Wie Booking.com das Gebäudemanagement in seinem neuen Amsterdamer Campus umgestaltet hat

Als Booking.com in seinen riesigen 65.000 Quadratmeter großen Hauptsitz in Amsterdam umzog, stand das Unternehmen vor einer enormen Herausforderung: die effektive Verwaltung von Einrichtungen in einem solchen Umfang. Dieser Umzug, bei dem mehrere kleinere Büros zu einem zentralen Campus zusammengelegt wurden, brachte eine große Verantwortung mit sich. Dazu gehörte auch die Übernahme der Verantwortung für wichtige Dienstleistungen wie HLK, Elektrik und Sanitäranlagen – Aufgaben, die zuvor von den Vermietern übernommen wurden.

Um diese Komplexität zu bewältigen, ging Booking.com eine Partnerschaft mit Spacewell ein, um ein integriertes Workplace Management System (IWMS) zu implementieren. Dieses System löste nicht nur unmittelbare Herausforderungen, sondern veränderte auch die Herangehensweise an das Gebäudemanagement und machte es zu einem rationalisierten und datengesteuerten Betrieb.

Die Herausforderung: Facility Management im neuen Hauptsitz

Bevor Booking.com seinen Betrieb in einem Innovationszentrum in Amsterdam konsolidierte, unterhielt das Unternehmen ein Netzwerk kleinerer Büros, die über die ganze Stadt verteilt waren. Das Unternehmen wollte jedoch die Zusammenarbeit innerhalb der Belegschaft fördern und alle Mitarbeiter in ein einziges, großes Hauptgebäude verlegen. Diese Änderung bedeutete, dass 7.000 Mitarbeiter in ein Gebäude mit 3.000 Schreibtischen umziehen mussten. Diese Umstellung brachte neue Herausforderungen mit sich:

• Komplexität in großem Maßstab: Die Größe und das komplizierte Design des neuen Hauptsitzes erforderten einen anspruchsvolleren Ansatz für die Wartung und das Gebäudemanagement. Die Verwaltung einer Vielzahl von Dienstleistungen (HLK, Elektrik, Sanitäranlagen) für ein Gebäude dieser Größe erforderte ein zentrales System für eine effiziente Überwachung.

• Abhängigkeit von Excel: Booking.com hat sich früher auf Excel verlassen, um verschiedene Aspekte der Facility Services zu verwalten. Dieser Ansatz war arbeitsintensiv, fehleranfällig und behinderte die Kommunikation, schuf Datensilos und erschwerte es, einen ganzheitlichen Überblick über den Betrieb der Anlage zu erhalten.

• Manuelle Wartungsabläufe: Das Einreichen und Verfolgen von Wartungsanfragen, die Kommunikation mit Anbietern und die Verwaltung von Wartungsplänen erfolgte weitgehend manuell, was zu Ineffizienz und Verzögerungen führte.

• Begrenzte Kontrolle und Sichtbarkeit: Ohne eine zentrale Plattform fehlten Booking.com Echtzeitdaten zu Wartungsaufgaben, Lieferantenleistungen und dem allgemeinen Zustand der Einrichtung. Dies schränkte ihre Fähigkeit ein, Aufgaben zu priorisieren, eine rechtzeitige Fertigstellung zu gewährleisten und die Ressourcenzuweisung zu optimieren.

Spacewell als Lösung zur Rationalisierung des Facility Managements

Booking.com erkannte den Bedarf an einer umfassenden Lösung und ging eine Partnerschaft mit Spacewell ein, um eine robuste IWMS-Plattform zu implementieren. Spacewells IWMS war die zentrale Drehscheibe, die für die Rationalisierung des Facility Managements in der neuen Zentrale unerlässlich ist.

Zu den wichtigsten Funktionen, mit denen die Herausforderungen von Booking.com angegangen wurden, gehören:

• Einheitliche Plattform: Spacewell dient als einzige Quelle der Wahrheit für alle Gebäudedaten. Dazu gehören Informationen zu Anlagen, Wartungsplänen, Serviceanfragen und Lieferantenangaben.
• Leistungsverfolgung: Das IWMS von Spacewell bietet ein klares System zur Verfolgung der Reaktionszeiten und Fertigstellungsraten von Lieferanten. Dies erleichtert das Leistungsmanagement und ermöglicht es Booking.com, Anbieter für die Einhaltung von Service Level Agreements (SLAs) verantwortlich zu machen.
• Nahtlose Kommunikation: Spacewell Workplace fördert die Kommunikation zwischen internen Teams (Einrichtungen, IT) und externen Anbietern durch eine zentrale Plattform für Aufgabenzuweisung, Updates und Statusverfolgung.
• Datengestützte Entscheidungsfindung: Spacewell Workplace erstellt Berichte und Dashboards in Echtzeit, die Booking.com wertvolle Einblicke in Wartungstrends, Ressourcenzuweisung und die Gesamtleistung der Einrichtung geben.
• Proaktive Wartung und Kontrolle: Booking.com nutzt Spacewell zur Planung und Budgetierung aller Renovierungs- und Wartungsarbeiten. Dieser proaktive Ansatz ermöglicht es ihnen, Aufgaben zu priorisieren, Ressourcen effektiv zuzuweisen, potenzielle Probleme zu antizipieren und die optimale Funktionalität des Gebäudes zu erhalten. Spacewell erleichtert dann die effiziente Verteilung dieser Aufgaben und verfolgt ihre Erledigung in Echtzeit, um eine gut gewartete Anlage für die Mitarbeiter zu gewährleisten.

Implementierung und Integration der Spacewell Software

Booking.com wählte für die Spacewell IWMS-Implementierung einen stufenweisen Ansatz, bei dem die wichtigsten Anforderungen zuerst priorisiert wurden. Zunächst konzentrierte man sich auf die Verwaltung harter Dienstleistungen (HLK, Elektrik). Das System ließ sich nahtlos in das bestehende ServiceNow-System von Booking.com integrieren, das für die Einreichung von Wartungsanfragen der Mitarbeiter verwendet wird. ServiceNow dient als Front-End-Schnittstelle, während das IWMS als Back-End-Verwaltungsmodul fungiert.

Um eine effiziente Priorisierung der Aufgaben zu gewährleisten, nutzt Booking.com das integrierte Kategorisierungssystem von Spacewell (Problembaum). Dieses System ermöglicht es, Wartungsanfragen je nach Schweregrad und potenzieller Auswirkung eine bestimmte Dringlichkeitsstufe zuzuweisen. Das Unternehmen hat außerdem ein spezielles Office-Management-Team als erste Anlaufstelle für kleinere Probleme eingerichtet. Dieses Team verfügt über das Fachwissen, um einfache Probleme zu lösen und unkritische Anfragen herauszufiltern, um eine unnötige Eskalation an externe Anbieter zu vermeiden.

Ergebnisse: Vom reaktiven zum proaktiven Management

Die Implementierung des IWMS von Spacewell markierte einen Wendepunkt für Booking.com. Verbesserte Kommunikation, erhöhte Transparenz und verbesserte Kontrolle ermöglichten es dem Workplace Services Team, präziser und effizienter zu arbeiten.

• Verbesserte Kommunikation: Die zentralisierte Plattform fördert die nahtlose Kommunikation zwischen internen Teams und externen Anbietern. Aktualisierungen in Echtzeit und Statusverfolgung stellen sicher, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind, wodurch Verwirrung und Verzögerungen vermieden werden.

• Erhöhte Transparenz: Echtzeitdaten und Berichtsfunktionen bieten Booking.com einen klaren Überblick über den Zustand der Einrichtung, Wartungstrends und die Ressourcenverteilung. Diese Transparenz ermöglicht eine datengesteuerte Entscheidungsfindung und proaktive Wartungsstrategien.

• Geringere Kosten: Rationalisierte Arbeitsabläufe, verbessertes Lieferantenmanagement und proaktive Wartungsplanung tragen zu Kosteneinsparungen bei. Spacewell Produkte helfen Booking.com dabei, die Planung des Wartungsbudgets im Griff zu behalten, die Ressourcenzuweisung zu optimieren und potenzielle Bereiche für Kostensenkungen zu identifizieren.

• Verbesserte Kontrolle: Axxerion ermöglicht Booking.com eine bessere Kontrolle über den Betrieb seiner Einrichtungen. Die Plattform erleichtert die Nachverfolgung der Leistung und ermöglicht es, Anbieter für die Einhaltung von Service Level Agreements verantwortlich zu machen.

• Einheitliches Branding: Durch die Implementierung der Booking.com-Unternehmensfarben verwandelte Booking.com das IWMS von Spacewell in eine personalisierte Umgebung, die für externe Anbieter, die mit dem System arbeiten, leicht erkennbar ist.

Diese Fallstudie veranschaulicht die Macht der Technologie bei der Umgestaltung des Gebäudemanagements. Durch den Einsatz innovativer Lösungen wie Spacewell Workplace können Unternehmen bei der Verwaltung ihrer physischen Umgebung mehr Effizienz, Kontrolle und Kosteneinsparungen erzielen.

„Bevor wir das IWMS von Spacewell eingeführt haben, war das Facility Management komplex und reaktiv. Jetzt verwalten wir nach Daten und nicht nach Intuition, was perfekt zu unseren Werten als datengesteuertes Unternehmen passt.“ – Joran Lise, Vertragsmanager Hard Services, Booking.com