperkingen, gezinsverplichtingen of andere afleidingen –, hebben anderen ontdekt dat ze veel werkfuncties met succes van thuis kunnen uitvoeren. En alhoewel alle of de meeste medewerkers naar de kantooromgeving zullen terugkeren, zal een grotere flexibiliteit voor telewerken waarschijnlijk toch een trend worden1. Als dit het geval is, kunnen werkgevers groot voordeel halen uit een herevaluatie van hun werkplekbehoeften. Ongeacht of dit een overstap naar een flexibele omgeving, een vermindering van de kantoorvoetafdruk, of wijzigingen in de onderhoudsschema’s betekent.
Om een dergelijke herevaluatie tot een goed einde te brengen – of het nu gaat om de productiviteit en tevredenheid van medewerkers, geld dat op vastgoed of onderhoud wordt bespaard, of andere relevante gegevens –, moeten werkplekmanagers ten volle begrijpen hoe hun ruimtes worden gebruikt. FMIS+ biedt de mogelijkheid om gegevens op een uitgebreide en discrete manier te verzamelen. Deze gegevens kunnen helpen bij de beslissing om al dan niet naar een flexibele werkomgeving over te stappen. Ook bieden ze een antwoord op de vragen hoeveel vloeroppervlakte er nodig is, welke fysieke verbeteringen (bv. ventilatiesystemen) nodig zijn om het welzijn van de medewerkers te verbeteren, hoe de schoonmaakprocedures kunnen worden vereenvoudigd in het licht van veranderende normen en andere op processen gebaseerde of fysieke transformaties. De aanzienlijke verstoringen als gevolg van COVID-19 zullen gedrag en normen veranderen. En er zullen zowel betere gegevens als betere instrumenten nodig zijn om zich snel en doeltreffend aan de nieuwe vereisten voor de moderne werkplek aan te passen.
Wat kan Spacewell voor u doen?
Het productgamma van Spacewell geeft werkplekmanagers de tools om zowel de transities op korte termijn als de transformatie op lange termijn te beheren. Beide zijn namelijk nodig om aanhoudende verstoringen te beperken en om de prestaties te verbeteren. Aangezien onze producten voor ‘out of the box’ functionaliteit zijn ontworpen, kunnen ze snel worden ingezet en komt er geen dure en uitgebreide programmering op maat aan te pas. Bovendien zijn we de enige provider2 die zowel marktleider is op het gebied van FMIS als oplossingen voor slimme gebouwen. Hierdoor zijn we in staat om zowel gegevens te verzamelen als om onze klanten de tools te geven om deze informatie naar bruikbare oplossingen te vertalen. Ten slotte, omdat Spacewell deel uitmaakt van de Nemetschek Group, met een marktkapitalisatie van meer dan 5,5 miljard dollar en meer dan 25 jaar leiderschap op het vlak van FMIS en slimme gebouwen, kunnen onze klanten erop vertrouwen dat Spacewell een stabiele partner is in deze moeilijke tijden.
We zijn ons ervan bewust dat de toegang tot gebouwen en hardware op korte termijn beperkt kan zijn en dat niet alle oplossingen onmiddellijk kunnen worden geïmplementeerd. Veel van de softwareoplossingen van Spacewell kunnen echter ook zonder hardware-installatie voorlopige ondersteuning bieden. Neem contact met ons op om te bespreken hoe we u kunnen helpen om uw werkplekdoelstellingen te behalen.
1 Uit een recent onderzoek van Gartner blijkt zelfs dat bijna driekwart van alle CFO’s van plan is om werknemers die voorheen on-site waren, te verplaatsen naar permanent afgelegen posities wanneer de COVID-19-crisis voorbij is. Gartner (4/3/2020), “Gartner CFO-enquête onthult dat 74% van plan is om sommige werknemers permanent naar extern werk te verplaatsen” www.gartner.com. terug
2 In 2019 was Spacewell het enige bedrijf dat als ‘Leader’ wordt geclassificeerd in de Verdantix Green Quadrant rapporten voor zowel Geïntegreerde managementsystemen voor werkplekken als IoT-platformen voor slimme gebouwen. terug
*Disclaimer: Spacewell en haar filialen maken geen aanspraak op medische expertise. De voorgaande beoordeling is gebaseerd op actuele publieke informatie over COVID-19, waaronder richtlijnen van de CDC en de WHO. Alle analyses kunnen worden herzien naarmate er meer bekend wordt over het virus.
