Mobile CAFM von Spacewell unterstützt die neue Arbeitsweise einer lokalen Verwaltung

Die Herausforderung

• Effizientere Organisation der technischen Dienste durch eine neue Arbeitsweise mit einem integrierten, funktionsübergreifenden Team von Technikern
• Top-Down-Arbeitsweise und Mikromanagement werden durch einen ergebnisorientierten und flexibleren Ansatz ersetzt, der den Mitarbeitern ein größeres Maß an Autonomie bei der Ausführung ihrer Aufgaben gewährt.

Die Lösung

• CAFM-Software, die einen Überblick über alle Workflows, Anfragen, Benachrichtigungen, Arbeitsaufträge und die Terminplanung in einem benutzerfreundlichen Tool bietet
• Arbeitsaufträge auf Papier gehören der Vergangenheit an. Techniker können ihre Arbeitsaufträge und alle damit verbundenen Informationen unterwegs auf einem mobilen Gerät (iPad) einsehen. Ersatzteile werden ebenfalls über dasselbe Tool angefordert
• Bietet einen vollständigen Audit-Pfad von der Anforderung über das Angebot, die Zahlung und Lieferung bis zur Fertigstellung
• Dank Status-Updates ist jeder immer auf dem neuesten Stand über den Fortschritt eines Einsatzes.

Das Ergebnis

• Die neue Arbeitsweise wird perfekt unterstützt; dank konfigurierbarer Software werden Workflows und Systemabläufe zusammengebracht.
• Der Betrieb ist völlig papierlos, und die Techniker können ihre Arbeitsaufträge von unterwegs aus verwalten. Sie können die Initiative ergreifen und flexibel auf veränderte Umstände reagieren.
• Der ergebnisorientierte Ansatz wird durch KPI-Berichterstattung, Benchmarking und einen vollständigen Audit-Pfad weiter unterstützt.

Die neue Art zu arbeiten, nicht nur für Bürojobs!

Die technische Abteilung des ÖSHZ Sint-Niklaas, das heute Teil des Zorgpunt Waaslandes ist, hat vor einigen Jahren ihre Arbeitsweise geändert. Wo früher eine Reihe verschiedener Berufe nebeneinander arbeiteten, hat sich der Dienst jetzt zu einem gut integrierten, funktionsübergreifenden Team entwickelt. Auch die Arbeitsphilosophie hat sich geändert. Statt die Dinge von oben nach unten aufzuzwingen, gibt es einen eher von unten nach oben gerichteten Ansatz: Die Mitarbeiter arbeiten in Gleitzeit und haben ein hohes Maß an Autonomie bei der Ausführung ihrer Aufgaben. Obwohl es anfangs eine gewisse Skepsis gab, hat sich dies in der Praxis bewährt. Die Techniker vor Ort können die Initiative ergreifen und flexibel auf veränderte Umstände reagieren. Im Vordergrund stehen immer die Sicherheit und die Interessen der Bewohner der Pflegeheime und Pflegewohnungen.

Mobile Software, die die Mitarbeiter maximal unterstützt

Um all dies zu verwalten und die Effizienz zu steigern, entschied sich das ÖSHZ Sint-Niklaas für das CAFM von Spacewell. Diese modulare Softwarelösung bietet einen Überblick über alle Facilityprozesse in einem benutzerfreundlichen Tool. In Sint-Niklaas geben die Gebäudemanager alle Meldungen in das System ein, sodass der Leiter der technischen Abteilung einen vollständigen Überblick erhält. Auf der Grundlage dieser Übersicht erstellt er dann Arbeitsaufträge, stellt eine Planung zusammen und ordnet einzelnen Mitarbeitern Aufgaben zu. Gedruckte Arbeitsaufträge gehören der Vergangenheit an. Techniker können ihre Arbeitsaufträge und alle damit verbundenen Informationen unterwegs auf einem mobilen Gerät (Tablet) sehen. Sie können auch Teile, die zur Durchführung der Arbeit benötigt werden, über die Software anfordern. Dank Status-Updates ist jeder immer auf dem neuesten Stand über den Fortschritt eines Einsatzes.

Workflows und Systemabläufe stimmen überein

„Dieser Ansatz entspricht dem Trend bei den ÖSHZ, sich von einer veralteten Arbeitsweise und Mentalität wegzubewegen, auch im Bereich des Facility Managements“, sagt Walter Verhelst, Leiter des Gebäudemanagements beim ÖSHZ Sint-Niklaas. Wir nutzen die digitale Technologie als effizientes Arbeitsinstrument und Kommunikationsmittel. Mit der Facility-Software von Spacewell verfügen wir über ein System, das alle unsere Anforderungen erfüllt. Es handelt sich um Standardsoftware, sodass Updates reibungslos ablaufen. Gleichzeitig ist das System in hohem Maße konfigurierbar, sodass wir die Workflows 1 zu 1 in Systemabläufe übertragen können. Das System bietet zudem einen vollständigen Audit-Pfad.“

Ergebniskontrolle

„Unsere Erfahrung ist, dass positive Ergebnisse folgen, wenn man den Menschen die Freiheit und die Mittel gibt, gute Leistungen zu erbringen. Natürlich gibt es auch Kontrolle, aber ohne Mikromanagement. Die Spacewell-Software bietet Analysewerkzeuge und Berichte, die es uns ermöglichen, die Leistung weltweit zu überwachen und zu vergleichen, Abweichungen zu erkennen und Engpässe zu beheben.“

„Mein Rat an andere lokale Behörden: Überlegen Sie sich zunächst genau, was Sie erreichen wollen und wie Sie arbeiten wollen. Geben Sie den Menschen vor Ort die notwendige Autonomie und definieren Sie effiziente Arbeitsabläufe. Und unterstützen Sie diese Prozesse mit digitaler Technologie, die flexibel genug ist, um sich an sie anzupassen“