Att införa CMMS-mjukvara för att förbättra underhållshanteringen är i allmänhet en bra idé som kan ge betydande besparingar. Framgången beror dock i hög grad på vilken lösning som väljs.
Att välja en mjukvara som inte är anpassad till företagets behov kan få katastrofala konsekvenser. Det kan bero på att mjukvaran har för begränsad funktionalitet, inte kan utvecklas med tiden eller inte kan integreras effektivt med andra digitala verktyg.
Vilka är de viktigaste funktionerna i CMMS-mjukvara?
Alla bra CMMS-program måste erbjuda dessa viktiga funktioner:
Skapa serviceförfrågningar (underhållsärenden)
Detta är den grundläggande funktionen för alla CMMS-program. När byggnadsanvändare stöter på ett fel ska de enkelt kunna skapa en begäran om underhållsåtgärder (ett ärende) i mjukvaran. Denna förmåga är viktig för hanteringen av korrigerande underhåll, där tekniker löser rapporterade problem.
Förteckning över lokaler, tillgångar och utrustning
CMMS-mjukvaran måste göra det möjligt för dig att inventera alla dina lokaler, tillgångar och utrustningsenheter. Med en högpresterande lösning kan du dessutom hitta de olika utrustningsenheterna, hantera dem per kategori och lägga till beskrivningar och dokument.
Arbetsorderhantering
En bra CMMS-lösning låter dig definiera typer av arbetsorder för korrigerande underhåll med egna arbetsflöden och statusar. Du bör kunna skapa mallar för återkommande uppgifter och definiera automatiska tilldelningsregler för att påskynda tiden för att skicka och lösa uppgifter.
Ett annat viktigt krav är att du kan hantera dina anställda och leverantörer i en enda miljö och hålla koll på åtgärdstider och övergripande prestanda (efterlevnad av SLA).
Arbetsplanering och arbetsstatus
Förebyggande hantering av underhåll
Effektiv underhållshantering går längre än de reparationer och felsökningar som utgör korrigerande underhåll. Den omfattar planerat underhåll för att förhindra fel på utrustningen innan de inträffar och för att minska risken för olyckor.
Konkret innebär detta att man kan upprätta sammanhängande underhållsplaner, schemalägga inspektioner och kontroller, se till att utrustning som omfattas av särskilda bestämmelser uppfyller kraven och se reservdelsförteckningar.
Läs också: Betydelsen av CMMS i förebyggande underhåll
Mobilt CMMS
Genom att välja en lösning med en mobilversion gör du det möjligt för dina underhållstekniker att vara mycket mer responsiva och effektiva i sitt arbete. De sparar mycket tid om de kan få tillgång till all relevant information på sin smartphone eller surfplatta och sköta sitt arbete mobilt. Detta innebär bland annat att de ska ha tillgång till underhållshistorik och teknisk dokumentation för den utrustning som de tar hand om och att de ska kunna lämna in sin åtgärdsrapport i realtid. När det gäller byggnadsinspektioner och bedömning av skick erbjuder en mobil lösning uppenbara fördelar.
Läs också: Vilka är de viktigaste fördelarna med en mobil CMMS-lösning för din organisation?
Hantering av personal och deltagare
Den här funktionen är viktig för planeringen av åtgärder och underlättar övervakningen av personal, inklusive kvalifikationer och behörigheter, åtgärdstider, incidenter och frånvaro. Den gör det också möjligt att övervaka hur åtgärderna fortskrider, att göra omtilldelningar och att omplacera team vid brådskande åtgärder.
CMMS öppet för företagets mjukvaruekosystem
Tiden med uppdelade CMMS-lösningar är över. CMMS spelar en strategisk roll i hanteringen av tillgångar och måste ha standardgränssnitt för att kunna utbyta information med alla typer av mjukvaror i ekosystemet: energi, fakturering, inventering av inredning…
Att välja ett CMMS-system som är anpassat till tjänstesektorns verksamhet
Det är viktigt att de som arbetar med förvaltning av anläggningar och fastigheter utrustar sig med CMMS-system som erbjuder funktioner som är specifika för deras sektor.
Arbetsplatshantering
Med den senaste utvecklingen av arbetsmetoderna är det i dag otänkbart för yrkesverksamma som ansvarar för underhåll och drift av kontorsbyggnader att ha ett CMMS-system som inte erbjuder funktioner för hantering av arbetsutrymmen: mätning av beläggningsgrad, rumsbokningar o.s.v.
Tillgång till BIM
BIM (Building Information Modeling) är ett tillvägagångssätt som består av att utveckla en digital modell av en byggnad för att underlätta dess utformning, konstruktion och drift. Det används allt oftare för att hantera inventering och underhåll av tillgångar. CMMS-mjukvara som kan integrera denna teknik är en stor fördel för underhållsexperter eftersom den underlättar kommunikation, samarbete och samordning av åtgärder för alla inblandade parter.
Läs också: BIM för FM, eller hur man underlättar byggnadsunderhållet under driftfasen
Smarta byggnader
”Smart byggnad” är en term som används för att beskriva den digitala teknik som gör det möjligt att samla in data i realtid om en byggnads funktion (närvaro, temperatur o.s.v.). Tack vare dessa data kan alla underhållsaktörer anpassa sina åtgärder och minska driftskostnaderna, samtidigt som de förlänger anläggningarnas livslängd och ger bättre tjänster till användarna.
Fördelarna med denna teknik är betydande. Det rekommenderas därför starkt att välja CMMS-mjukvara som kan samla in och utnyttja data från sensorer som vanligtvis används i smarta byggnader.
Läs också: Vad är en smart byggnad?
Gratis CMMS-mjukvara: en bra idé?
För alla IT-verktyg kan man vara frestad att hitta en gratis lösning för att dra nytta av samma funktioner som en betald mjukvara utan att behöva betala ett öre. Är detta möjligt när det gäller CMMS?
Vi kommer inte att hålla spänningen uppe länge: svaret är nej. Eftersom det inte finns någon egentlig CMMS-mjukvara med öppen källkod finns det bara två typer av lösningar som kan betraktas som gratis CMMS-system: Excel och testversioner av betalprogram.
Kan vi hantera vårt underhåll med Excel?
Svaret är ja. Många företag har faktiskt gjort det under lång tid. Men de blir nu allt färre. Varför är det så?
Excel-kalkylprogrammet är relativt kraftfullt och mångsidigt. Det är alltså möjligt att registrera och få tillgång till information, vilket gör det möjligt att göra ett minimum av underhållsuppföljning.
Tillgången till information och planeringen av verksamheten är dock mycket begränsad, särskilt om du inte har någon egen Excel-expert. Kalkylmjukvara erbjuder inte heller någon mobil applikation eller underhållsspecifik funktionalitet, t.ex. automatiserat skapande av arbetsuppgifter eller BIM-integration.
Excel kan därför betraktas som en gratis mjukvara för grundläggande underhållshantering, men den kan absolut inte betraktas som en CMMS-lösning.
Läs också: Bör du använda en CMMS-tillämpning eller Excel för att hantera underhållet?
Gratisversioner av CMMS-program
De flesta CMMS-utgivare erbjuder gratisversioner av sina betalda lösningar. Användningen är dock begränsad i tid (mellan en vecka och två månader beroende på lösning) eller, om den inte är det, är det en version som är reducerad till grundläggande funktionalitet. I vilket fall som helst kan de inte användas som CMMS-mjukvara kontinuerligt.
Hur beräknar man avkastningen på investeringen för en CMMS-lösning?
Avkastningen på investeringen (ROI) för ett CMMS-system beräknas genom att dividera de vinster som mjukvaran ger med dess kostnad. Om du till exempel inför ett CMMS-system som kostar 2 000 euro per år och du kan spara 30 000 euro per år beräknas avkastningen på följande sätt: (30 000–2 000)/2 000 = 14. Den är då 1 400 % per år. Den största svårigheten med denna beräkning är att identifiera de vinster som gjorts.
Generellt sett uppskattas det att införandet av en CMMS-lösning gör det möjligt att minska underhållskostnaderna med 10–20 %, beroende på vilken lösning som väljs och vilken sektor företaget är verksamt inom.
