Facto hat einen ausführlichen Artikel über das Pilotprojekt des Arbeitsplatzmanagementsystems der niederländischen Zentralregierung veröffentlicht, der auf einem Interview mit Paul Pegels, Programmmanager Physische Arbeitsumgebung im Ministerium für Inneres und Königreichsbeziehungen, basiert. In diesem Interview erzählt er, wie die Regierung Arbeitsplatzdaten nutzt, um Arbeitsbereiche und Immobilien neu zu überdenken. Spacewell ist stolz darauf, der Technologiepartner hinter diesem System zu sein, das 14.500 Bewegungssensoren in verwertbare Erkenntnisse über die Belegung, das Verhalten und die Bedürfnisse am Arbeitsplatz verwandelt.
Datengesteuertes Arbeitsplatzmanagement in der Verwaltung
Das Pilotprojekt zur Arbeitsplatzverwaltung begann in acht Regierungsbüros. Ziel war es, einen objektiven Überblick über die Nutzung der Arbeitsplätze zu erhalten. Zuvor verließen sich die Teams auf manuelle Zählungen und ihr Bauchgefühl. Mit den Sensoren an den Arbeitsplätzen und in den Besprechungsräumen können die Teams nun tatsächlich sehen, was passiert. Mit den in Echtzeit gesammelten Sensordaten sehen die Teams endlich, welche Räume tatsächlich genutzt werden und welche nicht. Dadurch werden auch die Gründe für eine geringe Nutzung deutlich. Einige Räume sind zu warm oder zu kalt. Andere passen einfach nicht zu der Art und Weise, wie Menschen heute arbeiten. Anstatt sich auf Annahmen zu verlassen, treffen die Teams Entscheidungen auf der Grundlage von Fakten.
Einblicke in die Belegung von Arbeitsplätzen aus Daten
Eine der wichtigsten Erkenntnisse ist, dass die wahrgenommene Spitzenauslastung oft ein Mythos ist: Die Mitarbeiter mögen das Büro als voll empfinden, während die Daten zeigen, dass die tatsächliche Auslastung selten mehr als 60 Prozent beträgt. Damit verlagert sich die Diskussion weg von „wir brauchen mehr Schreibtische“ hin zu „wir brauchen eine bessere Mischung von Räumen“, wie z.B. mehr Fokusbereiche, Telefonzellen und Zonen für informelle Zusammenarbeit und weniger große Besprechungsräume, die nie voll besetzt sind.
Datenschutz und Einführung von Arbeitsplatzverwaltungssystemen
Bei der Einführung eines Arbeitsplatzmanagementsystems geht es ebenso sehr um Menschen wie um Technologie. Fragen zum Datenschutz und zur Überwachung kommen schnell auf. Das System erfasst daher Anwesenheitsdaten, keine persönlichen Daten. Reservierungen werden nach der Nutzung anonymisiert, und Profile sind nur sichtbar, wenn die Mitarbeiter dies wünschen.
Es gibt auch praktische Herausforderungen. Menschen verschieben Möbel, so dass digitale Grundrisse und Realität nicht mehr übereinstimmen. Andere versuchen, das System zu manipulieren, indem sie Sensoren abdecken oder verschieben. Jede dieser Situationen löst neue Diskussionen und Feinabstimmungen aus. Paul Pegels betonte, dass Arbeitsplatzdaten dann am wertvollsten sind, wenn sie genutzt werden, um echte, faktenbasierte Gespräche mit den Mitarbeitern über ihre Bedürfnisse zu führen und darüber, wie der Arbeitsplatz die Art und Weise, wie sie arbeiten möchten, unterstützen kann.
„Man braucht oft nicht mehr Orte, sondern eine größere Vielfalt an Orten“
– Paul Pegels
Program manager | Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties
Skalierung von Spacewell Workplace in niederländischen Regierungsbüros
Dieses Pilotprojekt ist Teil einer umfassenderen Zusammenarbeit, in deren Rahmen die niederländische Zentralregierung Spacewell ausgewählt hat, um seine Software für das Arbeitsplatzmanagement in großem Maßstab bereitzustellen. Es besteht ein formeller Vertrag über die landesweite Einführung von Spacewell Workplace in etwa der Hälfte der 159 Büros der Regierung, wobei der Schwerpunkt auf Standorten mit mehr als 1.000 Arbeitsplätzen liegt, die in den Jahren 2026 bis 2027 schrittweise mit Sensoren ausgestattet werden.
Die Plattform von Spacewell unterstützt sowohl Mitarbeiter als auch Facility Manager bei diesem Wandel: Mitarbeiter können geeignete Arbeitsplätze finden und reservieren, während aggregierte und anonymisierte Daten den Facility-, Immobilien- und HR-Teams ein gemeinsames, faktenbasiertes Bild davon vermitteln, wie der Arbeitsplatz tatsächlich genutzt wird. Dies ermöglicht die Optimierung von Layouts, die Anpassung von Arbeitsplatzrichtlinien und das Überdenken des Portfolios, zum Beispiel durch die Konsolidierung von strukturell untergenutzten Quadratmetern.
Nutzung von Arbeitsplatzdaten für soziale und nachhaltige Ziele
Ein wichtiger Punkt in dem Interview ist, dass Arbeitsplatzdaten einen Wert weit über FM hinaus schaffen können. Wenn die Auslastung und das Nutzungsverhalten konstant niedrig sind, wird es realistisch, die Veräußerung von Bürogebäuden zu erwägen und sie in dringend benötigten Wohnraum umzuwandeln, wodurch Arbeitsplatzdaten zu einem konkreten sozialen Beitrag werden.
Pegels vergleicht diese Kombination von Einblicken in den Arbeitsplatz und anderen Gebäudeinformationen sogar mit der Suche nach „der Gans, die das goldene Ei gelegt hat“. Damit bringt er seine Überzeugung zum Ausdruck, dass eine intelligentere Nutzung von Daten einen großen Wert für hybrides Arbeiten, Immobilienoptimierung und Nachhaltigkeit freisetzen wird. Mit Blick auf die Zukunft besteht das Ziel darin, das Arbeitsplatzverwaltungssystem mit zusätzlichen Datenquellen wie CO₂-Sensoren und Personenzählern anzureichern und es mit Systemen wie der Zugangskontrolle zu verknüpfen, so dass Erkenntnisse über Anwesenheit, Luftqualität und Nutzung die Erfahrung der Mitarbeiter weiter verbessern und nachhaltigere, zukunftssichere Regierungsbüros unterstützen können, wobei die Technologie von Spacewell eine wichtige Rolle spielt.
Leser, die alle Details zu diesem inspirierenden Fall der Regierung erfahren möchten, können hier klicken, um den vollständigen niederländischen Artikel auf der Website von Facto zu lesen.
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