Pour AXA Belgium, un bâtiment intelligent est un moyen de parvenir à ses fins. Dans son nouveau siège social, au centre de Bruxelles, cette compagnie d’assurance de premier plan a mis en place une nouvelle façon de travailler s’appuyant sur la technologie des bâtiments intelligents Spacewell. Le résultat : des espaces de travail à faible encombrement, centrés sur l’utilisateur et aisément accessibles.
Un ratio de 0,6 bureau par employé
1540 postes de travail pour 2600 collaborateurs au sein d’un concept dynamique avec une série d’espaces partagés et un ratio de 0,6 bureau par employé.
Certification BREEAM
La réduction de la surface du bâtiment intelligent d’AXA Belgium constitue le paramètre environnemental le plus important
Plus de 46 000 m² de surface intelligente
Les technologies pilotées par l’intelligence artificielle déclenchent en temps réel des actions s’appuyant sur un système de gestion intégrée de l’environnement de travail (IWMS) sous-jacent.
Pour ce projet, AXA Belgium a été nommée aux Facility Awards 2019 – Facility Project of the Year de l’IFMA
Jusqu’en 2017, AXA Belgium louait un immeuble à Watermael-Boitsfort, en périphérie de Bruxelles. L’entreprise a bien réfléchi avant de s’installer au centre-ville. « L’idée d’adopter une approche différente est née en 2012 », explique Raf Boterdaele, responsable Building & Facilities Management d’AXA. « Nous cherchions une solution qui favoriserait la mobilité du personnel à long terme. »
Les dirigeants ont jeté leur dévolu sur l’ancien siège d’Engie Electrabel, place du Trône. La partie historique de l’édifice – qui servait autrefois d’hôtel – a été conservée, tandis que la deuxième aile a fait l’objet d’une rénovation complète. Un troisième espace, un nouveau bâtiment, s’est vu doter d’une structure horizontale plutôt que verticale, créant davantage d’interactions entre les membres du personnel
Le résultat : un bâtiment pourvu d’une vaste surface horizontale – pas moins de 50 000 mètres carrés au total, dont 35 000 sont occupés par des bureaux et le forum central, où se trouve le restaurant d’entreprise. « C’est un immeuble de bureaux moderne, mais qui a de la personnalité, une histoire », résumé Raf Boterdaele.
« Surtout, sa situation apporte une immense valeur ajoutée sur le plan de la mobilité. Le point de départ du processus de conception a consisté à rendre le bâtiment aisément accessible en transports publics (pour décourager l’utilisation de la voiture). La gare Centrale est accessible à pied. Et on trouve des arrêts de métro et de bus devant la porte – littéralement. De plus, nous avons prévu un vaste parking pour vélos ainsi que des douches pour les employés qui arrivent à vélo. »
AXA Belgium a opté pour les nouvelles formes d’organisation du travail (NFOT) dès 2014, offrant déjà à ses collaborateurs la possibilité de travailler à domicile. « Nous avons résolument continué dans cette voie avec le nouveau bâtiment », explique Raf Boterdaele. « Pour l’aménagement des bureaux, nous avons adopté le principe du lieu de travail par activités. »
En résumé, les différents espaces sont adaptés à des types d’activités divers. On trouve des salles de réunion de différentes tailles, des locaux pour les tâches qui demandent une grande concentration, des espaces pour les réunions informelles, les appels téléphoniques, des séances de remue-méninges, diverses bulles – de petites salles avec trois chaises et une petite table – des pièces dynamiques et intelligentes, etc.
AXA Belgium recherchait avant tout une solution percutante. Sur le premier site NFOT, dans l’immeuble Marnix, l’entreprise comptait sept postes de travail pour dix employés. Il n’y en a désormais plus que six. 1540 postes de travail sont mis à la disposition des quelque 2600 membres du personnel qui se rendent dans les locaux bruxellois. « Ce ratio de six à dix fait libère tout de même quelques milliers de mètres carrés d’espace de bureaux », souligne le responsable.
« L’impact sur le budget est immense. Mais la situation doit bien entendu rester viable. AXA Belgium a donc doté le bâtiment d’une solution IoT pour surveiller de près l’utilisation des bureaux, des postes de travail et des salles de réunion. Spacewell a élaboré une solution basée sur le réseau LoRa de Proximus. Ainsi, les applications IoT sont totalement séparées de l’environnement informatique d’AXA Belgium, sans impact possible sur la sécurité du réseau.
Nouveaux horizons
Concrètement, 1850 capteurs ont été installés dans le bâtiment pour analyser en temps réel l’occupation des postes de travail et des salles de réunion. Toutes les six minutes, ils envoient un rapport à la plateforme IoT via le réseau LoRa. « L’analyse de ces données nous donne un aperçu de la manière dont le personnel utilise l’infrastructure », explique Raf Boterdaele. « Ce qui nous permet d’optimiser le fonctionnement du bâtiment. » Les lieux comptent également une cinquantaine de « capteurs de confort » qui mesurent entre autres la température, l’humidité et les niveaux de CO2.
« Les capteurs de confort recueillent des données que la solution IoT met immédiatement en ligne », explique Sven Toelen, directeur du Marketing Global au sein de Spacewell. « L’application nous fournit ainsi un formulaire de contrôle de la qualité des installations techniques du bâtiment. Les rapports indiquent immédiatement si le système de chauffage et de ventilation fonctionne correctement. » Un troisième volet du processus IoT analysera l’utilisation des sanitaires, notamment pour permettre à AXA Belgium de mieux adapter le nettoyage de ces espaces aux besoins réels du personnel.
Ce mélange de rénovation et de construction neuve a permis à AXA Belgium d’intégrer la composante numérique dès le début du projet. « Tout est numérisé », s’enthousiasme Raf Boterdaele. « Il y a des lumières LED partout, un système de détection des mouvements, et nous avons obtenu le certificat BREEAM de durabilité, reconnu au niveau international ». La réduction de la superficie dont nous avions besoin constitue le principal paramètre environnemental. Moins de bureaux, c’est automatiquement une baisse de la consommation. « Le projet de bâtiment intelligent d’AXA Belgium ne cesse d’évoluer. Étape par étape, nous recueillons plus de données pour être en mesure de réaliser de meilleures analyses et donc d’optimiser les processus. »
Changement culturel
L’établissement de rapports demeure le critère le plus important. « Nous cherchons à obtenir autant d’informations utiles que possible à partir des données que nous recueillons et analysons, ce qui, à son tour, nous permet de lancer de nouvelles initiatives. » AXA Belgium envisage notamment de développer pour son personnel une application qui répondrait à tous ses besoins : réservation d’une salle de réunion, consultation du menu du restaurant, signalement d’un problème technique, etc.
« Pour le personnel, le changement a été énorme », poursuit le responsable. « Nos collaborateurs sous passés au tout numérique, mais ils aussi de manière autonome. Les résultats et la confiance sont plus importants que le nombre d’heures travaillées. Ainsi, le nouveau bâtiment instaure aussi un changement culturel d’envergure. » AXA est une société d’assurance et de gestion d’actifs internationale comptant 100 millions de clients et 160 000 collaborateurs dans 62 pays.
Comment cela fonctionne :
- Les données sont recueillies de manière anonyme par des capteurs sans fil.
- Elles sont transmises aux passerelles via le réseau LoRa. Le réseau LoRa dispose de sa propre fréquence ouverte qui n’interfère pas avec le réseau local.
- Les données brutes des capteurs sont regroupées dans des concentrateurs de capteurs qui les envoient ensuite sur le cloud.
- Le cloud agrège les données de manière structurée (prétraitement) avant de les transmettre à la plateforme COBUNDU.
- La plateforme COBUNDU traite ces données et les combine avec d’autres sources de données. Par ailleurs, la plateforme surveille l’état des capteurs (batterie et intensité du signal).
- Des tableaux de bord faciles à comprendre fournissent les informations nécessaires à une prise de décision éclairée. Les occupants reçoivent les informations par le biais de divers canaux (application, kiosque, Outlook, affichage sur les salles) qui combinent la visualisation en temps réel des données d’occupation et les capacités de réservation.
En Belgique, AXA Belgium compte 2,9 millions de clients, 3500 collaborateurs et 3200 courtiers. En 2017, AXA Belgium a dégagé un bénéfice d’exploitation de 357 millions d’euros.
Raf Boterdaele est diplômé en bio-ingénierie de l’Université de Gand. Après avoir été 13 ans responsable Buildings & Facilities au sein de Mercedes-Benz BeLux, il a intégré AXA Belgium au poste de responsable Building & Facilities Management.
Sven Toelen est diplômé en ingénierie commerciale de l’Université d’Anvers. Il est VP Marketing et Communication au sein de Spacewell.
Le bâtiment est adapté au personnel. Nous mesurons l’utilisation des postes de travail et des salles de réunion via l’IoT.
Raf Boterdaele
Head of Building & Facilities Management, AXA Belgium
