Puntos claves
- El espacio de trabajo híbrido ofrece a los empleados mayor flexibilidad, pero también supone nuevos retos para los equipos inmobiliarios
- Las soluciones para espacios de trabajo híbridos (tecnología, datos y análisis) permiten a las empresas adaptar sus espacios de trabajo al mundo laboral híbrido
- Los objetivos principales son optimizar el rendimiento del espacio (huella y configuración) y mejorar la experiencia de los empleados
El espacio de trabajo híbrido: un nuevo reto para el sector inmobiliario comercial
Como consecuencia de la pandemia, muchas empresas están evaluando las implicaciones de un “lugar de trabajo híbrido.” Un espacio de trabajo híbrido se refiere a un concepto de oficina que permite a los empleados trabajar tanto en la oficina física como a distancia. El trabajo híbrido no es nuevo, pero su popularidad se ha disparado con la pandemia y el subsiguiente experimento masivo de teletrabajo. Si bien los empleados prefieren este modelo, también supone nuevos retos para los responsables de los inmuebles y los espacios de trabajo.
Las soluciones de espacios de trabajo híbridos (que incluyen software y tecnología, datos y análisis) les permiten crear espacios de trabajo híbrido satisfactorios, que funcionen para las personas y resulten beneficiosos para la empresa. Más allá del reto obvio de determinar cuánto espacio de oficina se necesita todavía, otra cuestión esencial es qué tipo de espacio necesitarán los empleados para sacar el máximo partido de su experiencia en la oficina.
Tecnología para apoyar los espacios de trabajo híbridos
En una configuración de oficina híbrida, la ocupación es menos predecible. También tiende a variar más durante la semana. En estas circunstancias, las tecnologías del espacio de trabajo inteligente , y los datos derivados de ellas, aportan una ayuda muy necesaria. Para empezar, permiten a las organizaciones identificar rápidamente los nuevos modelos de trabajo y adaptarse a ellos. Además, ayudan a los empleados a desplazarse por el espacio de trabajo flexible gracias a los datos de IoT en tiempo real. Asimismo, conforman las estrategias de (re)diseño del espacio de trabajo híbrido, lo que permite a las empresas crear espacios de trabajo que favorezcan el bienestar de las personas, así como su productividad. En resumen, el análisis de los datos y las tecnologías del espacio de trabajo inteligente permiten a las empresas pasar de forma efectiva de la disrupción del espacio de trabajo debida a la pandemia a la flexibilidad y la resiliencia pospandémicas.
En una configuración de oficina híbrida, la ocupación se vuelve menos predecible y varía más durante la semana.
Gestión del espacio en una oficina híbrida
Una de las conclusiones que muchas empresas han sacado de la pandemia es que, para muchos empleados, el trabajo con concentración puede hacerse igual de bien (si no mejor) desde casa que en la oficina. En cambio, otras actividades de colaboración y socialización se hacen mejor con interacciones cara a cara, sobre todo cuando se trata de nuevos empleados. Por ello, muchas empresas prevén aumentar considerablemente la disponibilidad de las salas de conferencias, zonas de reunión y otros espacios de colaboración o polivalentes para dar cabida a las nuevas formas de trabajo.
Pero incluso si la oficina se convierte en un centro de colaboración, sigue existiendo una gran incertidumbre sobre cuánto espacio de cada tipo será necesario, con qué intensidad se utilizará este espacio y en qué medida la necesidad de espacio de los empleados se ha visto modificada por el distanciamiento social.
La mejor manera de responder a estas preguntas no es teorizar sobre el futuro de la oficina, sino implantar la tecnología que permita a los gestores del espacio:
- Monitorizar minuciosamente cómo se está utilizando el espacio.
- Optimizar constantemente el espacio para ajustarse a la forma en que está cambiando el uso de la oficina.
La experiencia de los empleados en un espacio de trabajo híbrido
Más allá de optimizar la configuración y la cantidad de espacio, otra de las preocupaciones de muchos gestores de espacios de trabajo es cómo crear un entorno saludable y centrado en los empleados.
Una de las medidas adoptadas por muchas empresas ha sido desarrollar aplicaciones para el espacio de trabajo que permiten a los usuarios del edificio hacer reservas, encontrar a sus colegas, reservar servicios, solicitar limpieza y mantenimiento, y visualizar los parámetros de calidad del aire interior de su espacio. Al compartir información y racionalizar los procesos, estas aplicaciones hacen que la experiencia en el espacio de trabajo sea más agradable y productiva. También pueden proporcionar a los empleados una mayor sensación de control en su regreso a la oficina.
Más allá de optimizar la configuración y la cantidad de espacio, otra de las preocupaciones de muchos gestores de espacios de trabajo es cómo crear un entorno saludable y centrado en los empleados.
¿Por qué invertir ahora en soluciones de espacios de trabajo híbridos?
Invertir en tecnología para la oficina física en un momento en el que hay menos personas en el espacio de trabajo puede parecer contradictorio. ¿Por qué gastar dinero en supervisar un espacio que solo utilizará la mitad de los empleados? Para los gestores de espacios que quieren saber qué parte de su contrato de alquiler pueden ceder o reutilizar y cuál es la mejor manera de reconfigurar su espacio, los datos son esenciales. Si bien resulta tentador seguir las tendencias de lo que podría ser una oficina «típica» postpandemia, creemos que basar las decisiones en los propios datos de utilización será la clave del éxito.
Basar las decisiones sobre el espacio de trabajo en los propios datos de utilización será la clave del éxito.
¿Qué puede esperar una organización de la implantación de una solución de espacios de trabajo híbridos?
5 objetivos clave para las soluciones de espacios de trabajo híbridos
1. Permitir la flexibilidad en el espacio de trabajo
Una de las principales predicciones para el espacio de trabajo híbrido es que este nuevo modelo comportará la flexibilidad en todas sus formas, incluida la de las plazas. Cuando solo una parte de los empleados acude a la oficina en un día cualquiera, las plazas asignadas resultan ser una práctica muy poco eficiente. El crecimiento previsto de las plazas no asignadas o flexibles para reflejar nuevas formas de trabajo marcará un cambio significativo. Mientras que, antes de la pandemia, en la mayoría de espacios de trabajo de EE. UU. se trabajaba con plazas asignadas, en 2020 las encuestas (como la del CBRE sobre el sentimiento global de los ocupantes) sugieren que es probable que las plazas flexibles se conviertan en la nueva norma.
El reto de la flexibilidad
Evidentemente, las plazas flexibles pueden significar muchas cosas distintas. En algunos casos, puede implicar la reserva de una plaza para un periodo prolongado (como todo un día) con uno o varios días de antelación. En otros casos, los empleados pueden cambiar de plaza varias veces durante un día mediante un sistema de entrada y salida. Pero, tanto si la flexibilidad se traduce en reservar una plaza con antelación, instalarse en plazas libres en ese momento o algo intermedio, se necesita un sólido sistema de reservas para que funcione de forma fluida.
¿En qué se diferencia la flexibilidad híbrida?
Las fricciones cotidianas en torno a las plazas flexibles ya existían mucho antes de la pandemia. Sin embargo, la oficina híbrida añade complejidad al espacio de trabajo flexible.
En primer lugar, en un entorno de trabajo híbrido aumentan considerablemente las ventajas de la distribución flexible de las plazas. Cada día (o parte de un día) en que un empleado teletrabaja representa una mesa de trabajo vacía cuando se asignan las plazas. Y en las zonas con alquileres elevados, el coste de las plazas vacías puede ser considerable. Los gestores del espacio de trabajo pueden evitar este coste poniendo el espacio a disposición de otra persona, eliminándolo o reasignándolo como espacio de colaboración.
En segundo lugar, hay que tener en cuenta y hacer participar a los empleados que no están en la oficina y aumentar así la importancia de las reservas como herramienta para conectar a las personas. Las aplicaciones del espacio de trabajo pueden utilizar los datos de las reservas como base de una función de búsqueda de personas, lo que facilita saber quién está en la oficina y dónde está sentado. Todo ello sin necesidad de rastrear los movimientos de los empleados.
Por último, es probable que, durante algún tiempo, siga habiendo ciertas reticencias de los empleados respecto a la seguridad en la oficina. Los responsables de los espacios de trabajo pueden medir y compartir información sobre la aglomeración de personas en la oficina utilizando datos de los sensores en directo, lo cual puede ser un valioso complemento de los sistemas de reservas porque ayuda a los empleados a elegir espacios en zonas más o menos concurridas en función de su nivel de comodidad.
2. Optimizar el espacio que ocupa la oficina
La mayoría de las empresas esperan ver cambios en la forma de trabajar que puedan influir significativamente en las necesidades de los espacios de oficina. Sin embargo, muchas de las tendencias van en direcciones opuestas. Además, no está claro hasta qué punto estas tendencias serán permanentes. Igual que surgieron muchos informes sobre la “fatiga virtual”, es posible que el atractivo del trabajo híbrido o remoto también disminuya con el tiempo.
Diversos tipos de sensores pueden rastrear la ocupación y la utilización de los espacios.
En estas circunstancias, la mejor manera de planificar y adaptarse a los cambios en el espacio de trabajo es recopilar y analizar datos de alta calidad sobre cómo se utiliza realmente la oficina. Diversos tipos de sensores pueden rastrear la ocupación real y la utilización de los espacios e identificar patrones como:
- Qué espacios de colaboración son más populares y cuáles están vacíos.
- Si los lugares de trabajo son realmente una cosa del pasado o si los empleados ven la oficina como un lugar para alejarse de las distracciones de casa.
- Si la elección de trabajar desde casa o en la oficina depende de la estación del año, cuando algunos optan por trasladarse completamente a la oficina para disfrutar de un mejor aire acondicionado o calefacción.
- Si las tendencias del trabajo híbrido son o no iguales en todas partes.
En este sentido, es importante destacar que los sensores en sí mismos son solo una solución parcial. La capacidad de tomar decisiones informadas sobre la cartera depende, en última instancia, de la calidad de las herramientas analíticas y de la facilidad para convertir los datos brutos en información útil. En otras palabras, elegir la plataforma de análisis adecuada es tan importante como elegir el sensor adecuado.
3. Optimizar la configuración del espacio de la oficina
El trabajo híbrido no solamente puede influir en la cantidad de espacio que ocupa la oficina, sino también en el tipo de espacios que la gente buscará cuando vuelvan a la oficina. Cada vez son más los analistas que prevén un cambio hacia espacios de colaboración y socialización en la oficina, y algunas empresas ya están rediseñando sus despachos para adaptarse a este cambio.
Existen buenas razones para apostar por la colaboración y anticipar un aumento de la demanda de espacios para grupos. No obstante, también hay razones válidas para actuar con mayor cautela. Antes de transformar la totalidad de la cartera inmobiliaria, podría ser beneficioso para las empresas estudiar con detalle la información sobre el uso real para ver hacia dónde gravitan los empleados en las oficinas recién reabiertas.
Elaborar una estrategia de configuración de la oficina
En lugar de rediseñar las oficinas para responder a las previsiones sobre los cambios sustanciales en la oficina, existe otro enfoque centrado en las tendencias de los datos. Algunas reconfiguraciones inmediatas de las oficinas tienen sentido, pero las empresas también pueden beneficiarse de un enfoque más gradual en el que puedan monitorizar tanto la ocupación como la utilización de los distintos tipos de espacios disponibles en la oficina. De este modo, pueden alinear la oferta y la demanda de espacio a lo largo del tiempo.
El objetivo de esta estrategia sería identificar los espacios que están por encima o por debajo de su capacidad, ya sea por su ocupación (si se utilizan o no), por su utilización (el grado de utilización de su capacidad), o por ambas cosas. De este modo, los gestores pueden identificar qué espacios están siendo infrautilizados o sobreutilizados, y realizar ajustes a lo largo del tiempo para optimizar el uso del espacio. Este enfoque deliberativo:
- Da mayor transparencia en la toma de decisiones.
- Garantiza que las empresas no se precipiten en realizar inversiones importantes que podrían no reflejar su mano de obra.
- Permite desarrollar estrategias de espacio a medida en distintas ubicaciones, que reflejen las necesidades específicas de esas oficinas.
Consulte cómo AXA creó un concepto de espacio de trabajo dinámico con una serie de espacios compartidos y una proporción de 0,6 mesas por persona (1540 lugares de trabajo para 2600 miembros del personal).
Read4. Garantizar una buena calidad del aire interior
La calidad del aire es invisible, por lo que los gestores de edificios han tendido a ignorarla y se han centrado más en lograr una temperatura agradable o en ahorrar energía. Sin embargo, la pandemia ha aumentado la concienciación de las personas sobre el ambiente interior y ha hecho que se preste más atención a la calidad del aire.
Cuando vuelven a la oficina, los empleados quieren poder confiar en que el aire de sus espacios de trabajo está limpio. Y los empresarios se están dando cuenta de que una buena calidad del aire interior es una ventaja para la empresa , porque un aire de mala calidad en los edificios no solo afecta a la salud y el bienestar (a la vez que aumenta el riesgo de patógenos en el aire, como el coronavirus), sino que también perjudica nuestra función cognitiva: la capacidad de pensar con claridad y la creatividad. Pero ¿cómo sabemos si el aire interior está limpio?
Monitorización mediante IoT
Hoy en día, existen pequeños sensores en el espacio de trabajo que pueden controlar muchos aspectos de la calidad ambiental, desde la presencia de compuestos orgánicos volátiles (COV) y gas radón radiactivo hasta las concentraciones de CO2, la temperatura, la humedad, la presión atmosférica, las partículas en suspensión, el ruido y la luz. Las mediciones se introducen en una plataforma de IoT que las transforma en datos precisos. Allí se analizan y visualizan en planos de planta y paneles de control, que proporcionan información para mejorar la calidad del aire interior.
5. Propiciar el dinamismo de la oficina híbrida
¿De qué manera el dinamismo de las oficinas híbridas plantea un reto inmobiliario?
El reto del trabajo flexible a gran escala es simplemente que, si los empleados tienden a coincidir en los mismos horarios y días, es probable que el resultado sea poco eficaz desde el punto de vista inmobiliario.
Una solución propuesta es programar turnos o rotaciones en la oficina. Se asignan equipos o departamentos específicos a determinados días y el tráfico de la oficina es más predecible (con cierto margen de error para acomodar a los visitantes no programados). Probablemente esta solución resultaría eficaz para planificar el espacio, con herramientas informáticas de programación y reserva para facilitar la asignación o reasignación. Sin embargo, también disminuiría la capacidad de elección y la flexibilidad de los empleados y reduciría los encuentros fortuitos entre trabajadores asignados a distintas rotaciones. En organizaciones con equipos fluidos, también podría dar lugar a horarios imprevisibles, lo que socavaría algunas de las ventajas personales de la flexibilidad.
Abordar el reto mediante la monitorización
Pero puede que no sea necesario que todas las organizaciones establezcan políticas tan estrictas para que el trabajo híbrido sea eficaz. El escenario anterior es simplemente una hipótesis y los empleados pueden seguir de manera natural diferentes patrones. Los padres, por ejemplo, pueden optar por organizar sus horarios de oficina en función de las horas en que acompañan y recogen a sus hijos y acudir a trabajar parte de la jornada todos los días. Otros empleados pueden establecer su horario de oficina en función de las decisiones de su equipo o de su jefe, o pueden seguir horarios diferentes en función de la fase de su proyecto. Los empleados jóvenes o nuevos pueden optar por ir a la oficina más a menudo en busca de oportunidades de mentoría y networking. En conjunto, los momentos máximos y mínimos de ocupación de una oficina pueden ser mucho menos extremos que en el caso hipotético anterior, o pueden variar enormemente de una oficina a otra.
Las organizaciones que no tienen que tomar sus decisiones inmobiliarias de inmediato (quizá porque sus contratos de arrendamiento aún tienen varios años de vigencia) pueden permitirse el lujo de evaluar cómo se va a desarrollar realmente la dinámica de trabajo híbrida. Los sensores son un potente instrumento para captar las tendencias históricas relativas a picos, medias y flujos de tráfico en las distintas ubicaciones y espacios. Cuando se agrupan los datos y se procesan con programas de análisis, los equipos inmobiliarios pueden utilizar los resultados para evaluar cuáles son los patrones de trabajo híbrido y verificar si son realmente estables o cambian una vez pasada la novedad del trabajo híbrido.
Toma de decisiones basada en datos
Estos patrones pueden utilizarse para tomar decisiones inmobiliarias basadas en los datos. Esto garantizará que haya espacio suficiente para acomodar los picos de tráfico sin demasiado desperdicio, y permitirá a las empresas rediseñar la distribución de las oficinas o cambiar la configuración de los escritorios para adaptarse al trabajo flexible. Otros equipos puede usar los datos para tomar mejores decisiones sobre la prestación de servicios y, de ser necesario, también introducir o rediseñar las políticas de teletrabajo basándose en una información transparente.
¿Quiere crear un espacio de trabajo híbrido eficaz y centrado en las personas? Póngase en contacto con nosotros para ver cómo puede beneficiarse de nuestras soluciones.
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