Het gebruik van een mobiel CMMS biedt vele voordelen voor het onderhoud van gebouwen. Het stelt u in staat om de voordelen van CMMS-software te benutten en tegelijkertijd te genieten van de flexibiliteit en mobiliteit van conventionele methoden voor onderhoudsbeheer.
Traditionele onderhoudsbeheersoftware blijft, ondanks al zijn voordelen, voor veel bedrijven niet aantrekkelijk. Dat geldt in het bijzonder voor bedrijven die zich bezighouden met gebouwenonderhoud waarvoor een hoge mate van mobiliteit is vereist zowel voor technici als voor operators. Dat komt door de ergonomische beperkingen van die software en door het feit dat ze niet rechtstreeks op de locatie kunnen worden gebruikt. Het mobiele CMMS betekent dan ook een grote stap vooruit omdat het de mogelijkheid biedt op de huidige uitdagingen op het gebied van onderhoud in te spelen. Tegelijkertijd voorziet het onderhoudstechnici van een efficiënt instrument ter ondersteuning van hun werkzaamheden.
Voor- en nadelen van een traditionele CMMS-software
De opkomst van CMMS heeft de onderhoudsactiviteiten van bedrijven sterk vooruitgeholpen, maar het systeem blijft in verschillende sectoren op de achtergrond vanwege de beperkingen die het oplegt aan onderhoudstechnici.
Onderhoudsbeheer zonder CMMS
Vóór het massale gebruik van IT-instrumenten hielden bedrijven die hun onderhoudsbeheer wilden rationaliseren, de werkzaamheden bij op papier, in schriften of notitieblokken. Deze methode, die nog steeds in bepaalde bedrijven wordt toegepast, betekent weliswaar een stap vooruit in vergelijking met onderhoud zonder enige follow-up, maar blijkt niet erg doeltreffend wanneer men in de onderhoudshistorie bepaalde gegevens wil raadplegen of analyseren voor optimalisatie. Bovendien is het risico dat informatie verloren gaat bijzonder groot, aangezien papieren documenten gemakkelijk beschadigd of vernietigd kunnen worden of kwijtraken.
Met de introductie van Excel-spreadsheets begonnen veel bedrijven met de digitalisatie van de reeds uitgevoerde onderhoudswerkzaamheden, een methode die tegenwoordig nog op grote schaal wordt toegepast. Op die manier wordt het risico dat informatie verloren gaat kleiner en kunnen de genomen maatregelen gemakkelijker worden geraadpleegd. De analyse van de onderhoudshistoriek en de planning van toekomstige interventies blijven echter zeer ingewikkeld of zelfs onmogelijk.
Lees ook: Wat gebruikt u het beste voor uw onderhoudsbeheer: een CMMS-software of Excel?
Sommige bedrijven hebben het programma Access als alternatief beschouwd voor het beheer van de planning van preventief of planmatig onderhoud. De beperkte mogelijkheden van dit instrument maken het daarvoor niet geschikt zodra de gegevens een bepaald volume bereiken.
Informatie delen blijkt, hoe dan ook, zeer ingewikkeld met al deze instrumenten die niet geconnecteerd zijn.
CMMS, een evolutie voor onderhoud
De ontwikkeling van specifieke onderhoudssoftware heeft het mogelijk gemaakt het onderhoud te stroomlijnen en te optimaliseren dankzij de functies die speciaal voor dit doel zijn ontworpen. Deze programma’s bieden functionaliteiten voor het beheer van apparatuur, reserveonderdelenvoorraden of teamplanning afhankelijk van het type werkzaamheid. Bovendien laten ze toe planmatige onderhoudsplannen op te stellen of veiligheidsmaatregelen voor apparatuur toe te passen voordat de werkzaamheden worden uitgevoerd. De meest efficiënte systemen vergemakkelijken uiteindelijk het beheer van de onderhoudskosten en bieden de mogelijkheid om de belangrijkste prestatie-indicatoren (KPI’s) te volgen.
Het gebruik van dit soort CMMS-software levert de onderneming in principe aanzienlijke voordelen op:
- betere kostenbeheersing dankzij het toezicht op de voorraden van reserveonderdelen (en dus aankopen) of de planning van interventies;
- betere productiviteit, dankzij een betere planning en organisatie van het onderhoud, waardoor de stilstand van de machines wordt beperkt;
- betere traceerbaarheid: naarmate onderhoudswerkzaamheden beter worden gedocumenteerd en hun geschiedenis gemakkelijker kan worden geraadpleegd, wordt het onderhoudsbeheer transparanter en vooral beter gecoördineerd tussen de betrokkenen.
De nadelen van het traditionele CMMS
In de praktijk worden deze verwachtingen vaak niet ingelost als gevolg van bepaalde kenmerken van deze software. De installatie is namelijk ingewikkeld en ze zijn moeilijk in het gebruik. Voor de invoering van deze systemen is een ingewikkelde configuratie en een intensieve opleiding van de onderhoudsteams vereist. De laatsten zijn over het algemeen minder geneigd deze instrumenten te gebruiken omdat ze noch ergonomisch, noch gebruiksvriendelijk zijn, terwijl dit juist in de dagelijkse toepassing nodig zou zijn. Deze oplossingen zijn vooral niet mobiel en kunnen dus niet rechtstreeks ter plaatse worden gebruikt en dat betekent dat de gegevens herhaaldelijk moeten worden ingevoerd.
Onderhoudstechnici zijn dan ook meestal nauwelijks betrokken bij de invoering van dergelijke software en ze gebruiken deze met tegenzin hun werkzaamheden er meer door worden bemoeilijkt dan vergemakkelijkt. Dit gebrek aan betrokkenheid heeft zeer concrete gevolgen voor het onderhoudsbeheer, aangezien de ingevoerde informatie vaak onvolledig of onnauwkeurig is en de conventionele methoden blijven voortbestaan. De voordelen die van de invoering van een CMMS worden verwacht, worden daardoor grotendeels tenietgedaan.
In de praktijk zijn er veel bedrijven die CMMS-software wilden invoeren, maar grote moeilijkheden ondervonden bij de implementatie, vooral bij teams die niet in staat of niet bereid waren om het nieuwe instrument toe te passen. Als reactie op deze valkuilen hebben nieuwe ontwikkelaars mobiele CMMS-applicaties op de markt gebracht.
Het mobiele CMMS, een revolutie in het klein
Door gebruik te maken van een mobiele CMMS-applicatie zijn onderhoudsteams veel meer bereid om het volledige potentieel van CMMS te benutten.
Hoe werkt een mobiel CMMS?
Concreet neemt mobiel CMMS de vorm aan van een CMMS-applicatie die kan worden gebruikt op een tablet of smartphone. Sommige oplossingen lijken sterk op alledaagse toepassingen die zowel op Android als IOS beschikbaar zijn.
Meer precies bieden CMMS-uitgevers doorgaans twee versies van hun oplossing aan, die allemaal online opereren. De standaardversie, de meest volledige versie, is toegankelijk via een webbrowser en is dus ontworpen voor gebruik op een computer. De mobiele versie neemt de vorm aan van een Android of IOS CMMS applicatie, die sommige functies van de desktopversie biedt. De beschikbare gegevens zijn uiteraard dezelfde voor beide versies.
De voordelen van een mobiele CMMS-applicatie
Het grootste voordeel van een mobiel CMMS is uiteraard zijn… mobiliteit. Dit is een groot voordeel, vooral wanneer het gaat om onderhoudssoftware voor gebouwen. Onderhoudstechnici die een mobiel CMMS gebruiken, kunnen hun interventierapporten immers onmiddellijk na de interventie invoeren, zonder dat ze de informatie in een notitieboekje moeten noteren om ze vervolgens bij terugkeer op kantoor opnieuw te noteren of te onthouden, wat vaak informatieverlies met zich meebrengt. Zij kunnen ook toegang krijgen tot de informatie die zij voor hun werk nodig hebben, zoals de technische documentatie voor een apparaat of de veiligheidsinstructies die moeten worden gevolgd.
Met andere woorden, het mobiele CMMS maakt het mogelijk om het vastgoed tot leven te brengen in die zin dat elke interventie een validatie of voltooiing wordt van alle objecten en elementen waaruit het gebouw bestaat. Dankzij het mobiele CMMS en de eenvoudige interventie van de technici wordt alle informatie over het pand dus regelmatig bijgewerkt. De onderhoudsmanager beschikt dan over betrouwbare en bruikbare informatie om te anticiperen op toekomstige interventies (planmtig onderhoud).
In het algemeen wordt de invoering van een mobiele CMMS-applicatie voor het onderhoudsbeheer zeer positief onthaald door technici, omdat het gebruiksgemak ervan groter is dan dat van traditionele CMMS-software en hun verwante taken (rapporten, analyses, documenten, enz.) daardoor eenvoudiger worden.
Ten slotte opent een mobiel CMMS de deur voor het gebruik van QR-codes of NFC-chips, waarmee apparatuur zeer snel door de toepassing kan worden gescand en geïdentificeerd. Dit bespaart de operatoren veel tijd en voorkomt verwarring tussen soortgelijke apparatuur.
Ook al lijkt het verschil tussen een traditioneel CMMS en een mobiel CMMS op het eerste gezicht misschien klein dat alleen bestaat in de mogelijkheid dat de software op een tablet of smartphone kan worden gebruikt, de directe en indirecte gevolgen van de voordelen van een mobiel CMMS zijn in de praktijk aanzienlijk en bevorderen een betere acceptatie van de tool door het team, een algehele verbetering van het onderhoudsbeheer en een verhoging van de productiviteit van bedrijven die het onderhoud van gebouwen en apparatuur uitvoeren.
