Comment optimiser la gestion et la performance de l’environnement de travail ?

La gestion de l’environnement de travail est un enjeu important de l’organisation d’une entreprise. Sa gestion et sa performance peuvent être optimisées pour offrir aux collaborateurs les meilleures conditions de travail qui favorisent à la fois leur engagement et leur productivité. Ainsi, la compréhension des besoins des collaborateurs grâce au smart building combiné avec un logiciel IWMS (solution de gestion intégrée de l’environnement de travail) est un élément clé de l’optimisation et de la performance de l’environnement de travail. De plus, les fonctionnalités GMAO (gestion de la maintenance assistée par ordinateur) souvent présentes dans l’IWMS (ce qui est le cas des solutions Spacewell) améliore le confort au quotidien des collaborateurs grâce à un lieu de travail parfaitement entretenu.

Après vous avoir présenté la définition de la gestion de l’environnement de travail, nous vous proposons ici quelques outils digitaux innovants qui permettent de l’optimiser facilement pour améliorer ses performances.

La gestion de l’environnement de travail : définition et enjeux

La gestion de l’environnement de travail : définition

La gestion de l’environnement de travail, parfois appelée aussi workplace management, désigne tout ce qui permet aux collaborateurs d’une entreprise d’être efficaces sur leur lieu de travail. Elle regroupe donc à la fois la gestion d’équipements et de services, l’utilisation de technologies et la mise en place de processus, qui doivent permettre aux salariés de travailler dans les meilleures conditions.

Si l’objectif final d’une gestion de l’environnement de travail optimisée est l’amélioration de la productivité des équipes et de l’entreprise en général, elle passe aussi par le confort de chacun des collaborateurs et par la mise à disposition de ceux-ci des moyens de travailler en équipe, de collaborer efficacement, d’apprendre et d’innover.

Pourquoi améliorer l’environnement de travail ?

Différentes études, dont une réalisée en 2015 par le CSA, montrent que les salariés considèrent majoritairement que leurs bureaux ne permettent pas de travailler efficacement.

Si certains se plaignent d’un manque de confort physique (mobilier confortable, aménagements spacieux…), une proportion plus importante considère qu’il ne dispose pas d’une bonne articulation entre la possibilité de s’isoler pour travailler et le sentiment de communauté, et que cela nuit à leur productivité. Ils estiment par exemple que disposer d’un bureau individuel et fermé leur permettrait d’être plus efficaces que de travailler dans un open-space de 30 à 50 personnes.

Par ailleurs de nombreux salariés pensent que le « flexi-travail », c’est-à-dire la libre gestion du temps et du lieu de travail, augmente leur efficacité. Ceci concerne aussi bien la possibilité de télétravailler que celle de choisir son espace de travail dans les locaux de l’entreprise.

Améliorer l’environnement de travail permet donc de répondre aux besoins et attentes des salariés qui souhaitent bénéficier de meilleures conditions pour être efficaces dans leur travail, ce qui favorise in fine leur engagement et leur productivité.

L’environnement de travail au service de la performance et de la rentabilité

La gestion de l’environnement de travail va au-delà du simple facility management car elle constitue un outil stratégique dont le but est d’améliorer la performance et la collaboration des employés, et donc d’aider les entreprises à atteindre leurs objectifs de productivité. Il s’agit d’un processus continu visant à optimiser la performance des espaces de travail qu’elles mettent à la disposition de leurs équipes.

De plus, optimiser la gestion de l’environnement de travail permet d’améliorer l’organisation des espaces et des équipements afin de réduire les coûts liés. Cela passe notamment par la mise en place d’outils et de processus permettant d’améliorer le taux d’occupation des locaux de l’entreprise, qui sont souvent sous-utilisés.

Comment optimiser la gestion de l’environnement de travail ?

Optimiser la gestion de l’environnement de travail implique de recourir à tous les processus visant à améliorer la performance du lieu de travail : planification stratégique, utilisation opérationnelle des équipements, maintenance des locaux, etc. Pour ce faire, il existe des outils digitaux performants et adaptés, dont les trois principaux sont :

• le logiciel de gestion intégrée de l’environnement de travail (IWMS),
• le logiciel de réservation de salles
• le logiciel de gestion de la maintenance assistée par ordinateur (GMAO).

A quoi sert un logiciel IWMS ?

Un logiciel IWMS, ou Solution de Gestion Intégrée de l’Environnement de travail, aide les entreprises à optimiser leur environnement de travail de plusieurs façons.

D’une part, d’un point de vue stratégique, un logiciel IWMS permet d’aligner la gestion de l’environnement de travail sur la stratégie globale de l’entreprise. Lorsque celle-ci réalise connaît une forte croissance, réalise des fusions ou acquiert de nouveaux marché ou connaît de fortes évolutions dans les caractéristiques de son personnel, elle se doit d’adapter sa stratégie de l’environnement de travail à ces changements qui ont un impact sur ses besoins immobiliers, ses équipements, ses processus, etc. Un logiciel IWMS lui permet notamment d’obtenir des informations utiles sur le taux d’occupation et d’utilisation de ses locaux, qui peuvent servir dans la prise de décisions stratégiques concernant l’environnement de travail.

D’autre part, disposer de ce type de logiciel permet de mettre en œuvre d’un point de vue tactique la stratégie définie par l’entreprise et d’assurer le pilotage et le contrôle continu des performances. Cette gestion tactique de l’environnement de travail, qui inclut toutes les activités en lien avec l’optimisation des espaces et postes de travail, est permise par des fonctionnalités d’analyse de taux d’utilisation et d’occupation et des coûts grâce auxquelles il est possible de planifier et de gérer les changements. La remontée de ces informations en continue est rendue possible grâce aux technologies du smart building mis en résonance notamment avec l’IoT (l’internet des objets), le BIM (le plan numérique des bâtiments), le GTB (gestion technique des bâtiments).

Enfin, un logiciel IWMS permet d’optimiser la gestion opérationnelle de l’environnement de travail en la rendant à la fois performante et flexible, afin d’organiser les espaces de travail en les adaptant aux besoins et aux évolutions des équipes.

Les avantages d’un logiciel de réservation de salles

Un logiciel de réservation de salles est une fonctionnalité d’un logiciel IWMS plus spécifiquement utilisé pour réserver des salles de réunion ou des espaces de travail particuliers sans entraver leur utilisation courante, mais également de gérer les visiteurs et les espaces utilisés pour les recevoir. Il permet à la fois aux responsables de connaître leur taux d’utilisation et aux collaborateurs de trouver facilement l’espace de travail disponible qui leur convient. Pour les facility managers, il est un outil destiné à réduire l’inoccupation des bâtiments et d’harmoniser l’organisation des services en fonction du taux d’occupation effectif des bâtiments. Un logiciel de réservation de salles est d’autant plus performant s’il a recours à des capteurs qui fournissent des données indiquant la disponibilité des espaces de travail en temps réel, par exemple en annulant les réunions qui n’ont pas lieu ou qui sont terminées.

Une fois de plus, l’optimisation de la gestion des réservations de salles est rendue possible grâce aux technologies du smart building ; le logiciel IWMS jouant alors le rôle de centralisation des informations recueillies en temps réel grâce aux capteurs présents dans les différentes salles de réunion et bureaux.