Ort
Niederlande
Branche
Nicht-gewerbliche Organisation für Kinderbetreuung und -entwicklung
Standorte
- 471 Standorte in den Niederlanden (2932 Mitarbeiter)
- Die Facility-Abteilung besteht aus 10 Personen
Scenario’s
Axxerion CAFM cloud-basierte Facility-Management-Software:
- Kontakte
- Verträge
- Inventar
- Gebäude
- Meldungen
- Energiemanagement
- Projekte
- Arbeitsaufträge
- Große Instandhaltung/mehrjährige Wartungsplanung
- Produkt-Katalog
Herausforderung
- Die Daten der Einrichtungen waren früher fragmentiert, nicht aktuell, auf Papier, in Tabellenkalkulationen und in den Köpfen der Mitarbeiter gespeichert, was die Organisation angreifbar machte.
- Die Servicequalität geriet durch das explosive Wachstum der Organisation unter Druck
- Wachsender Bedarf an eindeutiger Erfassung von Informationen, ihrer sicheren Weitergabe, ihrem schnellen Zugriff und der Verbindung von Daten für eine effiziente Verwaltung
Lösung
- Axxerion CAFM Facility-Management-Software. Die Funktionalität und das SaaS-Lizenzmodell passen perfekt zum Bestreben von Humankind nach operativer Exzellenz.
- Unterstützung bei der Implementierung durch Axxerion-Berater mit viel Wissen über Facilityprozesse.
- Einfach zu bedienen ohne hohen Schulungsaufwand
- Anpassungsfähig an die Bedürfnisse der Organisation: Standardanwendung, die jedoch wie maßgeschneidert sitzt.
Ergebnis
- Alle Anlageninformationen an einem Ort, übersichtlich, schnell abrufbar und überall zugänglich; außerdem können die Benutzer dank der Querverbindungen von Axxerion sehr schnell durch die Informationen navigieren.
- Die Organisation hängt weniger von den paraten Kenntnissen der Mitarbeiter ab
- Meldungen kommen an einem einzigen Punkt an, werden zentral ausgewertet und internen Kunden wird gut und schnell geholfen.
- Die Software ermöglicht es, eine gleichbleibend hohe Servicequalität zu bieten und fundierte Entscheidungen zu treffen
Was ist Humankind?
Humankind ist mit mehr als 35 Jahren Erfahrung führend auf dem Gebiet der Kinderbetreuung und -entwicklung in den Niederlanden. Die Organisation steht für eine pädagogische Vision, die auf humanistischen Werten basiert. Humankind glaubt an das optimale Wachstum und die Entfaltung jedes Kindes. In einer Gesellschaft, in der Fürsorge und Respekt für die Umwelt wichtig sind. Für Mensch und Natur. Für jeden Einzelnen und füreinander. Jetzt und in der Zukunft. Wir innovieren, stimulieren, erleichtern und bringen die Beteiligten zusammen, um den Kreis um das Kind und die Eltern zu stärken. Wir tun dies sowohl lokal als auch landesweit.
Wir fordern Kinder heraus, fördern ihre Selbstständigkeit, Eigenverantwortung und entdecken ihre Talente. Bei uns ist vieles erlaubt und möglich. Natürlich innerhalb der Grenzen der Sicherheit. Ein Kind, das selbst erleben, entdecken, entscheiden und Fehler machen darf, verblüfft immer wieder. Wenn heute möglich ist, was gestern nicht möglich war.
Mit 3.000 Mitarbeitern kümmern wir uns jede Woche um rund 25.000 Kinder, an mehr als 450 Orten.
Organisation des Facility-Managements
Die Facilities-Abteilung unter Leitung von Dion Roeffen, Manager Einkauf, Logistik und Wohnungswesen, besteht aus 10 Personen. Sie führen direkte Unterstützungsaktivitäten im Bereich Facility Management für die Standorte und Regionalbüros durch (Facility Desk, Unterbringung, Wartung und Vertragsmanagement & Beschaffung). Vier Kollegen arbeiten für das Servicebüro in Heerlen (Empfang und Gebäudemanagement) und die Geschäftsführung.
Dion Roeffen: „Ich leite die Abteilung und bin Mitglied des Kernteams. Ich berate den Vorstand und das Regionalmanagement in Fragen der Unterbringung, der Lieferantenpolitik und der Facility Services. Die Beschaffung ist zentralisiert, wobei Rahmenvereinbarungen mit nationalen und regionalen Lieferanten die Grundlage der Beschaffungspolitik bilden. Die Standorte können innerhalb dieser Rahmenvereinbarungen Produkte und Dienstleistungen abrufen/anordnen. Gemeinsam mit dem Kernteam geben wir die Richtung und den Inhalt der Politik der Organisation vor.“
„Die Lieferantenpolitik konzentriert sich auf Partnerschaften, langfristige Beziehungen und die Realisierung eines optimalen Service für die Standorte mit maximaler Unterstützung für die Facilities-Abteilung. Operational Excellence ist der Ausgangspunkt, Axxerion ist für uns dafür ein fantastisches Werkzeug.“
Erfahrungen mit Axxerion
Die Mitarbeiter gaben folgendes Feedback:
- Die Software ist einfach zu bedienen
- Alle Informationen an einem Ort und schnell zugänglich
- Wir können dem internen Kunden besser und schneller helfen
- Axxerion ist logisch aufgebaut und man kann schnell navigieren
- Es ist eine Standardanwendung, die wie maßgeschneidert sitzt
Empfehlungen zur Implementierung und Anwendung von CAFM
- Machen Sie während der Implementierung zusätzliche Kapazitäten für Stammdaten und die Befüllung des CAFM frei.
- Halten Sie interne strukturelle Kapazität für die Ordnung von Stammdaten frei.
- Beginnen Sie zunächst mit Kontakten, Verträgen, Gebäuden und Inventar, bevor Sie das Berichtsmodul starten.
- Halten Sie die Einrichtung des Benachrichtigungsportals oder der App so einfach wie möglich, sodass es leicht zu bedienen ist und die Annahme gefördert wird.
- Bringen Sie Organisationen mit ähnlichem Informationsbedarf zum Erfahrungsaustausch zusammen.
Operational Excellence ist der Ausgangspunkt unserer Facility Services und Axxerion ist dabei ein fantastisches Werkzeug für uns.
Dion Roeffen
Leiter Einkauf, Logistik und Wohnungswesen, Humankind
