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Qu’est ce que la FMAO ?

3 mars 2021

FMAO définition et explications

Une FMAO (Facility management assisté par ordinateur) est un outil d’aide à la gestion du Facility Management (FM). C’est une aide indispensable pour les experts en facility management qui leur permet d’exécuter leurs tâches avec précision et de manière optimisée.

Gears on a wooden table

Quelles sont les fonctionnalités traditionnelles d’un logiciel de FMAO ?

Le Facility Management, traduit par “services généraux” en français reprend l’ensemble des services nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise :

  • Gestion des demandes
  • Gestion des accès
  • Réservation de salles
  • Nettoyage
  • Distribution du courrier
  • Entretien des espaces verts
  • Achats des fournitures

Ces services peuvent être organisés, gérés, exécutés et optimisés par le biais d’une FMAO.

Les différences entre une GMAO et une FMAO

La GMAO ou Gestion de la maintenance assistée par ordinateur reprend l’ensemble des métiers de la maintenance. Ils sont de 2 natures :

  • Réactive/ curative: ce sont l’ensemble des opérations qui doivent être réalisées suite à un événement. Par exemple un système d’air conditionné qui cesse de fonctionner et demande réparation, car la température dans le bâtiment est trop haute.
  • Planifiée (ou préventive): Ce sont l’ensemble des opérations qui sont planifiées afin d’assurer le bon fonctionnement des bâtiments et des éléments qui le composent. Par exemple: C’est la maintenance annuelle planifiée des unités d’air conditionné qui assure leur bon fonctionnement.

Il est généralement fait référence à la FMAO dans le contexte de la maintenance réactive. Les opérations de maintenance planifiées sont quant à elles généralement prises en charge par la GMAO.

Aujourd’hui la plupart des systèmes proposent les 2 fonctionnalités au sein d’un même outil. C’est pourquoi GMAO et FMAO sont souvent considérés comme synonyme en répondant aux mêmes objectifs de maintenance curative et préventive (planifié).

Les avantages d’une FMAO

La FMAO est un atout pour les entreprises de toutes envergures. En ce qu’elle facilite la maintenance et améliore les conditions de travail, la FMAO permet de réaliser des économies d’échelle importantes et de piloter avec finesse le budget du facility management.

Faciliter et organiser la gestion de la maintenance grâce à la FMAO

La gestion du Facility Management (des services généraux) est un métier qui est soumis à beaucoup d’imprévus. Les tâches trouvent leur origine dans des pannes ou des dysfonctionnements soudains qui n’étaient pas identifiés ni planifiés.

Le département des services généraux doit donc souvent intervenir de manière rapide sur un ensemble de dysfonctionnements internes pouvant mettre en péril la sécurité ou le bon fonctionnement d’un bâtiment et de ses occupants.

Pendant longtemps, ce département était considéré comme le département des “pompiers internes”, mués par l’urgence de l’instant et peu orientés sur la prévention des incidents. Très rapidement on s’est rendu compte que même au vu de la nature imprévisible des demandes, il était possible de s’organiser afin de pouvoir apporter des réponses rapides et efficaces aux problématiques qui surviennent.

C’est ainsi que la FMAO apporte plusieurs solutions à l’organisation de cette équipe dédiée à la maintenance :

  • Définir un processus de demande d’intervention clair
  • Identifier les rôles et responsabilités des intervenants
  • Automatiser les processus d’intervention
  • Identifier la nature des demandes afin d’en diminuer l’occurrence et d’en faciliter la gestion
  • Définir des Indicateurs clefs de performance pour les interventions

Ce faisant, les FMAO permettent aux équipes des services généraux d’être plus proactives et mieux organisées par rapport à l’aspect imprévisible de ce métier. En ce sens, la FMAO permet de rationaliser tous les processus en lien avec les services généraux de sorte que l’entreprise peut réaliser de véritables économies d’échelle dans ses opérations de maintenance curatives et planifiées et éviter d’agir dans l’urgence permanente.

Person with laptop sipping at a coffee

La FMAO au service de la qualité de vie au travail

La mission première du département des services généraux est d’assurer la pérennité de l’activité qui est exercée dans un bâtiment ou dans l’entreprise en s’assurant que toutes les fonctions internes soient effectuées.

De plus en plus, il s’agit pour ce département des services généraux de faire en sorte que tous les travailleurs de l’entreprise soient dans le contexte le plus favorable possible pour effectuer leurs tâches.

Or, on se rend compte aujourd’hui que le contexte récent (crise de la Covid19 et démocratisation du télétravail) a modifié profondément cette mission.
En effet, avec les nouvelles technologies, les employés peuvent aujourd’hui travailler de chez eux, travailler dans une bulle, un tiers lieu (coworking) ou encore sur un poste non attribué (flexoffice). Se pose alors pour l’entreprise la question de garantir une parfaite qualité de l’environnement de travail pour ses salariés, quel que soit le lieu de l’exercice de l’activité professionnelle.

Les équipes des services généraux vont utiliser les outils de FMAO afin de garantir à tous les employés un grand niveau d’efficacité, de confort et de bien-être au sein de leur environnement de travail respectif. Outre leurs fonctions traditionnelles de palier aux pannes et d’agréger les demandes d’incidents, les logiciels de FMAO vont alors prendre à leur charge de nouvelles tâches :

  • Organisation de conciergerie
  • Restauration dynamique
  • Réservation d’espaces de travail
  • Gestion du confort ( température, luminosité, posture, ..)
  • Gestion d’activités bien-être ( sport, relaxation, sieste, ..)

La FMAO accompagne les équipes Facility Management dans l’organisation de ces tâches tout en gardant le bien être des employés au centre de toutes les préoccupations.

La FMAO pour optimiser le budget des services généraux

Le département des services généraux se doit de gérer au mieux un budget malgré la nature imprévue de l’activité. En réalité, la mise en place d’une solution de FMAO permet aux équipes de services généraux d’ optimiser la gestion du budget en lien avec la maintenance des espaces de travail.

Grâce à l’outil de FMAO, ils vont pouvoir identifier, catégoriser et rationaliser les demandes d’intervention et les budgets qui y sont liés. L’objectif de ces données est de réduire drastiquement ces dépenses.

Par exemple, si le département des services généraux constate que les dépenses liées à des pannes des machines à café augmentent sur une période définie, ce dernier va tenter de comprendre pourquoi et en déduire une action adéquate. A-t-on changé de machine ? De café ? De société de maintenance ? C’est en se posant des questions sur chaque ligne budgétaire que le département va pouvoir anticiper certaines dépenses en ainsi les diminuer.

L’agrégation de toutes les informations en lien avec tous les composants d’un bâtiment et de son mobilier permet alors d’avoir une vision claire et synthétique des dysfonctionnements et d’en déduire les actions adéquates afin de limiter leur survenance.

De facto, que ce soit dans l’identification des pannes et de leurs solutions, l’équipe des services généraux dispose d’une finesse d’analyse pour optimiser le budget alloué à la maintenance des installations de l’entreprise.

Les solutions FMAO apportent une réponse tangible à la question de la gestion des opérations du service des services généraux tout en assurant le bien être et l’efficacité des employés qui peuvent dès lors se concentrer sur leur activité.

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