Waarom zou u space management software gebruiken? Deze vraag, die steeds meer bedrijven zich stellen, verwijst naar zowel de actuele evolutie van de werkmethoden als de voordelen van de softwareprogramma’s die de laatste jaren zijn verschenen.
Om de voordelen van software voor kantoor- en werkplekbeheer beter te begrijpen, moet men inzicht hebben in de nieuwe manieren van werken en de kenmerken van de software die nu op de markt beschikbaar is.
Deze oplossingen, die meer mogelijkheden bieden dan een eenvoudige software voor kantoorbeheer of zaalreservering, zijn aangepast aan deze nieuwe gebruiksdoeleinden om zowel het welzijn en de betrokkenheid van medewerkers als de rentabiliteit van het bedrijf te bevorderen.
Nieuwe manieren van werken
Flexkantoor, telewerken, slim kantoor, digitale werkplek… In meer en meer bedrijven duiken nieuwe manieren van werken op. Dit fenomeen, dat door de coronacrisis in een stroomversnelling is geraakt, heeft grote proporties aangenomen.
Vanwaar deze veranderingen
De ontwikkeling van nieuwe werkmethoden is het gevolg van verschillende actuele trends. Enerzijds speelt ze in op de verwachtingen van een nieuwe generatie medewerkers die flexibiliteit zowel in tijd als ruimte omarmen. Dankzij de mogelijkheden die technologische ontwikkelingen bieden, wordt telewerk dan ook gemakkelijker waardoor de goede werking van bedrijven minder in het gedrang komt. Het valt ten slotte vaak ook samen met hun behoefte om de operationele kosten te verlagen en medewerkers te behouden door te anticiperen op hun voorkeuren.
Waarom is het in het belang van bedrijven op deze veranderingen in te spelen?
Sommige bedrijven aarzelen om deze nieuwe vormen van werkorganisatie volledig te omarmen, wat in de meeste gevallen een strategische fout is.
Kosten verlagen
De invoering van nieuwe werkmethoden kan de vastgoedkosten dikwijls reduceren. Door telewerken of flexwerken te bevorderen, kan een bedrijf de kosten van werkplekken aanzienlijk verlagen, bijvoorbeeld door de benodigde hoeveelheid ruimte te verminderen of door ruimte te delen met andere bedrijven.
Inspelen op de verwachtingen van medewerkers
Deze nieuwe werkmethoden beantwoorden doorgaans ook aan de verwachtingen van medewerkers. Ze zijn meer dan voorheen op zoek naar flexibiliteit, en vooral naar de mogelijkheid om hun werktijden en -locatie aan te passen aan de eisen van hun privéleven, zonder dat dit ten koste gaat van hun beroepsleven.
Talent aantrekken
Veel bedrijven ondervinden momenteel aanwervingsproblemen, anderen hebben moeite om hun personeel te behouden. De innovatieve manieren van werken helpen uw bedrijf talent aan te trekken en de aanwervingsperiode te versnellen.
Productiviteit bevorderen
Anders dan vaak wordt gedacht, leiden nieuwe manieren van werken, zoals telewerken, over het algemeen tot een hogere productiviteit. Dit is hoofdzakelijk te danken aan de verkorte pendeltijd en de betere mogelijkheden tot concentratie van medewerkers.
Om alle voordelen van de nieuwe werkmethoden te benutten, volstaat het niet deze te accepteren, in te voeren of te bevorderen. Daarvoor moet de organisatie worden aangepast en de juiste hulpmiddelen worden gebruikt, zoals software voor het werkplekbeheer.
Wat is het nut van space management software?
Het gebruik van software voor werkplekbeheer biedt tal van voordelen voor bedrijven die hun kantoren op de een of andere manier willen optimaliseren.
De kantoorinrichting aanpassen aan de behoeften
Werkplekbeheersoftware kan toegepast worden om na te gaan wat de bezettingspatronen en voorkeurswerkplekken zijn van de gebruikers of werknemers. Op basis van de gegevens uit bezettings- en aanwezigheidssensoren kunt u een werkruimte inrichten die optimaal is afgestemd op de gebruikers, zodat hun welzijn en dus hun betrokkenheid wordt bevorderd.
Vastgoedkosten verminderen
U kunt gegevens over de bezetting verzamelen en analyseren met kantoorbeheersoftware, zodat u inzicht krijgt in hoe de bezettingsgraad in de loop van de tijd verandert. Op die manier kunnen kantoren en andere ruimten worden ingericht volgens de werkelijke behoeften van de gebruikers, met lagere vastgoedkosten tot gevolg.
Meer efficiëntie en betrokkenheid
Om een betere omgeving voor uw medewerkers te creëren, kunt u beroep doen op software voor werkplekboeking. Met dit hulpmiddel kan bijvoorbeeld zeer gemakkelijk een werkplek of bureau worden gereserveerd. Dit biedt medewerkers een grote mate van flexibiliteit om de werkruimte aan hun behoeften aan te passen, wat op zijn beurt hun motivatie en prestaties ten goede komt.
Slimme diensten aanbieden
Door het gebruik van space management software kunt u technische ondersteuningsdiensten plannen en deze aanpassen aan de werkelijke behoeften van het gebouw en de ruimten. Dat komt door een grondig inzicht in de bezettingsgegevens en het gebruik van vergaderzalen, kantoren en andere ruimten. Als een ruimte bijvoorbeeld in de loop van de dag helemaal niet is gebruikt, hoeft het onderhoudspersoneel niet te worden ingeschakeld. Zo kunt u met deze intelligente diensten uw operationele kosten verlagen.
Het vastgoedportfolio beheren
Met space management software kunt u alle locaties in een boomstructuur doorzoeken. Op die manier kunt u het huidige, historische en toekomstige gebruik van de ruimte visualiseren en uw kosten en investeringen optimaliseren.
De apparatuur monitoren
Dankzij software voor ruimtebeheer kunt u ook alle apparatuur in uw gebouw bijhouden. Zo hebt u een actueel overzicht van de inventaris van apparatuur, kunt u al het meubilair op plattegronden in kaart brengen (via drag-and-drop) en dit toewijzen aan specifieke locaties of gebruikers.
Dit soort softwareprogramma is van essentieel belang om de implementatie van nieuwe werkmethoden zowel voor het bedrijf als voor de medewerkers te vergemakkelijken. Hierdoor kan worden vermeden dat het flexibele gebruik van kantoren, vergaderzalen en andere werkruimten tot onoverzichtelijke en uiteindelijk contraproductieve toestanden leidt.
Bedrijven die al gevestigd zijn, kunnen dit soort software vrij gemakkelijk implementeren. Het zal immers nog gunstiger zijn voor bedrijven die zich in de oprichtingsfase bevinden. Daarom is het bijzonder belangrijk hiermee rekening te houden wanneer de verhuizing naar een nieuw pand wordt gepland.
