La implantación de un software de GMAO para mejorar la gestión del mantenimiento es, en general, una buena idea que puede aportar ahorros sustanciales. Sin embargo, su éxito depende en gran medida de la solución elegida.
En efecto, elegir un software que no se adapte a las necesidades de la empresa puede tener consecuencias desastrosas. Esto puede deberse a que el software tenga una funcionalidad demasiado limitada, no pueda evolucionar con el tiempo o sea incapaz de integrarse eficazmente con otras herramientas digitales.
¿Cuáles son las capacidades esenciales del software de GMAO?
Todo buen software de GMAO debe proporcionar estas funciones esenciales:
Creación de solicitudes de servicio (tickets de mantenimiento)
Esta es la función básica de cualquier software de GMAO. Cuando los usuarios del edificio encuentran un defecto, deben poder crear fácilmente una solicitud de intervención de mantenimiento (ticket) en el software. Esta capacidad es esencial para la gestión del mantenimiento correctivo, en el que los técnicos resuelven los problemas notificados.
Inventario de locales, bienes y equipos
El software de GMAO debe permitirte inventariar todas tus instalaciones, activos y equipos. Además, una solución de alto rendimiento te permite localizar los distintos equipos, gestionarlos por categorías y añadir descripciones y documentos.
Gestión de órdenes de trabajo
Una buena solución de GMAO te permite definir tipos de órdenes de trabajo de mantenimiento correctivo con sus propios flujos de trabajo y estados. Debe permitirte crear plantillas para tareas recurrentes y definir reglas de autoasignación para acelerar el tiempo de envío y de resolución.
Otro requisito importante es que puedas gestionar a tus trabajadores y proveedores en un único entorno y controlar los tiempos de intervención y el rendimiento general (cumplimiento de los SLA).
Planificador y estado del trabajo
Gestión del mantenimiento preventivo
Una gestión eficaz del mantenimiento va más allá de las reparaciones y la resolución de problemas que constituyen el mantenimiento correctivo. Incluye el mantenimiento planificado para prevenir el fallo del equipo antes de que se produzca, y para reducir el riesgo de accidentes.
En concreto, esto significa poder establecer planes de mantenimiento coherentes, programar inspecciones y controles, garantizar la conformidad de los equipos sujetos a normativas específicas y poder ver los inventarios de piezas de repuesto.
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GMAO móvil
Al elegir una solución que ofrezca una versión móvil, permites que tus técnicos de mantenimiento sean mucho más receptivos y eficientes en su trabajo. Ahorran mucho tiempo si pueden consultar toda la información relevante en su smartphone o tableta y gestionar su trabajo sobre la marcha. Esto incluye tener acceso al historial de mantenimiento y a la documentación técnica de los equipos de los que se ocupan y poder presentar su informe de intervención en tiempo real. Para las inspecciones de edificios y la evaluación de su estado, una solución móvil ofrece ventajas evidentes.
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Gestión del personal y de los participantes
Esencial para la planificación de las intervenciones, esta funcionalidad facilita el seguimiento del personal, incluyendo cualificaciones y autorizaciones, tiempos de intervención, incidencias y ausencias. También te permite controlar el progreso de las intervenciones y realizar reasignaciones, para redistribuir equipos en caso de intervenciones urgentes.
GMAO abierta al ecosistema de software de la empresa
Se acabaron los días de las GMAO compartimentadas. En efecto, la GMAO desempeña un papel estratégico en la gestión de los activos y debe disponer de forma nativa de interfaces estándar para intercambiar con todos los tipos de software del ecosistema: energía, facturación, inventario de muebles…
Elegir una GMAO adaptada a las actividades del sector servicios
Para los profesionales de la gestión de instalaciones y propiedades, es esencial que se equipen con una GMAO que ofrezca capacidades específicas para su sector.
Gestión del espacio de trabajo
Con la reciente evolución de los métodos de trabajo, hoy en día es impensable que los profesionales encargados del mantenimiento y la explotación de edificios de oficinas tengan una GMAO que no ofrezca funcionalidades de gestión del espacio de trabajo: medición de los índices de ocupación, reserva de salas, etc.
Acceso a BIM
BIM (Building Information Modeling) es un enfoque que consiste en desarrollar un modelo digital de un edificio para facilitar su diseño, construcción y funcionamiento. Se utiliza cada vez más para gestionar los inventarios de activos y el mantenimiento. Un software de GMAO que pueda incorporar esta tecnología ofrece una gran ventaja a los profesionales del mantenimiento, ya que facilita la comunicación, la colaboración y la coordinación de las intervenciones de todas las partes implicadas.
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Edificios inteligentes
Un «edificio inteligente» es un término utilizado para describir las tecnologías digitales que permiten recoger datos en tiempo real sobre el funcionamiento de un edificio (ocupación, temperatura, etc.). Gracias a estos datos, todos los actores del mantenimiento pueden ajustar sus acciones y reducir los costes de funcionamiento, al tiempo que prolongan la vida útil de las instalaciones y prestan mejores servicios a los usuarios.
Las ventajas de esta tecnología son significativas. Por tanto, se recomienda encarecidamente elegir un software de GMAO capaz de recoger y aprovechar los datos proporcionados por los sensores que suelen utilizarse en los edificios inteligentes.
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Software de GMAO gratuito: ¿una buena idea?
Para cualquier herramienta informática, uno puede tener la tentación de encontrar una solución gratuita para aprovechar las mismas funciones que el software de pago sin pagar un céntimo. ¿Es esto posible en el caso de la GMAO?
No mantendremos el suspense mucho tiempo: la respuesta es no. Como no existe un verdadero software de GMAO de código abierto, sólo 2 tipos de soluciones podrían considerarse GMAO gratuitas: Excel y versiones de prueba de software de pago.
¿Podemos gestionar nuestro mantenimiento con Excel?
La respuesta es sí. De hecho, muchas empresas lo han hecho durante mucho tiempo. Pero hoy en día son cada vez menos numerosas. ¿A qué se debe?
El software de hoja de cálculo Excel es relativamente potente y versátil. Así es posible registrar y acceder a la información, lo que permite un seguimiento mínimo del mantenimiento.
Sin embargo, el acceso a la información y la planificación de las operaciones son muy limitados, sobre todo si no tienes un experto interno en Excel. Obviamente, el software de hoja de cálculo no ofrece una aplicación móvil ni funcionalidades específicas de mantenimiento, como la creación automatizada de tareas o la integración BIM.
Por tanto, Excel puede considerarse un software gratuito para la gestión básica del mantenimiento, pero desde luego no puede considerarse el equivalente de una solución de GMAO.
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Las versiones gratuitas de GMAO
La mayoría de los editores de GMAO ofrecen versiones gratuitas de sus soluciones de pago. Pero su uso está limitado en el tiempo (entre una semana y dos meses según los casos) o, cuando no, se trata de una versión reducida a funcionalidades básicas. En cualquier caso, no pueden utilizarse como software de GMAO a lo largo del tiempo.
¿Cómo calcular el ROI de una GMAO?
El Retorno de la Inversión (ROI) de una GMAO se calcula dividiendo las ganancias aportadas por el software entre su coste. Por ejemplo, si la implantación de una GMAO que cuesta 2.000 euros al año te permite ahorrar 30.000 euros al año, el ROI se calcula como sigue (30,000-2000)/2000 = 14. Es decir, un 1400% al año. La mayor dificultad de este cálculo es identificar las ganancias obtenidas.
En general, se estima que la implantación de una solución de GMAO permite reducir los costes de mantenimiento entre un 10 y un 20%, según la solución elegida y el sector de actividad de la empresa.
