Spacewell facilitaire software ondersteunt moderne werking lokaal bestuur

Uitdaging

• Als lokaal bestuur de technische dienstverlening efficiënter organiseren door een nieuwe manier van werken met een geïntegreerd, polyvalent team van technici
• Top-down dingen opleggen en micromanagement moeten plaats maken voor een resultaatgerichte en overkoepelende aanpak, waarbij medewerkers een grotere mate van autonomie krijgen in de uitvoering van hun taken

Oplossing

• IWMS software die zorgt voor overzicht van alle workflows, meldingen, werkorders en planning in één gebruiksvriendelijke tool
• Papieren werkbonnen behoren tot het verleden. Technici zien hun werkorders en alle gerelateerde informatie onderweg op een mobiel toestel (iPad). Ook onderdelen worden via dezelfde tool aangevraagd
• Geeft een volledige audit trail van aanvraag over offerte, aankoop, levering tot einde uitvoering
• Dankzij statusupdates is iedereen altijd op de hoogte van de voortgang van een opdracht

Resultaat

• De nieuwe manier van werken wordt perfect ondersteund – dankzij configureerbare software vallen workflows en systeemflows samen
• De werking is volledig paperless en technici kunnen mobiel hun werk regelen. Ze kunnen initiatief nemen en flexibel inspelen op wijzigende omstandigheden
• De resultaatgerichte aanpak wordt verder ondersteund door KPI-rapportage, benchnmarking en een volledige audit trail

Het Nieuwe Werken, niet alleen voor kantoorbanen!

De Technische Dienst van het OCMW Sint-Niklaas, dat vandaag deel uitmaakt van het Zorgpunt Waasland, heeft zijn manier van werken enkele jaren geleden omgeschakeld. Waar vroeger een reeks verschillende ambachten naast elkaar werkten, is de dienst nu geëvolueerd naar een goed geïntegreerde, polyvalente ploeg. Ook de werkfilosofie is veranderd. In plaats van top-down dingen op te leggen, wordt er meer bottom-up gedacht: medewerkers werken volgens glijdende uren en beschikken over een ruime mate van autonomie in de uitvoering van hun taken. Hoewel er aanvankelijk enige scepsis was, blijkt dit in de praktijk goed te werken. De mensen op het terrein kunnen zelf initiatief nemen en flexibel inspelen op wijzigende omstandigheden. Daarbij is de prioriteit altijd de veiligheid en het belang van de bewoners van de woonzorgcentra en serviceflats.

Mobiele software die medewerkers maximaal ondersteunt

Om dit alles in goede banen te leiden en de efficiëntie te verhogen heeft Sint-Niklaas indertijd gekozen voor FMIS-software van Spacewell. Deze software zorgt voor overzicht van alle facilitaire processen in één gebruiksvriendelijke tool. In Sint-Niklaas brengen gebouwverantwoordelijken alle meldingen in in het systeem, zodat het hoofd van de technische dienst een volledig overzicht heeft. Hij creëert dan op basis van dit overzicht werkbonnen, maakt een planning en wijst taken toe aan individuele medewerkers. Uitgeprinte werkbonnen behoren tot het verleden. Technici zien hun werkorders en alle gerelateerde informatie onderweg op een mobiel toestel (tablet). Ook onderdelen die nodig zijn om het werk uit te voeren, kunnen ze via de software aanvragen. Dankzij statusupdates is iedereen altijd op de hoogte van de voortgang van een opdracht

Werkflows en systeemflows vallen samen

“Deze aanpak past bij de trend bij OCMW’s om af te stappen van een verouderde werkwijze en -mentaliteit, ook op het vlak van facility management”, zegt Walter Verhelst, Diensthoofd Gebouwenbeheer OCMW Sint-Niklaas. Wij zetten digitale technologie in als efficiënt werk- en communicatiemiddel. Met de facilitaire software van Spacewell hebben we een systeem dat aan al onze behoeften beantwoordt. Het is standaard software waardoor updates vlot verlopen. Tegelijk is het systeem heel goed configureerbaar zodat we werkflows 1 op 1 kunnen vertalen in systeemflows. Het systeem biedt ook een volledige audit trail.”

Controle op de output

”Onze ervaring is dat als je mensen de middelen en de vrijheid geeft om goed te presteren, dat de resultaten dan positief zijn. Uiteraard is er ook nog controle, maar zonder te micromanagen. De Spacewell software biedt analysetools en rapportering die ons toelaten de prestaties globaal op te volgen en te benchmarken, anomalieën te detecteren en bottlenecks op te lossen.”

Mijn advies aan andere lokale besturen: Denk eerst goed na over wat je wil bereiken en hoe je wil werken. Geef mensen op het terrein de nodige autonomie en definieer efficiënte workflows. Ondersteun die processen vervolgens met digitale technologie die flexibel genoeg is om zich daaraan aan te passen.”